Как делегировать без ошибок: пошаговый алгоритм для руководителей

Результативность выполнения задач в команде зависит не только от чёткого алгоритма делегирования, но и от качества взаимодействия руководителя с сотрудниками. Предложенный алгоритм включает последовательные шаги – от вовлечения исполнителя и детализации задачи до согласования сроков и системы контроля. Такой подход помогает обеспечить надёжную реализацию поставленных целей и выстроить продуктивную коммуникацию в процессе работы.

Екатерина Выговская, фаундер консалтингового проекта «Курс на ЯРД»:

Я как руководитель с опытом управления до 50 человек и собственник консалтинговой компании в области систем управления выработала алгоритм соединения с командой для максимально четкой реализации необходимых мне задач.

Важно понимать, что результативность каждого игрока зависит не только от алгоритма делегирования конкретной задачи или блока ответственности, а зависит от построенной корпоративной культуры, но это отдельная тема для разговора. Проходя по этому алгоритму, вы можете быть уверены, что свою управленческую работу сделали верно и человек в добром отношении к своей работе, станет надежной опорой - сделает всё как надо и вы оба с удовольствием будете коммуницировать в пути.

Алгоритм делегирования

Если у меня есть задача, например, найти площадку для организации страт сессии, то как я буду ставить ее администратору - давайте посмотрим по шагам.

Вовлечение в ситуацию

Обязательно делаю задачу вкусной, рассказываю какая важная для всей команды встреча планируется, почему решили сейчас ее делать, как место будет помогать нам работать и так далее. Если мне самой стало увлекательно и глаза принимающего задачу блестят - двигаемся дальше.

Детализация

Для тех, кто первый раз будет выполнять - делаю детализацию сама, если опытный - прошу сказать, как видит решение задачи исполнитель. Внутри себя представляю, что снимаю кино по тому, как будет реализовываться процесс: как надо из яндекс карт взять варианты, откуда вводные о том какая география нам подходит, кто составит райдер требований к помещению, какие схемы оплаты применяем и как реализуем предбронь, как определяется список участников и так далее. Пока «кино» в моей голове не сложилось - нельзя считать задачу делегированной. Исключение - суперпрофи со стороны, которому можно доверить задачу «под ключ», но даже в таких ситуациях я предпочитаю сценарий кино услышать.

В итоге этой работы проясняются все измеримые параметры для задачи.

Определение срока

Контроль начинается с этого пункта. То есть не после встречи мы через пару дней начинаем запрашивать: “Как там дела?” А на встрече делегирования мы аккуратно предлагаем исполнителю предложить срок: как считаешь, к когда успеешь? Если срок мне сильно не понравится - вернусь к детализации, скажу, что не понимаю видимо процесс до конца. Но чаще всего я добавляю день к названному, чтобы человек почувствовал итого только предвкушение от реализации, а не давление, опускающее руки.

Не редко важно поставить несколько дат. В моем примере: к понедельнику собрать списки кто поедет и сделать выборку подходящих мест, а к дате Х быть готовыми подписать договор с площадкой и внести предоплату.

Договоренность о системе управления

Полагаю, именно этот пункт не очевиден для многих, у кого возникает вопрос статьи «Как делегировать и контролировать». Дело в том, что нам надо договориться о том, когда (а лучше в каком ритме) мы будем обсуждать движение по выполнению задачи, определить будем ли вести таблицу план/факт и какие параметры там будем отслеживать, а в сложных задачах возможна и проектная заявка со всеми предпосылками и замыслом реализации.

В моем примере с подбором помещения, договоренности - давай на наших еженедельных встречах будем фиксировать статус и по ней, добавление этой задачи в монитор задач еженедельных встреч и договоренность об оперативной коммуникации в нашем существующем чате Администрирование будет достаточно.

Итак, выше мы обсудили алгоритм на примере отдельной задачи.

Меняется ли он для передачи ответственности за блок регулярных задач. Принципиально - нет. Два дополнения:

1. В первом пункте мы будем прояснять желания самого человека, а не только его вовлекать.
2. Появится пятый пункт - создание договоренностей о системе оплаты.

Желаю вам найти в вышесказанном какие-то ценные идеи, дополняющие или структурирующие ваш текущий опыт, чтобы ближайшие делегирования прошли с превышением ваших ожиданий.