Уже третий год предприниматели постепенно переходят на онлайн-кассу. Это касается даже тех, кто раньше работал совсем без неё. В этом году подразумевалась последняя волна массового перехода. Но, скорее всего, процесс растянется ещё на пару лет.

Кому надо работать с кассой с июля, а кому не обязательно, какую кассу лучше использовать и почему — Кнопка совместно с партнёром CloudKassir рассказывают обо всём по порядку.

По закону у тех, кто продаёт товары или услуги, должна быть онлайн-касса. Это касса, которая умеет через интернет в режиме реального времени передавать отчёты и информацию в налоговую, выдавать электронный или бумажный чек, а также формировать чеки нового образца с QR-кодами и данными о продавце. В автоматическом режиме касса отсылает чеки покупателям на e-mail или абонентский номер. Информация обо всех операциях хранится в зашифрованном виде на Фискальном Накопителе, который в эту кассу вставляется и передаёт информацию Оператору Фискальных Данных. А из ОФД данные улетают в налоговую. Подробнее о том, какой нужен фискальный накопитель, и как он работает писали тут.

Так налоговая внимательно следит за бизнесом через интернет и пополняет бюджет страны :) Как ни крути, бизнесу кассы тоже полезны: помогают понять, какие товары продаются лучше, контролировать сотрудников, отслеживать остатки и вовремя заказывать новую партию.

Первая и вторая волна перехода на кассы в июле 2017 и 2018 затронула крупный, средний бизнес и тех, кто работает на Патенте и ЕНВД в сфере торговли и общепита с наёмными работниками. Так как переход был массовым, в какой-то момент даже возник дефицит касс, да и работало это не очень, были сбои — поэтому выиграли те, кто подготовился заранее.

Но ещё есть предприниматели, которые с онлайн-кассами пока не знакомы. Впрочем, если всё делать по закону и не в последний момент, то переживать не стоит.

Кому нужно перейти до 1 июля 2019:

- ИП на Патенте, а также ИП и компаниям на ЕНВД, оказывающим услуги и выполняющим работы. Спортзалы, парикмахерские, автомастерские больше не могут работать без кассы. Каким видам бизнеса на Патенте понадобится касса, смотрите в п 2.1.

- ИП на Патенте, а также ИП и компаниям на ЕНВД в розничной торговле  и общепите без наёмных сотрудников. Даже маленькие кофейни и магазинчики должны работать с кассой.

- ИП на Патенте и ЕНВД в торговле слабоалкогольной продукцией без наёмных сотрудников.

- ИП и компании, которые выдают БСО и оказывают услуги или выполняют работы. Например, мастерская по ремонту бытовой техники. Теперь будут печатать БСО при помощи касс.

- ИП, которые торгуют через вендинговый аппарат, без наёмных сотрудников. Если автомат механический, то можно работать без кассы.

- ИП и компании, которые принимают платежи от физических лиц через кассы банков, то есть без использования электронных средств платежа.

Если не нашли свой бизнес или сомневаетесь — пишите вопросы в комментариях, поможем разобраться.

В апреле Госдума в первом чтении приняла законопроект, по которому предлагается продлить отсрочку до июля 2021 для ИП без наёмных сотрудников, реализующих товары собственного производства и оказывающих услуги. До подписи Президента ещё несколько этапов, но, вероятнее всего, закон примут, а переход на онлайн-кассы продлится ещё несколько лет. Только когда будут приняты поправки в закон — никому неизвестно. Процесс может затянутся на недели, а может и месяцы. Осталось не так много времени до момента, когда работа без онлайн-кассы окажется вне закона . Поэтому наши бухгалтеры и юристы советуют присмотреться к кассам, выбрать подходящий вариант и уточнить сроки поставки и настройки, чтобы быстро заключить договор и приобрести кассу. А вот покупать сейчас или дождаться изменений в закон — выбор предпринимателя.

К тому же можно получить налоговый вычет 18 000 ₽, если зарегистрировать онлайн-кассу до 1 июля 2019 года. Напомним, его могут получить предприниматели на ЕНВД и Патенте.

Кто всё ещё может работать без онлайн-кассы

Несмотря на поправки, некоторые предприниматели могут не ждать и спокойно работать, как раньше. Пользоваться кассой им неудобно, поэтому закон пока освобождает от обязательного использования онлайн-кассы. Эти предприниматели ремонтируют обувь, делают ключи и замки, продают газеты и журналы, мороженое, безалкогольные напитки, сезонные овощи и фрукты в киоске, сдают в аренду свою квартиру как ИП, торгуют с лотков, велосипедов, в вагоне поезда, ухаживают за детьми, больными и престарелыми, являются плательщиками налога на профессиональный доход. Сюда же попадают организации и ИП, которые проводят расчёты в труднодоступных местностях из перечня, утверждённого органом государственной власти вашего субъекта РФ. Ещё больше исключений смотрите в законе.

Что будет, если работать без онлайн-кассы

Если налоговая узнает о нарушениях от банка или клиентов, предпринимателя оштрафуют. ИП до 50% от суммы мимо кассы, минимум на 10 000 ₽. А компанию — до 100% от суммы мимо кассы, минимум на 30 000 ₽. При повторном нарушении — должностным лицам грозит дисквалификация сроком до 2 лет, а организациям и ИП — приостановление деятельности на срок до 3 месяцев.

Какая онлайн-касса подойдёт моему бизнесу

Онлайн-кассы нужны при любых оплатах: наличными, банковскими картами, переводами на расчётный счёт, оплатами через сайт.

Исключение — банковские переводы между юрлицами и ИП. В этом случае заносить данные в кассу не нужно. Если ваша компания принимает деньги только от других бизнесов, онлайн-касса вам не нужна.

При выборе онлайн-кассы сохраняйте бдительность и покупайте товар у проверенных продавцов. Обязательно проверяйте кассу в реестре контрольно-кассовой техники на сайте налоговой. Важно, чтобы в документах к онлайн-кассе стояла пометка «Соответствует 54-ФЗ». Стоимость интернет-касс отличается в зависимости от размера, количества USB-портов и скорости печати чеков. Достигает 80 000 ₽. Лучше запланировать расходы заранее.

Чтобы понять, какая онлайн-касса вам больше подойдёт, вспомните, как вы принимаете деньги от покупателей.

1. Если вы получаете деньги наличными и по карте, которую они подносят к терминалу. Это называется торговый эквайринг.

Если количество товаров у вас не как в супермаркете, а посетителей вы можете запомнить, советуем автономную кассу, её иначе называют мобильная. Для такой не требуется много места, она умеет печатать чеки, сканировать штрих-коды. С такой кассой можно принимать оплаты и на выезде. Она лёгкая и работает от аккумулятора. Обычно стоит до 20 000 ₽.

Если у вас много различных товаров и большая проходимость посетителей, больше подойдёт стационарная касса c POS-Терминалом. Это целое рабочее место. Её нельзя отключать от сети. Зато она умеет быстро печатать чеки и синхронизирована с программой учёта, поэтому товар может отбиваться с помощью сканера штрих-кодов. К такой кассе можно подключить дополнительно весы, мониторы и другое оборудование.

2. Если принимаете деньги наличными, банковскими картами через торговый эквайринг и оплатами через сайт.

Такие кассы стоят дороже, но сочетают в себе все эти возможности. Благодаря синхронизации с сайтом и интернет-эквайрингом, оплаты через сайт будут учтены. Учитывайте, что если касса сломается, то вы не сможете принимать оплату ни наличными, ни через сайт. Починить её можно в сервисном центре.

Мобильные, стационарные и онлайн-кассы, которые принимают оплаты через сайт, выпускают МодульКасса, Атол и Эвотор.

3. Покупатели платят картой или через электронные кошельки на сайте.

В такой ситуации рекомендуем подумать об аренде облачных касс для обработки интернет-платежей и оплат от физиков на расчётный счёт. Такая онлайн-касса физически находится не у вас. Не нужно следить за её работой и вовремя обновлять — всё происходит на стороне сервиса. Если вдруг с кассой что-то случится и удалённо восстановить нельзя, кассу заменяют в течение 24 часов. Никуда ехать не нужно. Больше об аренде онлайн-кассы вы можете узнать на сайте CloudKassir.

Я выбрал онлайн-кассу. Что дальше

- Заключите договор с оператором фискальных данных. В интернете найдёте много компаний, но выбирайте из реестра. Оператор хранит данные на своих серверах и по запросу передаёт их в налоговую. Передача данных из кассы в налоговую — платная услуга, стоимость зависит от оператора.

- Зарегистрируйте кассу в налоговой. Это можно сделать в личном кабинете на сайте ФНС, используя квалифицированную электронную подпись, или в любом отделении инспекции с помощью бумажного заявления. Чтобы зарегистрировать кассу на сайте налоговой, зайдите в кабинет налогоплательщика и выберете раздел «Контрольно-кассовая техника», там заполните данные компании.

- После получения регистрационного номера от налоговой, включите кассу. Укажите дату, данные о компании, ОФД. Касса напечатает отчёт. Его передают надо передать в налоговую для завершения регистрации. На этом с ФНС всё. Помните, что у вас будет один рабочий день после получения регистрационного номера, чтобы завершить регистрацию. Придётся начинать сначала, если не успеете.

- Обязательно протестируйте кассу, убедитесь, что интернет стабилен, проведите интеграцию с сервисами, если нужно.

- Продолжайте заниматься любимым делом :)

Если остались вопросы, пишите или подключайтесь к Кнопке, чтобы поручить переход на онлайн-кассы нам. Наши специалисты подберут кассу, выпустят для вас квалифицированную электронную подпись у партнёров, подключат оператора фискальных данных, проверят договоры и помогут зарегистрировать кассу в налоговой. И заглядывайте в наш блог. Там мы щедро делимся ценными советами для бизнеса.