1 января 2021 изменились правила работы с дистанционными сотрудниками. Трудовой Кодекс дополнился статьями 312.6 – 312.9, а статьи 312.1 – 312.5 действуют в новой редакции. Изменений довольно много, рассказываем подробно и экспертно :)

Самое главное в трёх абзацах

Удалённая работа теперь может быть не только постоянной, но и временной — но не больше шести месяцев. Работу в офисе и дома можно чередовать — такая удалёнка называется периодической. Снижать зарплату при переводе на удалёнку нельзя — такого права у работодателя нет, но он может уволить работника, если тот не вышел на связь в течение двух или более дней.

Договорённости о дистанционной работе надо фиксировать. Режим рабочего времени, его периодичность и продолжительность (при временной работе) определяется трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, коллективным договором или локальным нормативным актом. Трудовой договор и соглашение об изменении условий работы можно заключить путём обмена электронными документами.

Бывают ситуации, когда перевод сотрудника на удалёнку может произойти без его согласия — это катастрофы, производственные аварии, чрезвычайные ситуации или решения местных властей (например, памятный Указ Мэра Москвы №96-УМ). В таком случае работодатель должен обеспечить сотрудника всем необходимым для работ или компенсировать соответствующие затраты. Если у работодателя такой возможности нет или работа не может происходить удалённо, то время, в течение которой работа не выполняется, считается простоем. Трудовой кодекс говорит, что в таком случае выплачивается ⅔ от зарплаты, но если трудовой договор предусматривает оплату в большем размере, то приоритет имеет договор.

Что такое дистанционная (удалённая) работа?

Это работа, при которой одновременно соблюдаются два условия:

1. трудовая функция выполняется не по месту нахождения работодателя — головного офиса, филиала, стационарного рабочего места или территории, которая прямо или косвенно находится под контролем работодателя;

2. работник и работодатель общаются через интернет и сети связи общего пользования (почта, телеграф, телефон).

Сроки «временных трудностей»

Дистанционная работа может быть постоянной или временной. Временная удалёнка, в свою очередь, может быть непрерывной — в пределах шести месяцев — или периодической (эту неделю дома, потом неделю в офисе, потом повторить).

Если работодатель переводит сотрудников на удалёнку без их согласия, то срок такого перевода должен закончиться, когда исчезнет основание для него (катастрофа, стихийное бедствие, указ мэра).

Как принять на работу дистанционного работника

Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами. Документы, предусмотренные 65 статьёй Трудового Кодекса (паспорт, СНИЛС, диплом, трудовую книжку) можно передать работодателю в электронной форме, если работник и работодатель используют усиленные электронные подписи.

При этом высылать на бумаге экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к нему работодатель будет только на основании письменного заявления работника. Это нужно сделать не позже трёх рабочих дней со дня получения заявления (в прошлой редакции закона говорилось: не позже трёх календарных дней со дня заключения трудового договора).

Если работник поступает на работу впервые, то получить персональный номер в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС) ему нужно самостоятельно. С правилами трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными актами, касающимися работы, тоже можно ознакомиться в электронном виде.

Приказ о приёме на работу дистанционного работника

Оформляется по унифицированной форме, например №Т-1, или по форме, разработанной работодателем. Основанием для издания приказа является трудовой договор. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора: например, при использовании формы №Т-1 в строке «Условия приема на работу, характер работы» нужно написать, что работник выполняет трудовую функцию дистанционно.

Соблюдаем формальности

При приёме на дистанционную работу — до подписания трудового договора! — нужно ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и другими документами, о которых мы говорили в позапрошлом абзаце.

В бумажную трудовую книжку (если она ведётся) сведения о трудовой деятельности дистанционного работника вносятся по его желанию. Для этого работодатель должен как-то её получить — например, по почте заказным письмом с уведомлением.

Как составить трудовой договор с дистанционным работником

Содержание договора должно соответствовать 57 статье Трудового Кодекса. Обязательно должно быть условие о выполнении работником трудовой функции дистанционно — на постоянной основе или временно.

Место работы дистанционного работника в договоре указывается в общем порядке, специальных требований в законе нет.

Содержание трудового договора с дистанционным работником

Прежде всего, надо прописать порядок взаимодействия работника и работодателя:

• в течение какого время надо подтверждать получение электронных документов (если коммуникация происходит путём обмена ими);
• если стороны не обмениваются электронными документами, то как именно они общаются и как будет подтверждаться предоставление информации друг другу.

Также надо указать порядок предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и других отпусков.

