19:46
0 C°
Пробки:   1
$
77.7325
85.7389

Кадровые документы: что должно быть в порядке

17 февраля 2020 года
4121
Кадровые документы: что должно быть в порядке

Нанять хорошего сотрудника — непростая задача для бизнеса. Иногда за долгим поиском своего специалиста предприниматель забывает о важном — о кадровом делопроизводстве.

Большим компаниям, у которых есть целый штат бухгалтеров и отдел кадров, который всё знает и умеет, правильно оформить отношения с работниками несложно.

Что делать предпринимателю, у которого нет даже одного специалиста для работы с кадровыми документами? Как избежать штрафов? Об этом рассказывает Кнопка

Если спросите у поисковика «необходимые кадровые документы», получите внушительный список вариантов. С половиной из них вы в жизни не встречались. Часть документов нужна не всем компаниям, часть является необязательной. Да и что с ними делать — большой вопрос. А может, тогда и не стоит заниматься бумажками? 

Зачем приводить в порядок кадровые документы? 


- Зафиксировать отношения с работником, чтобы избежать недопонимания или спорных ситуаций. Это очень важно, потому что почти все споры между работником и работодателем заканчиваются в пользу сотрудника. 

- Защититься от штрафов и других санкций. Проверка Трудовой инспекции может быть плановой и внеплановой, например, после обращения сотрудника в инспекцию с жалобой. При проверке с большой вероятностью можно получить административный штраф. На должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 ₽; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽. С графиком плановых проверок по Москве можно ознакомиться на сайте Роструда. 

Чтобы защитить свои интересы, работодателю нужно помнить: 

- каждое «движение» сотрудника должно быть учтено и зафиксировано. Начиная с найма, заканчивая переподготовкой и увольнением. 

- держите в порядке хотя бы минимальный список документов. 

Какие кадровые документы нужно держать в порядке?


Законом не определено понятие «кадровые документы» и в Трудовом кодексе не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. С учётом практики мы определили примерный список. Не можем обещать, что Трудовая инспекция стопроцентно избавит вас от внимания. Но если держать в порядке хотя бы эти документы, спать спокойнее точно можно :) 

1. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. При оформлении трудового договора один подписанный экземпляр выдаётся на руки сотруднику, второй остаётся у работодателя. 

2. Трудовые книжки и книги по их учёту. Трудовая книжка — основной документ. Сотрудник обязан предоставить её при приёме на работу, если вы оформляете трудовой договор. Если это первая работа, вам нужно завести для сотрудника трудовую книжку. А если места в книжке не хватает, заполняют вкладыши. Новые трудовые книжки и вкладыши фиксируют в приходно-расходной книге. 

Запись о получении книжки заносится в книгу учёта трудовых книжек. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью. 

При увольнении работник расписывается в книге учёта трудовых книжек. Если подписи не будет, недобросовестный сотрудник может обратиться в суд и взыскать свой среднемесячный доход за период, пока его книжка якобы находилась у вас. Если работник ни в какую не приходит за трудовой книжкой, даже после вашего письменного уведомления, составьте акт о том, что в день увольнения выдать книжку невозможно, отправьте её сотруднику по почте письмом с описью вложений. 

3. Личные карточки сотрудников. Часть данных вносят при приёме, часть в ходе работы, завершают реквизитами документа об увольнении. 

4. Штатное расписание. Это документ показывает не фактическую, а планируемую штатную расстановку в компании. Сформировать нужно в конце календарного года на следующий — так показываете, какие должности и в каком количестве нужны вам для полноценной работы. В течение года можно вносить изменения. Количество сотрудников по факту может отличаться: если в штатном расписании 4 позиции продавца, а в компании работает 3 — это нормальная ситуация.

5. Табель учёта рабочего времени. Отработанное время обязательно должно учитываться. По табелю бухгалтер рассчитывает заработную плату.

6. График отпусков. Утверждается не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. Если не вести график, может получится, что несколько сотрудников одновременно соберутся в отпуск. Или будет сложно договориться о сроке отпуска с конкретным работником — в итоге он уйдёт в неудобное время или совсем не сходит в отпуск. 

7. Нормативно-правовые акты компании:

- Правила внутреннего трудового распорядка — документ определяет отношения между работником и работодателем. На него будет ориентироваться инспекция труда во время проверок. 

- Положение о защите персональных данных работников. Закон обязывает работодателя держать в порядке операции с персональными данными своих работников. Такая работа требует особого внимания: поэтому мы рекомендуем обращаться в специализированные компании, которые помогут защитить ваш бизнес. 

- Положение об оплате труда и премировании, если нет в Правилах внутреннего трудового распорядка. Подтверждает обоснованность выплаты или невыплаты премий, доплат или надбавок.

8. Документы по охране труда. К ним, например, относятся правила и инструкции по охране труда, о мерах пожарной безопасности. Чтобы разработать документы, нужно обратиться в специализированную организацию, она должна быть аккредитована.  

9. Приказы. От работодателя для передачи распоряжений сотрудникам. Ну это и так все знают :) 

Первая группа  — приказы о трудовых отношениях и существенных изменениях условий работы. 

