Очень часто время уходит впустую, и многие из нас не понимают, как его удержать. Как же научиться грамотно распоряжаться временем, чтобы его на все хватало? Какие методы и психологические приемы нужно знать и применять? Как составить эффективный распорядок дня? Ответы на эти вопросы помогут кардинальным образом изменить жизнь в лучшую сторону.

Как планировать время?

Время – самый главный ресурс. Грамотное его распределение и эффективное планирование помогают стать более успешным и востребованным специалистом. Управлять временем – особо ценный навык, который позволяет взять свою жизнь под контроль и добиться действительно высоких результатов.

Искусство владения временем – ключевой навык успешных людей

Зачем планировать?

Планирование – залог успеха во всех видах деятельности человека. Все, что успевает сделать каждый из нас за 86400 секунд, показывает, какой производительностью обладает человек. Эффективное распределение времени помогает:

• Повысить качество работы.
• Улучшить личную производительность.
• Ускорить выполнение задач.
• Быстрее достичь целей.
• Меньше ошибаться.
• Предотвратить кризисы на работе, эмоциональное выгорание.
• Повысить свой доход.
• Научиться получать удовольствие от работы.
• Улучшить качество личной жизни (взаимоотношения с родственниками, друзьями).

Перед тем, как приступить к планированию, необходимо проанализировать свой рабочий график дня и работоспособность. Признание собственной неэффективности и осознание того факта, что время действительно уходит впустую – первый шаг на пути к овладению искусством управления временем, личностному и профессиональному росту.

Анализ рабочего дня

Каждый взрослый человек заранее составляет хотя бы примерный план своего рабочего времени. Большинство из сотрудников стараются сосредоточиться на важных делах, однако основная часть времени все равно уходит на мелкие и незначительные дела. Например, на просмотр почты, разговоры с друзьями или коллегами во время работы, встречи, перекуры, звонки (не только по работе).

Как правило, дела решаются хаотично и вразнобой, причем степень важности той или иной задачи не учитывается. Очередной день проходит, а первостепенная задача оказывается нерешенной. Чтобы определить свою эффективность или неэффективность следует обратить внимание на следующие моменты:

• Какой процент дел планируется на текущий день (фиксируется в блокноте).
• Имеет ли рабочий день четкую структуру.
• Решаются ли запланированные дела дольше, чем на них было отведено времени.
• Много ли уходит дел на мелкие дела и задачи (почта, разговоры, переписка и пр.)
• В какое время суток наблюдается наиболее высокая степень продуктивности (утро, вечер, день).
• Часто ли приходится отрываться от работы в течение дня.
• Продуктивен человек или просто чем-то занят.

Корректировка рабочего графика с учетом этих ключевых моментов заставляет пересмотреть подход к решению ежедневных задач. Многие люди начинают понимать, что большая часть времени действительно уходит в никуда. Звонки по телефону, ничего не значащие разговоры с коллегами, затянувшиеся перекуры, длительные перерывы на кофе просто воруют время, отвлекают от важных задач и делают человека непродуктивным.

При неэффективном планировании времени рабочий день проходит впустую

Причины, почему время уходит впустую

Специалисты по тайм-менеджменту выделяют несколько важных причин, почему время уходит впустую:

• Потеря вещей

Согласно исследованиям, около 4 часов в неделю уходит только на то, чтобы отыскать телефон, документ, блокнот и другие вещи столе. Порядок на рабочем столе и дома значительно оптимизируют трудовой процесс и делает человека более собранным и продуктивным.

• Встреча

Встречи деловые и личные могут стать пожирателями времени из-за собственной непунктуальности. Часто бывает так, что встречи затягиваются, а полезной информации в них всего на 5 минут. При личных контактах о времени вообще очень легко забыть. Важно устанавливать четкие временные границы каждой встречи и научиться вести диалог продуктивно.

• Телефон

Телефон – главный пожиратель времени. Незапланированные звонки, звонки по поводу «только уточнить» или переспросить, простое пролистывание телефона или зависание в мессенджерах почти полностью дестабилизирует человека.

• Перерывы

Перерыв необходимо делать только для отдыха. Все остальное – коллега отвлек или кому-то просто не с кем поговорить – следует исключить из рабочего процесса.