Если работник для работы использует собственное оборудование, программы и средства защиты информации, то это надо компенсировать и возместить соответствующие расходы — а в договоре написать: как, когда, сколько. Конечно, при условии, что работник использует всё это с согласия или ведома работодателя и в его интересах.

Кроме того, в договоре можно закрепить:

• режим рабочего времени;
• продолжительность и/или периодичность дистанционной работы;
• при временной дистанционной работе — условия и порядок вызова работника на стационарное рабочее место (например, в офис);
• при временной дистанционной работе — условия и порядок выхода на работу по своей инициативе;
• дополнительные обязанности работодателя по охране труда.

Как временно перевести работника на удалёнку без согласия работника

Временный перевод допускается, если:

• наступили обстоятельства непредвиденного характера (производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, эпидемия);
• органом госвласти или органом местного самоуправления принято соответствующее решение.

Срок перевода не может превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), из-за которого работодатель принял такое решение — так говорится в законе, а мы переводим на понятный человеческий: удалёнка закончится, когда закончится наводнение или настанет срок, предусмотренный указом.

Вносить изменения в трудовой договор в таких ситуациях не требуется. Но надо:

1. обеспечить работника всем необходимым для работы;

2. обучить его работе с оборудованием, программами и всем прочим, что нужно для работы;

3. возместить ему соответствующие расходы, если они будут.

Кроме того, необходимо принять приказ о таком переводе и указать:

• почему это происходит;
• кого переводят;
• на какое время;
• кто на чём будет работать и как будет компенсироваться использование личного оборудования;
• другие моменты, связанные с организацией труда переводимых на удалёнку.

Как организовать труд дистанционных работников

Чуть выше уже встречалось, но не грех и повторить: работодатель обязан обеспечивать работника на удалёнке необходимым оборудованием и программами. С согласия или ведома работодателя можно использовать собственное оборудование и софт — за это работодатель обязан выплачивать компенсацию и возмещать соответствующие расходы.

Дистанционного работника можно направить в служебную командировку. Учёт рабочего времени и оплата труда производятся по общим правилам. То, что сотрудник работает не в офисе, а дома, не может являться основанием для снижения зарплаты.

В некоторых случаях работодатель и работник должны использовать усиленную электронную подпись — например, при заключении, изменении или расторжении:

• трудового договора;
• дополнительного соглашения к нему;
• договора о материальной ответственности;
• ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

В остальных случаях взаимодейcтвовать можно путём обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Например, при:

• ознакомлении работника с документами, которые по закону должны быть оформлены на бумажном носителе или с которыми его знакомят под подпись (к примеру, локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника);
• обращении дистанционного работника к работодателю с заявлением о предоставлении информации.

Режим рабочего времени дистанционного работника

Режим рабочего времени надо установить в трудовом договоре, потому что если этого не сделать, то работник установит его по своему усмотрению.

Порядок предоставления отпуска зависит от условий работы. Если работа выполняется на постоянной основе, то отпуск регулируется трудовым договором в соответствии с действующим законодательством в части трудового права. Если же дистанционная работа выполняется временно, то в дело вступает 19 глава Трудового Кодекса.

Охрана труда дистанционных работников

Работодатель обязан:

• расследовать несчастные случаи на производстве и вести их учёт;
• подчиняться предписаниям Роструда и надзорных органов;
• обеспечить обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• знакомить работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием работодателя.

Других обязанностей по обеспечению безопасных условий труда нет.

Как уволить дистанционного работника

Оснований для увольнения два:

1. Работник без уважительной причины не выходит на связь с работодателем больше двух рабочих дней подряд (отсчёт времени начинается со дня запроса работодателя). Впрочем, работник и работодатель могут договориться и о большем сроке. По данному основанию работодатель по своей инициативе вправе уволить работника, который работает дистанционно как постоянно, так и временно.

2. Работник переехал и поэтому не может работать дистанционно на прежних условиях. В таком случае работодатель вправе прекратить трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу постоянно.

Ну вот, теперь другое дело, всё ясно и понятно :)

Хлопот и кадровых процедур, понятное дело, меньше не станет, но на бумаге можно сэкономить, да и команду строить теперь легче. Кнопка, например, уже вовсю пользуется — наша география сейчас выглядит вот так:

Если наш рассказ вам пригодился — посылайте нам лучи добра, будем в них греться.

А если вы думаете, что мы могли бы стать партнёрами и делать великие дела вместе, то пишите на [email protected], обязательно обсудим :)

—

Разобрался в тонкостях — Саша Гапеенков, юрист Кнопки.

Рассказал всем — Станислав Николаев, маркетолог.

Все статьи мы анонсируем в Телеграме. Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь :)