09:41
+24 C°
Пробки:   5 баллов
$
59.3612
69.7197

Как заставить должностные инструкции работать?

20 апреля 2017 года
365
Как заставить должностные инструкции работать?
Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов

 

Раздел: Экономика

Новости по теме

Смотреть все
Жизнь как игра или Основы победы в бизнесе и жизни (ч.1)
15 августа 2017 года
1429
Блеск глаз, стремительные движения, брызги шампанского, аплодисменты, восхищенные взгляды, чувство локтя друзей, отчаянье, блестящее решение, кураж и чувство крыльев за спиной... Я надеюсь, что Вам знакомы эти ...
Как умирают мечты, или кто разрушает вашу компанию
28 июля 2017 года
2061
Если представить работу в компании в виде футбольного матча, можно заметить, что на поле присутствуют три типа футболистов-сотрудников. «Игроки», «зрители», «жертвы». Как работать руководителю с каждым типом? ...
Что делать когда вас прессуют?
20 июля 2017 года
2167
Бывают разные обстоятельства в жизни, когда на вас начинают давить. Это может быть на работе, в семье, в бизнесе. Дело может дойти даже до того, что к давлению подключатся СМИ. Что нужно и чего не нужно делать ...
Как отбросить сомнения?
12 июля 2017 года
2440
Сомнение – весьма мучительное состояние. Знаете это «может быть да, а может быть – нет?». Тут вся проблематика Достоевского и все терзания Гамлета вместе взятые собираются воедино, чтобы медленным огнём мучить ...
Как правильно использовать секс в рекламе и PR
10 июля 2017 года
1742
Любой человек, который связан с маркетингом или PR, слышал что секс – это кнопка, которая помогает продавать. Но мало кто знает, что неправильное понимание и использование этого тезиса может привести к ...

Последние новости

Смотреть все
Центробанк отозвал лицензию у банка «Северо-Восточный Альянс»‍
21 августа 2017 года
26
В официальном сообщении Банк России заявил о том, что отзывает лицензию на проведение финансовых операций у банка «Северо-Восточный альянс». У него, из-за невозможности выполнения взятых на себя обязательств перед кредиторами, возникла возможность ...
В Луховицах открыли ЖД вокзал после реконструкции
20 августа 2017 года
701
В подмосковных Луховицах после года реконструкции торжественно открыто обновленное здание железнодорожного вокзала. Это событие приурочили к 60-летию городского округа. Во время ремонтных работ, которые стартовали в конце 2015 года, была ...
Владимир Путин поручил выделить 150 млрд руб. на модернизацию БАМа и Транссиба
20 августа 2017 года
431
Глава России Владимир Путин приказал выделить достаточно средств для полной модернизации Транссибирской и Байкало-Амурской ЖД магистралей. Соответствующее распоряжение появилось на официальном портале правительства РФ. Предполагается, что на эти ...
Москва лидирует по покупке жилья в Крыму
20 августа 2017 года
432
По информации Юлии Низяевой, главы компании «Бест-Крым», на полуострове начиная с прошлого года темпы строительства домов увеличились минимум в полтора раза, хотя из-за ряда бюрократических проблем, сегодня активно реализуются только небольшие ...
Эксперт рассказал о возможном росте пенсий в России
19 августа 2017 года
1292
В России могут вырасти пенсии. На это указывает динамика увеличения зарплат за последние полгода. Информацию предоставил эксперт из ИГСУ РАНХиГС Александр Щербаков. По данным Росстата, рост заработных плат в июле достиг 4,6%, за полгода – 3%. При ...
Рейтинг компаний
Следуйте за нами