Россия, Москва. Выберите город

Как заставить должностные инструкции работать?


Как заставить должностные инструкции работать? Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов


Теги: советы экспертов, Панферов, должностные инструкции
Раздел: Экономика
Просмотров: 727
Дата публикации: 20 апреля 2017 года
КомментарииВерсия для печати

/ Последние 10 новостей:

ВЦИОМ: Россияне предсказали курс доллара на 2017-2018 год‍ы

Россияне попытались предсказать курс доллара на весенне-летний период текущего года и на весну 2018 года. Большая часть населения склоняется к ...

Минпромторг РФ получит средства из Резервного фонда правительства

Минпромторг РФ получит из правительственного Резервного фонда дополнительные средства, которые пойдут на развитие социальной и экономической отраслей ...

Власти Подмосковья выделили 201 млн рублей на дополнительную вакцинацию

Правительство Подмосковья пересмотрело финансирование такой важной сферы здравоохранения, как вакцинация, и выделило в этом году в три раза больше ...

В России может измениться порядок погашения кредитов‍

В России может существенно поменяться порядок погашения кредиторской задолженности. Законопроект, предложенный Минюстом, будет изучен в «нулевом» ...

Ткачев: Россия нарастит темпы производства органики

В течение месяца в России может появиться законопроект «О производстве и реализации органических товаров», который создаст основу для развития ...

В Подмосковье в два раза увеличат пособие на рождение ребенка‍

В Подмосковье в два раза вырастет пособие, выдаваемое матерям при рождении ребенка. Законопроект рассмотрен в трех чтениях и одобрен депутатами ...

Медведев одобрил выплату госкомпаниями дивидендов в 50% от прибыли

Государственным компаниям по итогам прошедшего года должны направить дивиденды размером в более 50% чистой прибыли по МСФО. Поручение подписано ...

В Минэнерго связали повышение тарифов ФСК с энергомостом в Крым

В Министерстве энергетики РФ сообщают, что повышение тарифов ФСК может быть связано с энергомостом в Крым. Но на сегодняшний день готовятся правки в ...

60% ЗАГСов отремонтировали в Подмосковье

‍В прямом эфире телеканала “360” губернатор Московской области Андрей Воробьев рассказал, что регионе провели ремонт 60% ЗАГСов. В Пущино ...

Игорь Чистюхин поздравил первый лётный экипаж из первоклассников в Жуковском

28 апреля состоялось вручение сертификатов первоклассникам в Жуковском, которые на протяжении года обучались курсу пилотов в МФТИ. Всего в группе ...

 

/ Тематические новости:

ВЦИОМ: Россияне предсказали курс доллара на 2017-2018 год‍ы

Россияне попытались предсказать курс доллара на весенне-летний период текущего года и на весну 2018 года. Большая часть населения склоняется к ...

Минпромторг РФ получит средства из Резервного фонда правительства

Минпромторг РФ получит из правительственного Резервного фонда дополнительные средства, которые пойдут на развитие социальной и экономической отраслей ...

В России может измениться порядок погашения кредитов‍

В России может существенно поменяться порядок погашения кредиторской задолженности. Законопроект, предложенный Минюстом, будет изучен в «нулевом» ...

Ткачев: Россия нарастит темпы производства органики

В течение месяца в России может появиться законопроект «О производстве и реализации органических товаров», который создаст основу для развития ...

В Минэнерго связали повышение тарифов ФСК с энергомостом в Крым

В Министерстве энергетики РФ сообщают, что повышение тарифов ФСК может быть связано с энергомостом в Крым. Но на сегодняшний день готовятся правки в ...

Стартап Juno, в который инвестировал Кенес Ракишев, покупают за $200 млн

На днях стало известно, что интернет-агрегатор заказов такси Gett покупает Juno за 200 млн долларов, пишет 365info.kz. Финансовые детали сделки ...

Депутаты «СПРАВЕДЛИВОЙ РОССИИ» в Мособлдуме поддержали федеральный закон о противодействии терроризму

Законотворцы также предложили перенести вступление закона в силу на пять лет из-за экономической ситуации в стране На заседании фракции ...

GEMALTO совместно с компанией TESSIS предлагает российским заказчикам инновационные решения в области аутентификации

Объединённые решения Gemalto создадут новые возможности в области кибербезопасности для российских заказчиков «Технологическое лидерство Gemalto в ...

