В 2023 году сфера транспортных услуг продемонстрировала значительные шаги в сторону цифровой трансформации, став одним из авангардов в этой области. Этому способствовали как стремление российских логистических компаний к использованию современных информационных технологий, так и высокий уровень конкуренции на рынке перевозок, не говоря уже о поддержке со стороны государственной политики.

История вопроса и польза Электронной транспортной накладной (ЭТрН)

Разговоры о внедрении электронных накладных в российский логистический сектор начались примерно пять лет назад. В 2019 году Министерство транспорта запустило пилотный проект, который затем расширился с регионального на федеральный уровень. Управление электронными документами сейчас осуществляется на основе двух нормативных актов: федерального закона №336-ФЗ и приказа ФНС России №ЕД-7-26/1065@. Отмечается растущий интерес к ЭТрН среди транспортных компаний. Оксана Леонова, эксперт компании «Контур», сообщила, что за первые два месяца 2024 года объем документооборота в сервисе компании «Логистика» возрос в десять раз по сравнению с аналогичным периодом предыдущего года.

Представители отрасли утверждают, что электронная выписка груза повышает прозрачность всего процесса от отправки до оплаты, облегчая контроль за движением финансов и информации. По мнению Игоря Венедиктова из компании «ТЭК «Кентавр», бумажный документооборот часто способствовал мошенничеству, создавая сложности для всех участников логистических операций. В отличие от этого, электронные накладные, подписанные всеми сторонами, и размещаемые в специализированных ресурсах, делают каждую сделку абсолютно прозрачной.

ЭТрН также способствует ускорению оформления документов, уменьшению числа ошибок благодаря автоматизации, а также сокращению расходов на бумагу и техническое обслуживание офисной техники. Это приводит к более стабильному финансовому планированию для перевозчиков, избавляя от неожиданных финансовых потребностей из-за внезапного поиска средств на оплату недавно найденных прошлых накладных.

«Главное преимущество электронного документа в том, что он доступен сразу всем участникам логистической цепочки. Клиент, таким образом, уверен в прозрачности перевозок и скорости передачи документов. Водители-экспедиторы смогут не брать с собой бумажные документы и при проверке предъявлять сотрудникам ГИБДД только QR-код на смартфоне. Работникам архива и служб документационного обеспечения не нужно будет печатать и пересылать бумажные копии - все сохранится в электронном виде, что облегчит поиск документов», - отметили в пресс-службе ГК «Деловые Линии».

Подготовка к переходу

Несмотря на преимущества электронного документооборота, многие компании всё ещё не торопятся отказаться от использования бумажных документов, так как этот процесс требует значительных усилий для реорганизации внутренних процедур и обучения персонала. Как утверждает Оксана Леонова, процесс интеграции ЭТрН активно поддерживается крупными игроками рынка, в то время как мелкий бизнес и индивидуальные предприниматели проявляют к нему меньший интерес, опасаясь увеличения прозрачности своей деятельности.

«В этом вопросе важно не только подготовить кадры, настроить внутренние процессы документооборота, но и найти надежного оператора ЭДО. В нашем случае именно он помогает решить возникающие вопросы либо самостоятельно, либо с привлечением рабочей группы с участием Министерство транспорта», - подчеркивает пресс-служба ГК «Деловые Линии».

Затраты на внедрение ЭТрН зависят от многих параметров, включая специфику бизнеса и техническое решение. По словам Антона Шевченко из ГК «Астрал», расходы могут варьироваться от 150 до 700 рублей за один документ, а стоимость услуг операторов электронного документооборота в 2024 году колеблется от 4 до 6,5 рубля за документ.

Таким образом, внедрение электронных транспортных накладных продолжает оставаться важным аспектом улучшения эффективности и прозрачности в логистической отрасли, обеспечивая компаниям необходимые инструменты для успешной адаптации к современным требованиям.