08:10
+12 C°
Пробки:   3 балла
$
60.1482
67.1495

Как заставить должностные инструкции работать?

20 апреля 2017 года
319
Как заставить должностные инструкции работать?
Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов

 

Раздел: Экономика

Новости по теме

Смотреть все
Умрет ли в итоге компания LeEco?
22 июня 2017 года
472
Компания, которая с шумом заходила на российский и мировой рынок электроники, на этой неделе тихо умерла. Но потом воскресла под новым суб-брендом. Почему это плохая идея и добьет ли это данного китайца? В ...
Живой бизнес - стабильный рост!
21 июня 2017 года
559
В жизни часто бывает так, что берешь какую-нибудь вещь, продукт, товар, и выглядит он вроде бы нормально, а через какое-то время смотришь — не настоящее, как какая-нибудь дешевая китайская подделка. Что-нибудь ...
Не будьте Фольксвагеном (Часть 2)
13 июня 2017 года
1947
«Хорошисты» Следующим по впечатлению был автосалон Хёнде АвтоГермес на Шоссе энтузиастов в Балашихе. Я был по делам рядом с этим автосалоном, и так как мы вели переговоры о проведении мероприятия в Hyundai ...
Не будьте Фольксвагеном
6 июня 2017 года
3630
Пока интернет пестрит разными советами по мотивации продавцов, предлагаю один интересный тест. Он позволит понять насколько, ваши продавцы мотивированы, и стоит ли вообще платить им зарплату. Я случайно ...
Пригласил консультанта. Продажи упали
31 мая 2017 года
1645
В последнее время, общаясь с бизнесменами, я часто слышу, что внедрил какие- то инструменты и продажи не то что не подросли, а буквально упали. Стало интересно. Как такое возможно. Начал задавать «глупые ...

Последние новости

Смотреть все
Россельхозбанк выдал более 1 трлн рублей кредитов населению
22 июня 2017 года
471
Общий объем кредитов, направленных АО «Россельхозбанк» частным клиентам, превысил 1 трлн рублей. Наибольший объем выдач приходится на потребительское кредитование – с 2005 года общая сумма оформленных займов по данному направлению превысила 463 млрд ...
Московский филиал РСХБ поздравил предпринимателей с профессиональным праздником
22 июня 2017 года
469
Московский филиал Россельхозбанка принял участие в праздновании Дня предпринимателя Московской области. Здесь для бизнес-сообщества региона были организованы. В ходе мероприятия прошли выставка продукции, мастер-классы, дискуссионные площадки с ...
Число выданных кредиток в России выросло на 23%
22 июня 2017 года
365
По информации представителей Национального бюро кредитных историй, за последние полгода на 23,5% увеличилось количество кредитных карт, выданных банками жителям России. Данная цифра на 2,13 миллиона карт выше аналогичного показателя прошлого ...
Андрей Воробьев предложил ужесточить наказание за нелегальные свалки
22 июня 2017 года
402
Глава Московской области Андрей Воробьев выступил с инициативой об ужесточении ответственности за организацию незаконных свалок. Соответствующее заявление было сделано во время встречи чиновника с представителями Общероссийского народного ...
Комитет по налогам и бюджету рекомендовал Госдуме принять законопроект о курортном сборе
22 июня 2017 года
369
Представители комитета по бюджету и налогам правительства России рекомендовали нижней палате принять в первом чтении законопроект о курортном сборе, хотя и отметили, что он нуждается в ряде доработок, которые необходимо выполнить до второго ...
Рейтинг компаний
Следуйте за нами