В прошлом году сектор транспорта стал одной из наиболее развитых отраслей в вопросах цифровой трансформации. Заинтересованность в переходе на ИТ-системы усиливают как внутренние потребности логистического бизнеса России, так и увеличивающаяся конкуренция на рынке перевозок, дополненная немаловажными государственными проектами в данной области.

Как появилась идея об электронной транспортной накладной и зачем она нужна?

Обсуждение интеграции электронных документов в транспортную сферу началось пять лет назад. В 2019 году Министерство транспорта представило пилотную версию проекта, позже расширившую своё применение с регионального на федеральный уровень. На данный момент действие электронных транспортных накладных закреплено двумя ключевыми законодательными актами – федеральным законом и приказом Федеральной налоговой службы, что способствовало увеличению числа их пользователей. Эксперт компании «Контур», Оксана Леонова, отметила значительный рост интереса к данному инструменту, указав на увеличение документооборота в их сервисе более чем в десять раз только за первые два месяца 2024 года.

В отраслевых кругах отмечают, что электронное декларирование увеличивает прозрачность всех логистических операций, начиная от расчетов и заканчивая уведомлением участников цепочки. Игорь Венедиктов, директор ООО «ТЭК "Кентавр"», утверждает, что традиционные бумажные методы оставляют простор для махинаций, к которым относятся в первую очередь логисты. В отличие от них, электронный документ, закрепленный подписями всех сторон и доступный в федеральной сети, обеспечивает полную открытость сделки.

Дополнительно, с помощью электронного формата, можно ускорить процесс согласования документации, снизить вероятность ошибок за счет автоматизации, а также сэкономить на расходах, связанных с использованием бумаги и офисной техники. Отказ от привычной системы уведомлений также способствует более предсказуемому финансовому планированию, исключая непредвиденные затраты на забытые платежи по уже найденным накладным.

«Главное преимущество электронного документа в том, что он доступен сразу всем участникам логистической цепочки. Клиент, таким образом, уверен в прозрачности перевозок и скорости передачи документов. Водители-экспедиторы смогут не брать с собой бумажные документы и при проверке предъявлять сотрудникам ГИБДД только QR-код на смартфоне. Работникам архива и служб документационного обеспечения не нужно будет печатать и пересылать бумажные копии - все сохранится в электронном виде, что облегчит поиск документов», - добавили в пресс-службе ГК «Деловые Линии».

Подготовка к нововведению

Предприятия пока не спешат, тем не менее, полностью отказываться от бумажного документооборота, считая процесс перехода к новой системе трудоемким. Так, для адаптации к электронным накладным требуется изменение внутренних процессов и обучение персонала. Длинная цепочка заполнения документа, требующая участия от трех до шести лиц, также является сложностью при внедрении системы электронного документооборота. Крупные компании, как правило, поддерживают идею перехода, в отличие от представителей малого бизнеса, которые не спешат принимать нововведения.

Основные барьеры на пути к цифровизации, согласно эксперту ГК «Астрал», Антону Шевченко, включают разнообразие бизнес-моделей, консервативный подход и высокие ожидания пользователей. Несмотря на это, компании, уже освоившие новый формат, готовы делиться своим опытом и подчеркивают необходимость обучения не только водителей, но и других сотрудников.

Разработка и адаптация систем обмена электронными перевозочными документами, как отметил Шевченко, дополнительно облегчается благодаря широкому функционалу платформы «1С», выделяющейся своей способностью к обмену данными.

Затраты на внедрение

Переход на цифровой формат сопряжен с различными расходами, меняющимися в зависимости от множества факторов. В частности, можно выбрать между приобретением лицензии у оператора или переработкой системы. Стоимость электронной накладной колеблется от 150 до 700 рублей, в то время как услуги оператора ЭДО могут стоить от 4 до 6,5 рублей за документ.

«В этом вопросе важно не только подготовить кадры, настроить внутренние процессы документооборота, но и найти надежного оператора ЭДО. В нашем случае именно он помогает решить возникающие вопросы либо самостоятельно, либо с привлечением рабочей группы с участием Министерства транспорта», - подчеркивает пресс-служба ГК «Деловые Линии».

Ожидается, что в этом году внедрение электронных накладных станет ключевым направлением для автоматизации и улучшению эффективности работы в логистической отрасли. Предвидится, что обязательность использования цифровых документов вытеснит из рынка неформальных участников, призывая остальных ускорить принятие новых технологий.