О том, как облачные технологии решают проблемы документооборота и меняют подход к его организации, рассказал Антон Аникин — генеральный директор компании «Андок», известной своими решениями по управлению процессами, документами и поручениями на базе системы электронного документооборота (СЭД) DocsVision.

О компании и уникальности облачных услуг

Компания «Андок» — сертифицированный партнер «ДоксВижн» — предлагает решение собственной разработки в рамках услуги СЭД DocsVision доступной в модели SaaS. Решение прошло тестирование сотрудниками «ДоксВижн» и доступно из каталога вендора. Для максимальной безопасности и надежности данных клиентов виртуальная инфраструктура услуги по аренде DocsVision размещена в облаке «ИТ-ГРАД» (IaaS), на базе ЦОД DataSpace уровня Tier III.

«Облачные услуги по документообороту, предлагаемые «Андок», уникальны, аналогов решению нет на рынке. Услуга DocsVision в облаке доступна из каталога партнерских решений компании «Доксвижн», что подтверждает факт применимости и работоспособности сервиса. Предлагая продукт, мы защитили его обоснованность и актуальность для бизнеса». Антон Аникин, генеральный директор ООО «Андок»

Добавим, что «Андок» отличается системным подходом к управлению проектами, в реализации которых используется гибкая методология AGILE. Это лишний раз доказывает соответствие современным тенденциям управления проектами.

От анализа рынка к реализации продукта

Прежде чем предлагать новый продукт, расширяя линейку услуг, необходимо проанализировать рынок, оценить востребованность решения, учесть риски, подойдя к вопросу с полной готовностью.

«Мы не сразу перешли к созданию решения. Изучили тенденции, оценили динамику использования облачных услуг с учетом российского и зарубежного опыта. Провели маркетинговые исследования и собрали показатели по интересу.Позже изучили смежные секторы, включая облачные бухгалтерские системы, системы бюджетирования, в частности 1С в облаке. Явная заинтересованность бизнеса в облачном подходе послужила толчком для дальнейшего развития. После чего мы вышли на рынок с собственным решением». Антон Аникин, генеральный директор ООО «Андок»

Как показывает практика, использование облачных технологий снижает затраты на владение продуктом. Но, помимо уменьшения расходов, очевидны и другие преимущества. На примере услуги «DocsVision в облаке» пользователь получает готовое решение, где подключение происходит за день, а не длится месяцами, как это бывает с проектами формата on-premise. Отдельно отметим возможность предоставления дополнительных мощностей. Дело в том, что клиенты зачастую не располагают собственным оборудованием, а те, кто располагает, сталкиваются с необходимостью самостоятельного обслуживания и поддержки, что сложно и проблематично. Проще купить облачную услугу, получив одновременно готовое решение и правильно настроенные мощности.

Надежный поставщик — залог успеха

Чтобы документооборот в облаке справлялся с множеством проблем, необходимо решить вопрос, связанный с защитой информации. На практике это проще сделать, доверившись надежному поставщику облачных услуг.

«До обращения в «ИТ-ГРАД» мы работали с другим партнером. К сожалению, задачи, связанные с защитой данных и предоставлением необходимых мощностей, не решались должным образом. В случае с «ИТ-ГРАД» мы получили гарантированную доступность, защищенную инфраструктуру и возможность гибкого управления ресурсами». Антон Аникин, генеральный директор ООО «Андок»

«DocsVision в облаке» — особенности облачной услуги

Услуга «DocsVision в аренду» или «DocsVision в облаке»—законченное решение, способное повысить эффективность работы предприятия, что обуславливается увеличением производительности сотрудников и существенной экономией средств. В основе решения лежит адаптированная под российские стандарты платформа DocsVision, признанная лучшей платформой СЭД в России.

Что получает клиент, используя «DocsVision в облаке»? В первую очередь — готовое решение множества задач по работе с документами, бизнес-процессами и поручениями. Мощные инструменты, такие как справочники, конструкторы и дизайнер бизнес-процессов, уже встроены в платформу и позволяют без программирования вносить необходимые изменения в решение. В состав услуги входит сервер, готовый к работе с задачами электронного документооборота, и онлайн-доступ из любой точки мира в удобное время.

Рисунок 1.Обзор облачной инфраструктуры «DocsVision в облаке»

На виртуальной машине клиента установлена ОС WindowsServer, SQL-сервер редакции Express или Standardв зависимости от типа услуги и количества автоматизированных рабочих мест, система документооборота с компонентами, необходимыми заказчику, а также почтовый сервер, обеспечивающий отправку электронной корреспонденции и уведомлений на почтовые ящики клиентов. В состав услуги входит бэкап виртуальных машин и, если требуется, резервное копирование штатными средствами SQL.

Используя тонкий клиент (веб-браузер), пользователь подключается к СЭД, авторизуется и приступает к задачам. Система позволяет выполнять моментальный поиск документов,контролировать исполнение поручений конкретного сотрудника, отдела или подразделения в виде наглядных отчетов и напоминаний:

Рисунок 2. Пример отчета в системе«DocsVision в облаке»

Отметим, что используемая в основе решения платформа кастомизируется за счет множества встроенных справочников, возможностей допрограммирования и редизайна бизнес-процессов. Интерфейс позволяет выполнять доработку решения, изменять дизайн карточек, настраивать права доступа, автоматизировать бизнес-процессы по усмотрению клиента. Эти и другие возможности входят в состав услуги.

«Клиент получает готовый сервис, внутри которого лежит законченное решение с набором тестовых данных, используемых по собственному усмотрению. В случае необходимости выполняется донастройка силами клиента или с привлечением специалистов «Андок». Часть настроек происходит согласно тарифу, а при глобальных конфигурациях выполняются доработки, отдельно оплачиваемые в рамках консалто-часов или путем обращения к любому партнеру DocsVision». Антон Аникин, генеральный директор ООО «Андок»

Заключение

Услуга «DocsVision в облаке» доступна в модели SaaS,обеспечивает полноценную работу с готовым решением в выделенной виртуальной среде, позволяя автоматизировать бизнес-процессы, необходимые для эффективной работы любой компании. Решение по размещению SaaS-сервиса на платформе специализированного IaaS-провайдера демонстрирует зрелость поставщика облачных сервисов с точки зрения специализации на качестве программной реализации и гарантирует надежную реализацию инфраструктурного уровня. Используя универсальный облачный сервис, которому нет аналогов, организации смогут снизить затраты на владение системами и с легкостью справиться с задачами электронного документооборота.