• Откладывание на потом

Постоянное откладывание на потом приводит к нулевому результату. Как показывает практика, если человек не взялся за дело в течение первых суток, то эта задача так и останется нерешенной. Здесь важно «переступить» через себя и воспитать в себе привычку делать все сразу.

• Рутинная бумажная работа

Рутинная работа съедает огромное количество времени. По мере возможности ее следует делегировать кому-нибудь, а свое время посвятить более важным делам.

• Кризисы

Кризисы и большое скопление работы наблюдается тогда, когда человек занимает пассивную позицию и ждет, что кто-то придет и сделает все вместо него. Необходимо взять на себя ответственность за все, что происходит на работе и в личной жизни, а возникшие проблемы следует рассматривать лишь как этап на пути к успеху.

• Привычка «Все брать на себя»

Не следует пытаться всю работу сделать самому. Если есть возможность или кто-то предлагает помощь, то нужно «поделиться» делами. Взваливание всей работы на себя очень часто приводит к хронической усталости и эмоциональному выгоранию.

• Искажение информации

Очень часто люди используют в работе недостоверную информацию, а потом вдруг в середине рабочего процесса понимают, что все придется переделывать. Поэтому лучше немного больше времени потратить на поиск правдивых сведений, чем все переделывать заново.

Человека на работе постоянно окружают пожиратели времени

Как изменить свои привычки?

Осознание проблемы пустой траты времени – это всего лишь первый шаг. Гораздо труднее изменить привычки и начать планировать свой день совсем по-иному. Как утверждают психологи, на формирование новых привычек уходит 21 день. В этот период важно осознанно подходить к планированию, контролировать свою деятельность и действовать согласно новой модели работы со временем.

Правила «отношения со временем»:

• Перестать находит оправдания и постоянно извинять себя. Очень часто от сотрудников можно услышать «У меня было мало времени» или «Мне нужно было больше информации» и т.д. Когда человек перестает искать оправдания и причины неудач, тогда формируется совсем иное отношение к жизни и приходит понимание того, насколько ценным ресурсом является время.
• Перестать постоянно отвлекаться на телефон, звонки, новости, разговоры и пр. Следует завести себе правило: ничего лишнего, пока не будет сделано дело до конца.
• Уделять достаточно много внимания планированию своего дня. Большинство людей просто держат в голове «основные» дела, требующие незамедлительного разрешения. Они знают, что в первой половине дня они будут работать над проектом, потом встречаться с начальником или клиентами, а остальное пойдет, как обычно. Планирование требует детального расписания, чем, сколько и в какое время нужно заниматься работой, домашними делами, отдыхать и пр.
• Сформировать навык делить большие задачи на более мелкие. Многим огромные проекты кажутся просто непосильными. Человек, еще не приступив к работе, мысленно себя настраивает, что не справиться. В итоге время затягивается, продуктивность сотрудника падает, задача остается не решенной. Если разбить проект на более маленькие задачи, то он становится не таким «страшным» и вызывает, скорее, рост мотивации, чем сомнения.
• Начинать работу нужно с самых больших и трудных, порой неприятных дел, а потом уж приступать к легким и любимым задачам. Такой подход экономит массу рабочих часов и дает полное ощущение того, что человек является хозяином времени.

В вопросе формирования новых привычек относительно планирования времени очень важную роль играет психологический аспект. Внутренние установки, заниженная самооценка, негативное восприятие снижают личную эффективность, заставляют сомневаться в собственных силах, компетенциях, и, как следствие этого, время опять уходит безвозвратно.

Психологические советы, как изменить свою модель поведения:

• Поменять слово «надо» на «на я хочу». Понятие надо подразумевает под собой необходимость что-то делать обязательно. Это своего рода принуждение, перед которым человек ставит барьер и сопротивляется, как может. Если «надо» заменить на «я хочу» появится мотивация и желание искренне что-то сделать.
• Научиться сосредотачиваться только на том, что можно выполнить именно сейчас. Трудные большие дела часто человека подвергают в состояние стресса. Мысли о том, как же завершить огромный проект или сдать весь отчет по итогам года, человека приводят в ступор, и он опять начинает сопротивляться и откладывать сложные дела на потом. Следует сосредоточиться только на том участке работы, который можно выполнить именно сейчас. Если задачу решать много раз каждый день, то в итоге она решится.
• Перестать быть перфекционистом и разрешить себе ошибаться. Некоторые сотрудники настолько стремятся к совершенству и боятся ошибок, что готовы чуть ли не по 100 раз перепроверять документацию, отчеты, программы, в который в итоге все равно найдутся недочеты или пробелы. Такой подход держит человека все время в напряжении и «заставляет» ошибаться вновь и вновь. Когда сотрудник внутренне расслабляется и забывает о своем перфекционизме, он с легкостью делает работу максимально качественно.
• Планировать отдых. Высокая продуктивность напрямую связана с тем, как человек умеет качественно отдыхать. Бесконечная тяжелая работа подвергает человека в депрессию, состояние нервного напряжения и потери баланса в жизни. Это приводит к ощущению собственной беспомощности и неуправляемости временем. Человек словно становится заложником работы и никак не может повлиять на свою жизнь. Поэтому в планировании важно четко указывать время на отдых. Парадоксально, но согласно последним исследованиям, наиболее продуктивные работники работают меньше, а отдыхают больше.

Время всегда стоит рассматривать как ценный ресурс, а не как неуправляемую стихию. Осознанный подход к распределению времени дает ощущение гармонии и порядка в жизни, помогает быть более сфокусированным и продуктивным.

Успех – результат упорной работы над собой

Квантование времени, или как составить эффективный план на день

Успевать делать большое количество дел в течение дня и при этом не чувствовать усталости – цель любого современного человека. Классическое планирование, к которому привык каждый из нас, примерно выглядит следующим образом:

1. 9 00 – 13 00: работа – написание текстов, программирование, создание иллюстрации и пр.
2. 13 00 – 14 00: обед
3. 14 00 - 16 00: написание отчета, переговоры с заказчиком и прочий вид работы, отличный от утренней деятельности.
4. 16 00 – 18 00: основная работа – написание текстов, программирование и пр.

Такой график является непродуктивным. Уже за первые два часа беспрерывной работы сотрудник очень устанет, а к обеду будет без сил. В случае если он плотно пообедает, то в послеобеденные часы его будет клонить на сон, а продуктивность будет низкой. А дальше в течение дня еще – ниже.

Домой такие работники приходят «еле живые» с массой невыполненных дел на работе.

Чтобы составить максимально эффективный план рабочего дня следует применять метод квантования.

Квантование предполагает разделение времени на отрезки одинаковой продолжительности, например, по 30 мин. Любое дело должно длится не менее одного кванта, а затем сменятся другим видом деятельности, также продолжительностью в 1 квант.

Используя квантование, расписание, приведенное выше, можно изменить соответствующим образом:

• 9:00-9:30 - Программировать базу данных
• 9:30-10:00 - Писать отчет
• 10:00-10:30 - Программировать базу данных
• 10:30-11:00 - Читать документацию
• 11:00-11:30 - Программировать базу данных
• 11:30-12:00 - Писать документацию
• 12:00-12:30 - Программировать базу данных
• 12:30-13:00 - Писать документацию
• 13:00-14:00 - Обед
• 14:00-14:30 - Программировать базу данных
• 14:30-15:00 - Писать отчет
• 15:00-15:30 - Программировать базу данных
• 15:30-16:00 - Читать документацию
• 16:00-16:30 - Программировать базу данных и т.д.

Квантование помогает выстроить эффективный рабочий график

Такое распределение рабочего времени по сравнению с первоначальным имеет ряд преимуществ:

• Продолжительность конкретного вида деятельности занимает не больше 30 минут. Человек не успевает устать от однотипной работы
• Частая смена видов деятельности является лучшим отдыхом для любого сотрудника. Человек не только не устает, но и отдыхает от более сложных дел.
• Рабочий день по такому графику является насыщенным, динамичным и более позитивным.

Стоит отметить, что квант допустимо растягивать до максимального значения, которые человек определяет для себя самостоятельно. Например, в случае 30-минутного кванта, максимум может составлять 40-45 минут. Также, если задача легкая и знакомая сотруднику, то квант следует уменьшить до 10-15 минут. Конкретные значения подбираются каждым человеком индивидуально.

Чтобы достичь действительно значимых результатов в вопросе грамотного планирования, следует прежде всего определить приоритеты в жизни. Сосредоточенность на конкретных целях и на том, что действительно важно в настоящий момент, правильная организация рабочего дня и полноценный отдых способны сделать человека успешным и счастливым.