За семь лет работы «Кнопки» я видел тысячи бизнесов — больших и маленьких, столичных и региональных, с историей и только что созданных, с сотрудниками и без. Все разные, все классные. И у всех есть опыт хождения по мукам и танцев на граблях. Особенно обидно, когда ошибки детские, потому что и грабли в этом случае тоже детские… А это куда больнее.

Расскажу о распространённых ошибках и заблуждениях. Люди, не делайте так! И будет вам счастье, крепкий сон и устойчивое развитие.

Итак, я не понимаю, почему предприниматели…

...Уверены, что для ООО на УСН (упрощённой системе налогообложения) «доходы» не нужны документы, подтверждающие расходы. Речь про акты, накладные, счета-фактуры, чеки, универсальный передаточный документ (УПД) и т.д.

Часто предприниматели думают: «У меня налог зависит от суммы доходов, расходы на это не влияют. А раз так, то зачем они нужны, эти бесполезные бумажки, только лишнее место занимают, в портфеле мешаются, со стола падают...»

На самом деле они нужны, потому что влияют на учёт и отчётность. Отсутствие нужных накладных легко может привести к недостоверности баланса, а это и невозможность правильно посчитать дивиденды, и проблемы с получением кредита. Кроме того, только документы подтверждают совершение сделки и исполнение обязательств. Это отправная точка при рассмотрении споров и доказательства в суде, если до этого дойдёт.

...Боятся любого запроса от налоговой. И напрасно: «письмо счастья» от налоговой совсем не означает, что вас подозревают в чём-то криминальном. Например, у налоговой может возникнуть вопрос, почему сумма налога за определённый квартал прошлого года получилась именно такая. И нередко в итоге оказывается, что перепутали накладную и завели в расходы не ту сумму. И хорошо, что это выяснилось быстро, пока большие пени не набежали.

Ещё пример: мы применяем льготную ставку по какому-нибудь налогу — у ФНС есть совершенно законное право напомнить: а подтвердите-ка. Надо подтверждать. Или может быть встречная проверка — проверяют не вас, а вашего контрагента: налоговой нужна информация о сделках другой компании, если к ней появились вопросы. Например, вы купили и учли товар по одной цене, а поставщик у себя посчитал по-другому. В таком случае налоговая запросит документы у обоих — надо отправить. И не бояться.

...Не хранят уведомление о применении УСН. Боль и беда многих. Например, если на стороне ФНС что-то пошло не так и информации об «упрощёнке» в базе налоговой нет (а такое случается!), то она будет ждать, что компания отчитается по НДС и заплатит налог на прибыль. И заветная бумажка с печатью налоговой чуть ли не единственный способ доказать, что правда на нашей стороне. А иначе действительно — НДС, налог на прибыль, штрафы и пристальное внимание налоговиков. А поменять систему налогообложения в середине года нельзя, придётся страдать до конца декабря.

...Полагаются на задние числа и думают, что в прошлом всё можно легко поменять. По идее, кассовый чек надо выдавать в момент оплаты. Понятно, что это возможно не всегда (например, при дистанционной торговле). Мы рекомендуем выдавать чек в тот же день, когда деньги пришли на счёт/карту. Но и это возможно не всегда: время 10 вечера, ты за рулём, а касса дома — не факт, что успеешь выбить чек сегодня. А выбить его завтрашним числом — по сути, то же, что расписаться в нарушении. В онлайн-кассе же задним числом чек и вовсе не пробить. Если плюнуть и совсем не пробивать — тоже нарушение.

Спешим расстроить: над прошлым мы властны не всегда. Особенно в случае трудоустройства и увольнения. Если принимаешь на работу бывшего госслужащего, который уволился не больше чем два года назад, то должен сообщить его бывшему работодателю. Закон отводит на это 10 календарных дней, иначе будет штраф до 500 000 рублей. С иностранцами ещё жёстче: срок меньше — три рабочих дня, штрафы больше — до миллиона рублей (в регионах до 800 000). И вообще кадровые вопросы надо фиксировать максимально тщательно и в моменте — тут машина времени не работает от слова «совсем».

...Не ведут, не знают и не интересуются кадровыми документами. Имя им — легион: трудовые книжки, журнал их учёта, личные карточки, штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, не говоря уж о приказах… Да, как минимум половина из этого — хтоническая архаика, но, похоже, в бизнесе и на законодательных уровнях время течёт с разной скоростью: деды так делали, вот и нам не пристало жаловаться.

Работники в компании — как зубы во рту: пока в отношениях с ними всё хорошо, то и так сойдёт, а как только что-то где-то заболело — читай: жалоба в инспекцию труда или прокуратуру, — то ой. А задним числом не оформить. Проверка, предписание, штраф. Да, скучно, да, нудно. Но надо.

...Обмениваются сканами и думают, что это электронный документооборот. Понимаю: на скучные задачи отвлекаться не хочется, времени не хватает, и вообще вся эта бумага отнимает силы и вызывает головную боль. Кто-то изобретает полумеру: давайте обмениваться сканами? А давайте!

Это, конечно, лучше, чем ничего, но даже эту договорённость надо грамотно оформить, чтобы потом не было мучительно больно: просто представьте, что вы с поставщиком разошлись в понимании ситуации. От чего будете отталкиваться? От документов. А если доказать, что скан имеет такую же юридическую силу, невозможно, то нет и документа — шансы на победу в суде резко тают. Лучше всего не переоткрывать Америку, а подключить полноценный электронный документооборот (ЭДО): просто, как электронная почта, и намного дешевле, чем почта бумажная. Ничего не теряется, доставляется мгновенно.

...Не проявляют должную осмотрительность при работе с контрагентами. Это чревато неудобными вопросами налоговой (в большом количестве), потерей времени (в большом количестве) и финансовыми потерями (ну вы поняли). Конкретно — очень вероятны штрафы, пени, доначисление налогов. Как понять, что контрагент — однодневка? Надо его проверить: убедиться, что адрес не массовый, а директор не номинальный; провести переговоры — есть ли необходимый опыт, квалификация, ресурсы?

Если этого не сделать, правота будет на стороне налоговой: она не любит «однодневок», будет считать, что вы с ними в сговоре, и раз уж она до вас дотянулась, то вы и заплатите за этот банкет. Потом можно искать справедливости в суде… Но это уже потом.

...Безответственно пользуются корпоративной картой. А ведь поначалу всё было так красиво… Это очень удобно, говорили они, представители банка. Принимают где угодно! Есть кешбэк! Можно снимать наличку в банкоматах! Всё так, вот только если снимать наличку часто и помногу или оплачивать этой картой кальянные посиделки и ежедневные покупки в «Перекрёстке», то это не только вызовет вопросы у налоговой, но и приведёт к… дополнительным расходам.

Простой пример: траты директора не соответствуют деятельности компании — потраченное считается его доходом — налоговая доначислит директору НДФЛ и страховые взносы, как с зарплаты. Получится, что реальная цена купленного подрастёт этак раза в полтора — такова плата за незнание. Как и когда налоговая узнает об этом? — спросите вы. Очень просто: во время камеральной проверки. А может, даже раньше — от банка. Банк не стукач и не желает вам зла, но о сильно сомнительных и непонятных снятиях доложить обязан, закон есть закон…

Узнали себя? Никому не говорите.

И делайте правильно — теперь вы знаете как.

Евгений Кобзев

сооснователь онлайн-сервиса для предпринимателей «Кнопка»