Пандемия внесла серьезные коррективы в развитие бизнеса не только в России, но и в мире. По причине закрытия границ международное деловое сотрудничество - под угрозой. Чтобы не терять клиентов и партнеров из-за рубежа, многие российские компании открывают виртуальные иностранные представительства.

О том, что такое виртуальный офис, как его открыть и кому он нужен, рассказывают Иван Павлов, руководитель проектов Телфин, российского провайдера IP-телефонии, и Наталия Комарова, коммерческий директор Measoft, ведущего разработчика ПО для комплексной автоматизации работы курьерской службы доставки.

Что такое виртуальный офис?

«Виртуальный офис - это пространство, которое позволяет сотрудникам компании вести бизнес-процессы исключительно с помощью коммуникационных возможностей интернета. Это может быть электронная почта, IP-телефония, видеоконференции, CRM-системы и многие другие сервисы», - рассказывает Иван Павлов.

Преимущества виртуального офиса:

• Возможность вести бизнес удаленно. Виртуальный офис позволяет сотрудникам работать из любой точки мира. Нет привязки к юридическому или фактическому адресу организации. Один менеджер может находиться на территории России, другой - в Европе. При этом все коммуникации осуществляются через интернет за считанные секунды, так как персонал общается внутри единый корпоративной сети.
• Снижение финансовых затрат. Сотрудники могут работать из дома или коворкинга, поэтому компания экономит на покупке/аренде офисного пространства и коммунальных услугах. Найм персонала из удаленных городов России и мира может сопровождаться значительным снижением заработной платы. Уменьшается число командировок и, как следствие, представительские расходы.
• Быстрый старт. С одной стороны, компаниям не требуются большие финансовые вложения для открытия офиса или представительства. С другой стороны, процесс создания виртуального офиса, например, подключение IP-телефонии и электронной почты занимает не больше 1 рабочего дня. Сделать все необходимые настройки могут как сами сотрудники компании, так и технические специалисты провайдера.

«Некоторые компании отказываются от виртуальных офисов из-за вероятных технических проблем, возможного снижения взаимопонимания и взаимодействия внутри компании на расстоянии. Могу сказать только одно, все зависит от качества интернет-канала и тех сервисов, которые выбирает компания для своих сотрудников. Поиск надежного и проверенного провайдера услуг - одна из ключевых задач при создании виртуального офиса», - комментирует Иван Павлов.

Как открыть виртуальный офис?

Самый простой способ, чтобы открыть виртуальный офис или представительство в другом городе и даже стране, подключение виртуальных телефонных номеров. Сегодня провайдеры IP-телефонии предлагают большое число виртуальных мобильных и городских номеров. Причем городские номера могут быть представлены в коде абсолютно любого города России и мира.

«Наша компания уже давно использует в работе IP-телефонию. Мы подключаем виртуальные номера тех стран, где работают наши иностранные клиенты и партнеры. Мы открываем иностранные виртуальные представительства нашей компании в удаленных от России странах и заявляем о своем присутствии на новых рынках, осуществляем международную деятельность без командировок и поездок сотрудников, что сейчас особенно актуально», - рассказывает Наталия Комарова.

С помощью виртуальных номеров компания Measoft уже представлена на рынках США, Кении и Великобритании. Все коммуникации с клиентами и партнерами из этих стран ведутся удаленно, звонки обрабатываются операторами компании из разных городов России и других стран.

Кому нужен виртуальный офис?

• начинающим предпринимателям для открытия компании с минимальными вложениями.
• филиалам одной организации для создания единой корпоративной телефонной сети.
• фирмам, которые работают в одном регионе/стране, для выхода на новые рынки.

Часто виртуальные офисы подключают интернет-магазины для поддержания имиджа стабильной и надежной компании с офисом и городским номером телефона. Также их используют медицинские и обучающие центры, сервисы службы доставки и логистики, агентства недвижимость, колл-центры и т.д.

Если вы запускаете пилотный проект и хотите оценить потенциал нового рынка, планируете открыть бизнес в интернете и перейти на удаленную модель предпринимательской деятельности, виртуальный офис поможет вам оптимизировать бизнес-коммуникации и выстроить процессы взаимодействия с клиентами, партнерами и коллегами в соответствии с требованиями вашей компании. Подключайте телефонные номера в Телфин и открывайте виртуальные офисы со скидкой 21% до конца этого года.