04:00
-1 C°
Пробки:   баллов
$
57.5118
67.8927

Как заставить должностные инструкции работать?

20 апреля 2017 года
397
Как заставить должностные инструкции работать?
Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов

 

Раздел: Экономика

Новости по теме

Смотреть все
В этой ситуации ничего сделать нельзя, часть 1
11 октября 2017 года
2213
«Люди всегда винят обстоятельства за то, какие они есть. Я не верю в обстоятельства. Люди, которые добиваются успеха в этом мире, - это люди, которые могут подняться и поискать нужные им обстоятельства, и, ...
Как продать человеку с «обоснованным» возражением
5 октября 2017 года
4357
При продаже бывает так, что покупатель сомневается и приводит различные надуманные предлоги и возражения, но порой они бывают аргументированы. Причем при повторных вопросах этот аргумент остается неизменным, ...
Что делать, если покупатель сомневается?
28 сентября 2017 года
1938
Когда вы видите клиента, который уходит подумать, вы можете на 90% быть уверенным, что он к вам не вернется. Одна из причин в том, что ваш продавец потратил на него время, продал ему идею, и просто не взял ...
Приведи финансы порядок!
13 сентября 2017 года
2168
Не хочу писать сейчас сладкую статью о том, как хорошо, когда есть работающая финансовая система. Представьте себе, что более 80% бизнесов на самом деле истекают кровью. Эту кровь у кого-то высасывают проценты ...
Как PR-щику работать со СМИ
6 сентября 2017 года
2659
Что если бы я сказал вам, что ваша компания на 90% будет интересна СМИ и они захотят писать про нее? И что один простой секрет даст вам путевку не просто в интернет, а даже в национальные СМИ? Что ж, именно ...

Последние новости

Смотреть все
В Подмосковье 185 медработников и учителей приобрели жильё по соципотеке
21 октября 2017 года
339
С начала года в Подмосковье 185 работников социальной сферы приобрели жильё по соципотеке. Об этом сообщила Ольга Забралова. Зампредседателя правительства Московской области уточнила: «В нашем регионе в рамках соципотеки получили квартиры уже 139 ...
Кабмин направит 330 млн рублей на модернизацию Большого адронного коллайдера
21 октября 2017 года
349
В правительстве РФ направят 330 млн рублей на преобразование Большого адронного коллайдера, представляющего собой масштабную экспериментальную научную установку. Данную информацию обнародовал веб-ресурс Кабмина. Согласно сообщению, денежные ...
Максим Орешкин сообщил о росте ВВП России на 2,4% за сентябрь
21 октября 2017 года
349
В сентябре текущего года в России ВВП вырос на 2,4%, за III квартал он составил 2,2%. Об этом сообщил Владимиру Путину Максим Орешкин. Министр экономического развития РФ отметил следующее: «Подведя по окончанию III квартала итоги статистики, мы ...
Крупный молочный комплекс может появиться в Кашире в следующем году
20 октября 2017 года
1356
Андрей Разин, глава Министерства продовольствия и сельского хозяйства Московской области, заявил о том, что в Кашире в следующем году простоят молочный комплекс. «В обозримом будущем в планах разместить в Кашире большой молочный комплекс, чтобы и ...
Путин заявил, что справедливая цена нефти - более $50 за баррель‍
20 октября 2017 года
1542
В рамках своего выступления в международном дискуссионном клубе «Валдай» Владимир Путин, глава Российской Федерации, заявил о том, что Москва считает справедливой цену на нефть выше уровня 50 долларов за баррель. Как отметил президент, подобное ...
Следуйте за нами