Системное делегирование: приоритеты, этапы, промежуточные дедлайны

Эффективное делегирование позволяет руководителю ускорить рабочие процессы и сосредоточиться на стратегических задачах. Для этого операционные, несрочные и неприоритетные задачи передаются команде – с чётким обозначением сроков, приоритетов и учётом текущей загрузки сотрудников. Контроль осуществляется через регулярные планёрки и промежуточные дедлайны, что помогает вовремя выявлять риски срыва сроков и корректировать ход работы.

Екатерина Агаева, генеральный директор сервиса по поиску работы и найму сотрудников GdeRabota.ru:

Делегирование для меня — это способ ускориться. Если я замкну все задачи на себе, конечно, я выполню их, но когда-нибудь, а не вовремя.

Я делегирую операционные задачи, несрочные задачи, неприоритетные задачи, решение которых не сильно повлияет на результат работы всей компании.

Практически полностью передала постановку и реализацию задач. Подключаюсь только при необходимости или на стратегически важных направлениях.

Как я передаю задачу

Зависит от задачи. Если задача простая, для которой решение можно найти в интернете, то так и скажу, посмотри, поищи, решение простое, можно опираться на информацию в интернете, она корректна. Ты справишься.

Есть же задачи с своими нюансами. Их я стараюсь проговаривать, обращаю на них внимание, чтобы потом не тратить время на переделывание.

А есть задачи, которые я и сама не знаю, как решить. Это не рутина, а что-то новое, в чём ещё предстоит разобраться и сотруднику, и мне самой. Тогда разбиваю задачи на этапы. Сотрудник ищет информацию, доносит до меня. Мы обсуждаем, что делать дальше. И так от этапа к этапу.

Во всех задачах обозначаю приоритетность и срок. В работе всегда несколько задач. Я стремлюсь, чтобы сотрудник мог ими самостоятельно управлять и понимать, что сейчас важнее, может ли он отвлечься на другую задачу, если она покажется ему приоритетнее.

Это минимизирует обращения от сотрудника с согласованием переноса сроков или переключению на другие задачи. Да и даёт больше понимания о целях проекта в целом.

При передаче стараюсь учитывать загрузку сотрудника. Обсуждаем, какие еще есть задачи в работе.

Как принимаю работу

У нас есть еженедельные планёрки, на которых обсуждаем статус задач. Если возникли какие-то сложности, то сотрудник также задаёт вопросы, да и вообще делится процессом выполнения. Я даю в ответ обратную связь или совет, облегчающий работу.

Если же задача не такая объёмная, на пару дней, то назначаю для себя дополнительные промежуточный дедлайн, когда стоит уточнить, как идут дела. Как правило, если сотрудник работает над задачей, то он сам что-то напишет в задаче по статусу в ходе работы или задаст вопрос.

Промежуточные дедлайны — это хороший инструмент, чтобы понять, что  дедлайн может быть сорван ещё до его наступления. Их количество зависит от сложности и новизны задачи, от компетентности сотрудника, от опыта работы с этим сотрудником.