Россия, Москва. Выберите город

Как заставить должностные инструкции работать?


Как заставить должностные инструкции работать? Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов


Теги: советы экспертов, Панферов, должностные инструкции
Раздел: Экономика
Просмотров: 672
Дата публикации: 20 апреля 2017 года
КомментарииВерсия для печати

/ Последние 10 новостей:

Дворкович рассказал, когда трудовые книжки уйдут в прошлое

Аркадий Дворкович высказал мнение, что трудовые книжки уйдут в прошлое после того, как закончатся работы над единым реестром физлиц Федеральной ...

Дворкович уверен, что Россия останется лидером по экспорту зерна

Россия может стать мировым лидером по экспорту зерновых. Такого мнения придерживается вице-премьер Аркадий Дворкович. Дворкович в Красноярске стал ...

В Одинцове планируют построить общежитие для студентов филиала МГИМО

Андрей Воробьев, губернатор Подмосковья, высказался “за” идею строительства общежития для студентов, учащихся в Одинцовском филиале МГИМО. На ...

Минфин проведет налоговый маневр в 2019 году

В Красноярске на форуме Илья Трунин, являющийся заместителем главы Министерства финансов России, сделал заявление о налоговом маневре, который ...

Минстрой: снос хрущевок сдержит рост цен на жилье в Москве

В Министерстве строительства сообщили, что, по их мнению, программа по сносу “хрущевок” скажется положительно на стоимости недвижимости в ...

Более 3 тысяч многоквартирных домов отремонтируют в Подмосковье

В Московской области больше 3000 многоквартирных домов приведут в порядок до конца текущего года. Сообщает телеканал 360. Согласно заявлению, в ...

Банк России создает платформу моментальных платежей

Банк России работает над созданием инновационной платформы, позволяющей гражданам использовать систему моментальных платежей (оплата товаров и услуг, ...

Голодец: Россия плавно перейдет на электронные трудовые книжки

Россия плавно перейдет на электронные трудовые книжки. Схему перехода разрабатывает социальный блок правительства, готовые предложения появятся до ...

Подмосковье намерено занять 2-е место в России по производству сыров

В Подмосковье успешно развивается сырное производство. Сейчас область вышла на третье место по России и намерена нарастить объемы, чтобы побить свой ...

Конкурс «Новая Фантастика» подошел к концу!

20 апреля 2017. Завершился последний этап конкурса «Новая Фантастика» - жюри из именитых фантастов выбрали 10 финалистов и 3 лучших рассказа из 770 ...

 

/ Тематические новости:

Дворкович рассказал, когда трудовые книжки уйдут в прошлое

Аркадий Дворкович высказал мнение, что трудовые книжки уйдут в прошлое после того, как закончатся работы над единым реестром физлиц Федеральной ...

Дворкович уверен, что Россия останется лидером по экспорту зерна

Россия может стать мировым лидером по экспорту зерновых. Такого мнения придерживается вице-премьер Аркадий Дворкович. Дворкович в Красноярске стал ...

Минфин проведет налоговый маневр в 2019 году

В Красноярске на форуме Илья Трунин, являющийся заместителем главы Министерства финансов России, сделал заявление о налоговом маневре, который ...

Банк России создает платформу моментальных платежей

Банк России работает над созданием инновационной платформы, позволяющей гражданам использовать систему моментальных платежей (оплата товаров и услуг, ...

Голодец: Россия плавно перейдет на электронные трудовые книжки

Россия плавно перейдет на электронные трудовые книжки. Схему перехода разрабатывает социальный блок правительства, готовые предложения появятся до ...

Подмосковье намерено занять 2-е место в России по производству сыров

В Подмосковье успешно развивается сырное производство. Сейчас область вышла на третье место по России и намерена нарастить объемы, чтобы побить свой ...

Почему Apple легко делать хороший PR?

У Apple началась очередная «белая полоса» в PR. Началось все с тестов нового Galaxy S8, который проиграл по реальной производительности iPhone 7 ...

Кабмин выделит почти 14 млрд рублей субсидий производителям сельхозтехники‍

Кабмин России традиционно выделит субсидии производителям сельскохозяйственной техники. В этом году власти решили вложить в развитие отрасли почти 14 ...