О приёме на работу

О переводе на другую работу

Об увольнении

О поощрении/премировании/награждении работников

Вторая группа — приказы, оперативно регулирующие работу. 

О направлении в краткосрочную командировку

О применении дисциплинарного взыскания

О направлении на обучение

10. Приказ об утверждении формы расчётного листа. Законом форма расчётного листка не установлена, работодатель может определить форму этого документа сам. При выплате работодатель обязан извещать в письменной форме каждого сотрудника о составных частях зарплаты, размере и основании удержаний, а также общую денежную сумму к выплате. Ведомости, записки-расчёты и другие документы о начислении и выплате заработной платы, отпускных или компенсаций тоже храните и держите в порядке. 

Сколько хранить кадровые документы? 


Какие-то документы нужно хранить 50 лет, какие-то 75. Дольше всего нужно хранить трудовые книжки, личные карточки и трудовые договоры. Мы рекомендуем хранить все документы, пока существует ваша компания. При ликвидации документы передаются в архив города.

Если есть специфика в работе вашей компании, например, смены, вахтовый метод, профессии подлежат обязательной регулярной аттестации или переподготовке, то вам нужны документы, о которых мы не рассказывали в статье — положение об аттестации, график сменности, график вахтовой работы. Кнопка проконсультирует, подготовит документы или подскажет, куда лучше обратиться за помощью.

Так как Кнопка работает удалённо, ведение и хранение кадровых документов остаётся на стороне предпринимателя. Но мы всегда подскажем, что делать, если у вас появятся вопросы.

Помните, что кадровые документы так же важны, как своевременная сдача отчётности или выплата налогов. Правильно оформленные трудовые отношения сберегут ваши деньги, время и нервы в будущем.

 

Метки: кадры, Кнопка
Раздел: Бизнес

Новости по теме

Смотреть все
Новые назначения в топ-менеджменте Росбанка
22 октября 2019
8266
Перизат Шайхина будет назначена первым заместителем председателя правления Росбанка*. Помимо координации и развития корпоративного бизнеса Перизат будет курировать бизнес на рынках капитала, а также к
Международный поисковик работы Trud.com в поисках инвестора
15 августа 2019
5016
Поисковая система в сфере трудоустройства Trud.com сегодня находится в режиме стартапа, а, значит, у инвесторов есть возможность стать причастными к развитию перспективного проекта. Стратегическая зад
В совет директоров страховой компании КАПИТАЛ LIFE вошли представители руководства Госкорпорации «Ростех», АО «Трансмашхолдинг», АФК «Система» и ООО «Союз»
3 июня 2019
5581
ООО «Капитал Лайф Страхование Жизни» (КАПИТАЛ LIFE) сообщает, что 3 июня 2019 года под председательством Президента компании Евгения Гинера состоялось внеочередное общее собрание участнико
Замминистра сельского хозяйства Дмитрий Сергеев возглавит Объединенную зерновую компанию
24 апреля 2019
6523
Гендиректором Объединенной зерновой компании назначен заместитель министра сельского хозяйства Дмитрий Сергеев, сообщает bfm.ru. Как отмечают эксперты, это назначение — ожидаемое рынком событие
Алексей Воробьев устроил фотосессию в бассейне и поделился переполняющими его эмоциями
5 апреля 2019
1434
Известный исполнитель Алексей Воробьев признался, что ему больше нравятся фотографии, на которых можно рассмотреть живые эмоции, а не студийные кадры, которые поставлены профессионалами. Очередную фот

Последние новости

Смотреть все
Компания Renault реализовала в России через онлайн-шоурум 40 тыс. автомобилей
30 марта 2020
172
С момента создания онлайн-шоурума российское подразделение французской автомобилестроительной корпорации Renault реализовало через него свыше 40 тыс. автомобилей. Данная платформа работает с 2016 года
«Ну зачем вам эта гречка?»: Игорь Ковпак рассказал об опасности для бизнеса продуктового ажиотажа
30 марта 2020
340
Игорь Ковпак, занимающий в Союзе промышленников и предпринимателей Свердловской области должность вице-президента, рассказал об опасности для бизнеса продуктового ажиотажа. По словам создателя крупной
Глава Российского союза налогоплательщиков о льготах для бизнеса из-за COVID-19: «Государство сделало всё возможное»
29 марта 2020
581
Правительство российского государства сделало всё, что было в его силах, для того чтобы малая и микро предпринимательская деятельность ощущала себя более комфортно в условиях мер, которые принима
Kia ProCeed GT, Hyundai I30N и Audi A3 Sportback признаны лучшими «заряженными» автомобилями стоимостью до 2,5 млн рублей
29 марта 2020
565
Автомобиль Kia ProCeed GT вошёл в топ-3 «заряженных» машин стоимостью до 2,5 млн рублей, представленных на российском рынке. В частности, за такое авто нужно будет заплатить 2,03 млн рубле
Kia увеличила стоимость автомобилей на российском рынке
28 марта 2020
1388
Автомобилестроительная корпорация Kia (Южная Корея) увеличила стоимость машин, поставляемых на российский рынок. В меньшей степени подорожали модели Picanto, Rio (включая версию X-Line), ценники
Следуйте за нами