7 ошибок в разрешительной документации, из-за которых бизнес платит дважды

Предприниматель может заранее посчитать себестоимость товара, логистику, комиссию маркетплейса и рекламный бюджет, но потерять деньги на разрешительных документах. Причина часто не в стоимости сертификации, а в решениях, принятых ещё до начала процедуры.

Повторные испытания, переделка упаковки, задержка запуска и переоформление документов после смены производителя — многие из этих расходов можно предотвратить, если учитывать требования к продукции ещё на этапе закупки или разработки.

Ошибка 1. Сначала заказали товар, потом выяснили, какие документы нужны

Особенно дорого эта ошибка обходится импортёрам. Партия уже произведена и оплачена, а предприниматель только начинает выяснять требования к продукции. Может оказаться, что нужны образцы для испытаний, дополнительные документы от изготовителя или изменения в маркировке.

Где теряются деньги: задержка запуска, хранение партии, повторная работа с поставщиком и переделка упаковки. Требования рациональнее определять до размещения заказа, пока характеристики товара ещё можно изменить.

Ошибка 2. Сразу решили, что нужен сертификат

Словом «сертификат» часто называют любой разрешительный документ. Но в зависимости от продукции может требоваться сертификат, декларация, свидетельство о государственной регистрации или другой документ.

Сначала продукцию нужно идентифицировать и определить требования, которые на неё распространяются.

Где теряются деньги: бизнес готовится не к той процедуре, неверно планирует сроки и бюджет, а затем начинает процесс заново.

Ошибка 3. Неправильно сформировали ассортимент до испытаний

Один товар у бизнеса часто превращается в десятки моделей, артикулов, размеров и модификаций. Ошибка возникает, когда на испытания отправляют несколько образцов, а затем пытаются распространить результаты на существенно более широкий ассортимент.

Какие позиции можно объединить в рамках одной процедуры, нужно определять до передачи образцов в лабораторию.

Где теряются деньги: дополнительные образцы, повторные испытания и увеличение сроков.

Екатерина Линдеман, основатель центра сертификации i-Certificate:

«Одна из самых дорогих ошибок происходит ещё до начала сертификации: бизнес воспринимает её как последний шаг перед продажей. На практике многие решения нужно принимать раньше — при выборе поставщика, формировании ассортимента и утверждении характеристик продукции».

Ошибка 4. Поменяли фабрику, но оставили старые документы

Предприниматель может найти более выгодного производителя, сохранить бренд и дизайн товара и решить, что ничего принципиально не изменилось. Но изготовитель — существенный элемент процедуры подтверждения соответствия.

Если продукцию выпускает другое предприятие, применимость прежних документов нужно проверять отдельно.

Где теряются деньги: необходимость повторного оформления уже после производства новой партии.

Ошибка 5. Изменили товар и не проверили документы

Бизнес меняет сырьё, рецептуру, материалы, конструкцию, комплектность или модельный ряд. Для отдела продаж это может быть небольшим обновлением, но для подтверждения соответствия важно, остался ли товар тем же объектом, на который была сформирована доказательная база.

Где теряются деньги: повторные испытания и оформление после того, как обновлённый товар уже произведён или поступил на склад.

Ошибка 6. Не проверили документ поставщика

Поставщик присылает декларацию или сертификат, и закупщик считает вопрос закрытым. Но наличие PDF не означает, что документ подходит конкретному товару.

В официальном реестре нужно проверить статус документа, изготовителя, наименование продукции, модели и другие сведения.

Где теряются деньги: компания закупает партию, рассчитывая на документ поставщика, а позже выясняет, что он относится к другой продукции, другому изготовителю или имеет неподходящий статус.

Ошибка 7. Маркировку оставили на последний момент

Дизайн упаковки часто готовят параллельно с закупкой, а требования к маркировке проверяют перед печатью или уже после неё. Если обязательные сведения указаны неверно, приходится переделывать макет и иногда весь тираж.

Где теряются деньги: работа дизайнера, новая печать и задержка выпуска продукции.

Как сделать расходы на сертификацию прогнозируемыми

Большая часть этих потерь возникает по одной причине: подтверждение соответствия подключают к проекту слишком поздно.

До заказа или производства товара бизнесу стоит определить:

• что представляет собой продукция и каково её назначение;
• какие обязательные требования на неё распространяются;
• какая процедура подтверждения соответствия применяется;
• какие образцы и доказательства потребуются;
• какие требования предъявляются к маркировке.

Сертификацию имеет смысл включать в экономику продукта так же рано, как логистику или себестоимость производства. Тогда расходы на подтверждение соответствия становятся прогнозируемой частью запуска, а не внезапной проблемой после того, как деньги уже вложены в товар.

Главная финансовая выгода заключается не в поиске самого дешёвого документа, а в том, чтобы с первого раза правильно определить требования к продукции и не оплачивать повторно работу, которую можно было сделать один раз.