Медведев выведет МРОТ на уровень прожиточного минимума

В ближайшие годы МРОТ в РФ достигнет уровня установленного в стране прожиточного минимума. Такое заявления сделал глава кабмина Дмитрий Медведев, ...

Японские компании намерены расширить производства на территории Подмосковья‍

Губернатор Московской области встретился с послом Японии в России. В рамках мероприятия Андрей Воробьев и господин Тоёхиса Кодзуки обсудили ...

Премьер-министр

При росте инфляции, разумеется, мы будем иметь дорогие товары и продукты, высокие ставки по кредитам, будет нанесен удар по доходу производителей, которые не смогут нарастить сбыт своей продукции. Мы должны бережно относиться к инфляционному таргетированию и пытаться сохранить намеченный для страны путь развития

13 апреля 2017 года комментировать

Раздел "Рейтинг людей" - новейшая система рейтинга персон, активно учавствующих в жизни Москвы.

ТОП: Директор

ЗЕМКОВ Сергей Алексеевич

ЗЕМКОВ Сергей Алексеевич
Управляющий директор «Лаборатории Касперского» в России и странах Центральной Азии

25

КУСАКИН Владимир

КУСАКИН Владимир
Директор

20

ИСАЕВ Петр

ИСАЕВ Петр
Директор департамента коммерческой недвижимости

18

АЛЫМОВА Наталья

АЛЫМОВА Наталья
Директор управления розничного кредитования

14

КАЛУГИН Сергей Борисович

КАЛУГИН Сергей Борисович
Директор

13

СИЗОВ Андрей

СИЗОВ Андрей
Учредитель компании «Продавай.ру»

10

КАРАСЕВА Наталья Викторовна

КАРАСЕВА Наталья Викторовна
Директор управления розничного кредитования Сбербанка России

8

СИМАНОВСКИЙ Алексей

СИМАНОВСКИЙ Алексей
Директор департамента банковского регулирования и надзора

8

СЕЛЕЗНЁВ Петр Петрович

СЕЛЕЗНЁВ Петр Петрович
Директор

8

НОСОВ Виктор

НОСОВ Виктор
Директор департамента факторинговых операций Промсвязьбанка

6


Каталог организаций

Банки и инвестиции Авто и Транспорт Компьютеры и софт Аудит и Консалтинг Реклама и СМИ Потребительские товары Сотовая Связь Строительство Недвижимость Туризм Досуг Другое Связь и Интернет Финансовые услуги Здравоохранение Политика и администрация Гостиницы и Отели Наука и образование Промышленность и производство Рекрутинг и кадры Спорт Культура Техника Изменить данные /
Абонементное обслуживание организаций

Пресс-релизы

Банки и инвестиции Авто и Транспорт Компьютеры и софт Аудит и Консалтинг Реклама и СМИ Потребительские товары Сотовая Связь Строительство Недвижимость Туризм Досуг Другое Связь и Интернет Финансовые услуги Здравоохранение Политика и администрация Гостиницы и Отели Наука и образование Промышленность и производство Рекрутинг и кадры Спорт Культура Техника Архив новостей

Московские новости

Рейтинги Бизнес Экономика Политика Прогресс Культура Образование Здравоохранение Спорт Интернет Hi-Tech Авто и Транспорт Из жизни Криминал Очевидное-Невероятное Строительство Советы экспертов Архив новостей

Работа в Москве

IT и Интернет Логистика, Склад, ВЭД Маркетинг, Реклама, PR Медицина и Фармация Недвижимость Образование и Воспитание Оптовая торговля Розничная торговля Производство Руководители Секретариат и АХО СМИ, Издательство, Полиграфия Страхование Строительство и Архитектура Сфера услуг Транспорт, Автобизнес Управление персоналом Финансы, Бухгалтерия, Банки Юриспруденция Хозяйственники Работа для студентов Работа для школьников Полный список вакансий

Московские персоналии

Политика и администрация Почетные жители города Москва Бизнес Спорт Культура и образование Журналистика Медицина IT технологии Шоу бизнес Личности Другое Полный список персоналий