Программные решения "РП-интеграция" включают ПО для учета договоров и отдела кадров. Ниже краткий обзор от основателя «РП-интеграция» Баширова Фархада.

Файлы Excel продолжают активно применяться для договорного учета. Причинами являются:

• Многолетняя привычка.
• Простота работы.
• Базовая автоматизация (формулы и макросы).

Но есть девять недостатков, которые не позволяют говорить о т.н. Excel-автоматизации как серьезном подходе к договорному учёту:

1. Нельзя хранить файлы, связанные с определенной ячейкой или строкой в таблице.  Хранение в Excel путей к папкам не самый удобный способ, т.к. папки или файлы могут переименовываться и удаляться на компьютерах без согласования с коллегами.
2. Нельзя открыть окно с подробными сведениями при клике на выделенную строку. Не получится раскрыть т.н. «карточку договора» при клике на выделенную строку в Excel или посмотреть «карточку контрагента» с подробными сведениями.
3. Это формат не для сетевой многопользовательской работы. Как несколько сотрудником одновременно редактировать файл Excel?. Создание копий для каждого сотрудника, а потом синхронизация изменений в общий файл — не быстрый вариант.
4. Отсутствие отслеживания изменений со стороны пользователя, кто работал с файлом. Нельзя открыть «историю изменений» для поиска, кто ошибся при внесении данных в таблицу Excel. Также нельзя распределить права доступа между коллегами, с ограничением функционала редактирования листа Excel.
5. Сложность обработки больших данных. Отчет по документам за период включает реестр с разными статусами (оплата, долг и т.п.), состоящий из тысяч строк. При этом каждый договор включает свои реестры первичных документов. Насколько быстро получится сформировать Excel для реестра первичных документов тысячи договоров?
6. Сложность построения сложных отчетов, когда необходимо объединить в один отчет (реестр) различные таблицы из разных файлов, связанные идентификаторами и прочими ключами. Как быстро можно построить общий отчет по договорам, если несколько сотрудников ведут собственные реестры в отдельных файлах Excel.
7. Проблема организации преемственности передачи дел между сотрудниками при увольнении одного из них. Как новому сотруднику разобраться в различных файлах Excel прежнего работника, если данные файлы хоть и помогали прежнему сотруднику, но правило заполнения были известны только уволенному коллеге. Т.е. нет единого интерфейса заполнения данных по общим правилам и регламентам. Каждый сотрудник ведет свой Excel файл.
8. Проблема быстрого поиска необходимо информации. Например, как найти за несколько секунд нужную информацию о контактных лицах клиента, если менеджер общается с одним работником контрагента и ведет эти сведения в своей Excel таблице, а бухгалтер знает контакты других лиц и хранит их в своих файлах. Придется пообщаться с каждым из коллег с для запроса сведений. И подобных примеров множество.
9. Итоговый недостаток, как результат предыдущих восьми – это вопрос безопасности хранения сведений по клиентам и продажам. Как можно обеспечить безопасность, при хранении информации в различных файлах Excel у разных сотрудников на разных компьютерах? Если отсутствует централизованная база данных по договорам, то ни о какой безопасности говорить не приходится.

В итоге, с одной стороны привычный Excel, а с другой стороны недостатки Excel, которые не позволяют эффективно автоматизировать учет договоров. Рекомендуется рассмотреть «плавную» трансформацию от Excel-автоматизации к специализированной программе. Подход включает два момента:

Сведения необходимо вносить и обрабатывать в отдельной программе. Т.е. программа с единой базой данных по договорам становится «главным элементом» автоматизации. А файлы Excel остаются форматом для формирования выгрузок (отчетов и реестров) из программы. Т.е. Excel не должен восприниматься как «первичное хранилище рабочих сведений».  Excel становятся «вторичным элементом», который «дополняет» информационную среду, а не является основой автоматизации.

Для реализации данной трансформации, рекомендуется пройти четыре этапа:

1. Необходимо распределить все рабочие сведения. R таким данным относятся списки контрагентов, реестры договоров и первичных документов, входящие заявки и ответы на них, отчеты, спецификации, письма и т.п.
2. Далее проанализировать, какие из указанных выше сведений хранятся в Excel. Далее из этих файлов нужно выработать основные шаблоны реестров, справочников и отчетов. Рекомендуется определить список работников с последующим распределением прав доступа к реестрам.   На данном этапе будет полезным определить периодичность формирования реестров и отчетов, например ежедневная отчетность или за другой период.
3. На этом этапе определяется принадлежность каждого шаблона реестра  (справочника, отчета) к структурным единица, таким как: руководство; коммерческий отдел, бухгалтерия; секретариат (канцелярия); договорной отдел и прочие структурные единицы.
4. На данном этапе принимается решение об отдельном программном решении для учета договоров. Обязательным должно быть наличие функционала загрузки данных из Excel (например, реестра договоров и справочника контрагентов) и выгрузки (экспорта) реестров и отчетов во внешние файлы Excel с различным набором и последовательностью столбцов, в зависимости от назначения. 

При выборе программы договорного учета не стоит ставить целью внедрение комплексной программы (особенно если ранее вся работа велась в Excel). Для сложной и дорогой программы нужно детально прописать регламенты и бизнес-процессы, а также выделить время и сотрудников на длительное внедрение.

Для перехода с Excel на другой уровень автоматизации, рекомендуется использовать доступную и простую программу, содержащую базовый функционал для сотрудников(работающих с договорами), такой как:

• Функционал автоматического формирования заполненных договоров и первичных документов (счет, акт и т.п.).
• Реестр первичных документов и спецификаций.
• Справочник контрагентов.
• Реестр заказов или заявок.
• Справочник товаров и услуг (номенклатура).
• Календарь задач (напоминаний).
• Функционал автоматической рассылки уведомлений по электронной почте по группам адресатов.
• Модуль формирования аналитических отчетов и диаграмм за определенный период и по различным критериям(условиям).
• Функционал выгрузки справочников, реестров и отчетов во внешние файлы Excel.

Выбор удобной и недорогой программы с функционалом связи с Excel (загрузка и выгрузка) позволит (с минимальными затратами денег и времени) достигнуть следующих целей:

• Сотрудники получают решение, помогающее им в учете договоров. При этом исключается «сопротивление изменениям» (человеческий фактор) работников, так как происходит не отказ от привычных файлов Excel, а предлагается решение, облегчающее труд и при этом включающее функционал выгрузки нужного отчета (реестра) в Excel по различным критериям из единой базы данных.
• Устраняются ошибки от девяти недостатков Excel-автоматизации.
• Организуется единое хранилище рабочих сведений в централизованной базе данных в рамках программного решения с доступом для структурных единиц (руководство, бухгалтерия, договорной отдел т.п.).

У каждой организации формируется множество договоров и прочих документов, требующих учета. Можно продолжать контролировать договоры в файлах Excel. Но есть более эффективный способ –применение специальной программы. Одной из таких программы является «Договор Партнер».

Основатель компании «РП-интеграция» Баширов Фархад

--
^{Реклама. ООО "РП-интеграция" Erid:LjN8JzP8o}