Россия откажется от импортных мидий и устриц

Россия планирует в ближайшее время отказаться от мидий и устриц, ввозимых из других стран, за счет собственных мощностей предприятий, расположенных в ...

Российские банки могут снизить ставки по ипотечным кредитам до 10%‍

Российские банки смогут понизить ставки по кредитам, выдаваемые на приобретение жилья, до 10%. На данный момент этому способствует низкий процент ...

Директор Главгосстройнадзора

Оповещение о том, что стартовало строительство физкультурно-оздоровительного комплекса в Химках в микрорайоне Новокуркино, поступило в Управление государственного строительного надзора Московского региона через областной портал государственных услуг

24 апреля 2017 года комментировать

Раздел "Рейтинг людей" - новейшая система рейтинга персон, активно учавствующих в жизни Москвы.

ТОП: Заместитель председателя

ШУВАЛОВ Игорь Иванович

ШУВАЛОВ Игорь Иванович
Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации

79

ОСЕЕВСКИЙ Михаил Эдуардович

ОСЕЕВСКИЙ Михаил Эдуардович
Заместитель президента – председателя правления банка

53

ЗУБКОВ Виктор Алексеевич

ЗУБКОВ Виктор Алексеевич
Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации

41

ТИТОВ Василий Николаевич

ТИТОВ Василий Николаевич
Первый заместитель президента – председателя правления

39

ИВАНОВ Сергей Борисович

ИВАНОВ Сергей Борисович
Руководитель Администрации Президента Российской Федерации

37

МЕДВЕДЕВ Александр Иванович

МЕДВЕДЕВ Александр Иванович
Заместитель председателя правления ОАО «Газпром»

30

ЕЛЯНЮШКИН Герман Вячеславович

ЕЛЯНЮШКИН Герман Вячеславович
Заместитель председателя правительства Московской области

24

РОГОЗИН Дмитрий Олегович

РОГОЗИН Дмитрий Олегович
Заместитель председателя правительства РФ

20

АНАНЕНКОВ Александр Георгиевич

АНАНЕНКОВ Александр Георгиевич
Экс-заместитель председателя правления ОАО «Газпром»

18

ТРУТНЕВ Юрий Петрович

ТРУТНЕВ Юрий Петрович
Заместитель Председателя Правительства – полномочный представитель Президента в Дальневосточном федеральном округе

17


Каталог организаций

Банки и инвестиции Авто и Транспорт Компьютеры и софт Аудит и Консалтинг Реклама и СМИ Потребительские товары Сотовая Связь Строительство Недвижимость Туризм Досуг Другое Связь и Интернет Финансовые услуги Здравоохранение Политика и администрация Гостиницы и Отели Наука и образование Промышленность и производство Рекрутинг и кадры Спорт Культура Техника Изменить данные /
Абонементное обслуживание организаций

Пресс-релизы

Банки и инвестиции Авто и Транспорт Компьютеры и софт Аудит и Консалтинг Реклама и СМИ Потребительские товары Сотовая Связь Строительство Недвижимость Туризм Досуг Другое Связь и Интернет Финансовые услуги Здравоохранение Политика и администрация Гостиницы и Отели Наука и образование Промышленность и производство Рекрутинг и кадры Спорт Культура Техника Архив новостей

Московские новости

Рейтинги Бизнес Экономика Политика Прогресс Культура Образование Здравоохранение Спорт Интернет Hi-Tech Авто и Транспорт Из жизни Криминал Очевидное-Невероятное Строительство Советы экспертов Архив новостей

Работа в Москве

IT и Интернет Логистика, Склад, ВЭД Маркетинг, Реклама, PR Медицина и Фармация Недвижимость Образование и Воспитание Оптовая торговля Розничная торговля Производство Руководители Секретариат и АХО СМИ, Издательство, Полиграфия Страхование Строительство и Архитектура Сфера услуг Транспорт, Автобизнес Управление персоналом Финансы, Бухгалтерия, Банки Юриспруденция Хозяйственники Работа для студентов Работа для школьников Полный список вакансий

Московские персоналии

Политика и администрация Почетные жители города Москва Бизнес Спорт Культура и образование Журналистика Медицина IT технологии Шоу бизнес Личности Другое Полный список персоналий