02:00
Пробки:   1 балл
$
56.3554
70.6471

Как заставить должностные инструкции работать?

20 апреля 2017 года
461
Как заставить должностные инструкции работать?
Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов

 

Раздел: Экономика

Новости по теме

Смотреть все
Подводные камни PR (ч.1)
13 февраля 2018 года
5787
В PR, как и в любой другой профессии, есть подводные камни. Часть незначительны и видны при первом же погружении в профессию. Но есть некоторые весьма коварные, которые стоит выделить отдельно. О них и ...
Наш ответ Илону Маску или Как создать движ!
13 февраля 2018 года
3208
Сегодня пообщался с одной нашей замечательной выпускницей программы Усилитель Мощности Руководителя. У нее замечательно развивается компания, за четыре года в 18 раз вырос доход компании. Сотрудники и ...
Бизнес, технология и доход
8 февраля 2018 года
1625
Существует 4 способа, как деньги могут попасть к человеку, справедливо заметил мой друг и потрясающий специалист в области финансов Александр Фердинандович Югов. Первый - человек или организация производит, ...
Ловушка имиджмейкеров
2 февраля 2018 года
1526
Человек, который приходит к пониманию важности работы над имиджем, зачастую совершает роковую ошибку, обращаясь к так называемым «имиджмейкерам». Именно этот шаг часто становится началом конца любого ...
Столпы, на которых держится Успешный Бизнес (ч.4)
31 января 2018 года
1551
Как и обещал, я расскажу о третьем этапе построения организации. Если вы помните, в начале этой статьи я описал два предшествующих этапа. Итак: 1. Этика 2. Технология 3. Адинистрирование (или, как это ...

Последние новости

Смотреть все
Андрей Воробьев рассказал о решении экологических проблем в Подмосковье
18 февраля 2018 года
345
Во время традиционного ежегодного обращения к жителям Московской области глава региона Андрей Воробьев отметил, что экология является одной из важнейших тем, поэтому проблемы в этой сфере в нынешнем году продолжат планомерно решаться. Основными ...
Ткачев: К 2024 году сельхозэкспорт из России вырастет более чем в 2 раза
18 февраля 2018 года
343
Александр Ткачев, глава Минсельхоза России, заявил о том, что в 2024 году экспорт отечественной сельскохозяйственной продукции может быть увеличен в два и более раз и составит в денежном эквиваленте 50 миллиардов долларов США. Эта задача, по мнению ...
ФССП: Долги россиян доросли до пяти триллионов рублей‍
18 февраля 2018 года
336
Сотрудники Федеральной службы судебных приставов в своем отчете отметили, что общая сумма долгов, которые накопились у россиян по различным взысканиям, по состоянию на начало 2018 года, составляет порядка 5 триллионов рублей. Эта цифра относительно ...
Минфин нашло способ разблокировать изъятую валюту на счетах Генпрокуратуры
17 февраля 2018 года
980
Министерство финансов России нашло способ разблокировать валюту, хранящуюся на счетах Генеральной прокуратуры. Поправки в законопроект о валютном регулировании уже подготовлены. Сведения со ссылкой на инсайдера, ознакомившегося с документом, ...
Банк России предоставил прогноз по российской экономике
17 февраля 2018 года
955
Банк России составил прогноз по российской экономике. Информация предоставлена в виде ролика, размещенного на YouTube-канале регулятора. В ближайшее время в России сохранится незначительный рост потребительских цен, проинфляционные риски ...
Рейтинг компаний
Правительство России
863 упоминаний
Правительство США
732 упоминаний
Правительство Москвы
611 упоминаний
РИА Новости
594 упоминаний
Интерфакс
417 упоминаний
Государственная дума
408 упоминаний
КоммерсантЪ
344 упоминаний
Следуйте за нами