Лето и осень 2020 года из-за пандемии стали для организаторов мероприятий одними из самых провальных сезонов за последние несколько лет. Поэтому в преддверии зимних праздников перед руководителями event-агентств остро встают вопросы организации новогодних корпоративов: в каком формате проводить мероприятия, и как, в принципе, получить максимальное число заказов в условиях пониженного спроса.

Какие новые услуги и форматы мероприятий предлагают организаторы, как event-агентства выживают в условиях кризиса и пандемии, рассказывает Роман Яковлев, генеральный директор агентства «Moscow Event».

Развитие новых услуг

Сегодня, чтобы оставаться на плаву компании активно перепрофилируют ассортимент предоставляемых услуг: сдают в аренду помещения и инвентарь, предлагают услуги по созданию видеороликов и слайд-шоу. Некоторые агентства организуют онлайн-мероприятия: деловые конференции и рекламные вебинары, корпоративы и тимбилдинги.

«Уже более 15 лет мы занимаемся организацией развлекательных и бизнес-мероприятий. Основные наши направления: конференции, семинары, корпоративные и BTL мероприятия, парусные регаты, тимбилдинги и спартакиады. Пандемия существенно изменила ассортимент наших услуг и задала новые направления для развития», - комментирует Роман Яковлев.

Онлайн-мероприятия появились в списке услуг агентства «Moscow Event» еще до введения режима самоизоляции. Однако, пик популярности нового для данной отрасли формата достиг летом этого года, когда сотрудники российских компаний устали работать дистанционно, и руководители стали экстренно искать варианты тимбилдинга для поддержания лояльности и мотивации персонала.

«Среди наших клиентов онлайн-формат сейчас особенно актуален для проведения отраслевых b2b-событий, промо-презентаций различных гаджетов, модных показов и пресс-туров. На мой взгляд, это направление может стать для нашей компании одним из ключевых. Конечно, такой формат не может в полной мере заменить реальные мероприятия, но он позволяет привлекать новых клиентов. Пусть мы и не зарабатываем на этом миллионы, при этом остаемся востребованными и конкурентоспособными», - рассказывает Роман Яковлев.

Использование ИТ-технологий

Если раньше агентства использовали современные технологии в основном для организации мероприятий: прямых включений, голограмм и световых шоу; то теперь ИТ-решения незаменимы в повседневной работе. Чтобы не терять клиентов, компании применяют все новые и более современные каналы для привлечения и удержания заказчиков.

«Для общения с клиентами мы используем многоканальные телефонные номера, форму заказа с сайта, различные социальные сети и мессенджеры. Дополнительно записываются все телефонные разговоры с клиентами, ведется полная статистика звонков, история коммуникаций и заказов в корпоративной CRM-системе», - рассказывает об организации коммуникаций с клиентами Роман Яковлев.

Благодаря различным каналам и современным сервисам IP-телефонии, которую агентство использует уже более 4 лет, сейчас в условиях сложной экономической ситуации руководители компании полностью обезопасили себя от пропущенных звонков и, как следствие, упущенной прибыли. Анализ коммуникаций с клиентами также помогает оперативно менять ассортиментную политику и скрипты продаж в соответствии с новыми запросами клиентов, вести учет работы сотрудников и контролировать качество обслуживания.

Online vs offline: кто победит?

Бесспорно, пандемия уже успела внести существенные изменения в развитие event-индустрии. Она не уничтожила отрасль полностью, однако, видоизменила её. На рынке остаются только сильнейшие агентства - те, кто готов меняться и искать новые способы организации и форматы проведения мероприятий.

«Сервисы для организации удаленного общения сегодня являются наиболее востребованными среди прочих услуг провайдеров IP-телефонии. Во-первых, event-агентства используют видеоконференции для проведения онлайн-мероприятий и рекламных кампаний. Дополнительно с их помощью фирмы организуют совещания с удаленными коллегами, онлайн-встречи с партнерами и внутренние обучающие семинары», - рассказывает о тенденциях развития рынка удаленных коммуникаций Иван Павлов, руководитель проектов Телфин, российского провайдера IP-телефонии.

Благодаря использованию сервисов видеоконференций компании не только смогли обеспечить «безопасное общение» и соблюсти все требования новых ограничительных мер, но и упростили бизнес-коммуникации. Чтобы принять участие в мероприятии, не надо ехать в командировку. Снизилась и финансовая нагрузка, нет необходимости оплачивать транспортные и командировочные расходы. Как результат, выросло число участников онлайн-мероприятий, увеличилась и частота их проведения.

И, если в начале весны, многие игроки рынка думали, что онлайн-формат мероприятий и удаленные коммуникации - это всего лишь временная мера, то сегодня руководители многих event-агентств рассматривают их, как новые возможности для роста и развития. Так это или нет, покажет только время.