Тайм-менеджмент как наука располагает целым рядом инструментов и техник. Но не все они будут работать эффективно и стимулировать человека на дальнейшую плодотворную работу. В чем же заключаются основные принципы управлением времени? Какие методики тайм-менеджмента являются наиболее эффективными.

Самые эффективные техники тайм-менеджмента

Современный тайм-менеджмент располагает большим разнообразием техник. Но это на значит, что все они будут эффективны для человека даже с самой высокой мотивацией и работоспособностью. К выбору методики следует подходить осознанно и объективно оценивать свой внутренний потенциал и ресурсы.

Человек должен выбрать ту технику, которая работает именно для достижения собственных задач

Основные принципы управления временем

Каждый человек, который стремится овладеть техниками тайм-менеджмента, должен четко для себя уяснить, что любая методика управления временем состоит из трех базовых компонентов:

• Расстановка приоритетов. Перед тем, как приступить к выполнению задач, нужно определить, какие из них самые сложные, важные и значимые.
• Планирование. Решение задачи подразумевает системный подход: разработка детального плана, определение микроцелей, выставление временных рамок.
• Структурирование и анализ. В процессе выполнения задачи важно отслеживать промежуточные результаты и корректировать выбранную стратегию работы.

Большинство методик тайм-менеджмента является комбинацией всех трех компонентов.

Самые эффективные методы

Прежде чем приступать к изучению техник, важно понять, что методика – это всего лишь инструмент, который может работать, а может и нет. Важно не просто соблюдать все правила той или иной методики, нужно еще и мотивировать себя на каждодневное действие.

Вечернее планирование

Техника подойдет тем, кто не привык рано вставать и начинать свой день со составления планов. В конце рабочего дня или вечером следует записывать план работы на завтра. Так можно распределить свою нагрузку и сразу же после пробуждения начать работать над поставленными задачами. В планировании должны отражаться все дела, которые возможно решить в течение дня.

Например, такое планирование может выглядеть следующим образом:

Вторник:

• Душ 7 00 – 7 30
• Завтрак 7 30 – 8 00
• Звонок маме 8 00 – 8 15
• Работа над проектом 8 15 – 11 (с перерывами по полчаса в 9 00, 10 00)
• Чтение литературы 11 00 – 12 00
• Обед и пр.

Методика позволяет четко осознать, куда уходит время и как можно избежать его лишней траты. К тому же, она помогает эффективно контролировать себя, свои действия и управлять «пожирателями» времени, которые очень часто ставят в зависимость человека и отвлекают его от важной работы.

N минут

Эта техника – прекрасный способ борьбы с прокрастинацией, которой, к сожалению, страдают большинство людей на планете. Прокрастинация подразумевает вечное откладывание дел на потом, несмотря на то, что они могут быть действительно важными и требующим скорейшего разрешения.

Техника заключается в том, чтобы хотя бы несколько минут 1, 2, 5 или больше заставить себя работать над задачей. Так у человека возникает возможность передумать, и начать работать осознанно и эффективно. Кроме того, этот метод помогает:

• Изменить свой подход к организации рабочего процесса
• Ощутить себя хозяином времени
• Развить чувство контроля над ситуацией и над жизнью в целом
• Преодолеть психологический барьер
• Повысить свою продуктивность, а вместе с ней и мотивацию

Количество минут с каждым днем нужно увеличивать, пока человек не найдет оптимальное время для выполнения каждодневных задач, связанных с общей целью. Важно на волне энтузиазма не перегружать свой организм и периоды работы органично чередовать с отдыхом. Как только человек «впишется» в свой идеальный график, работать станет намного легче, мотивация будет расти вместе с работоспособностью.

Четкие дедлайны

Четкие дедлайны подразумевают под собой сдачу работу в строго определенный срок. Такой подход мобилизует человека, заставляет задействовать все свои ресурсы и быть максимально продуктивным. Отсутствие же четких сроков расслабляет человека, делает цель более размытой и в итоге не реализованной. Кроме того, дедлайн – отличный способ борьбы с прокрастинацией и очень часто становится отправной точкой для первого шага по направлению к достижению цели. Очень важно уметь самому себе выставлять сроки. Тогда работа идет более продуктивно. Однако, как показывают исследования Массачусетского технологического института, внешние дедлайны, установленные начальством, действуют гораздо эффективнее и заставляют человека всеми силами взяться за работу. Если человек работает на себя, то внешним руководителем, устанавливающим дедлайн, может стать близкий друг или родственник.

Кроме того, четкие сроки помогают грамотно организовать рабочий процесс, чтобы человек не испытывал чрезмерных нагрузок и не успевал слишком расслабляться.

Любая задача должна иметь четкий дедлайн

Мелкие задачи

Методика заключается в том, чтобы выполнять мелкие задачи в момент их возникновения. Их ни в коем случае нельзя откладывать на потом, до тех пор, пока не появится свободное время. Именно мелкие незначительные дела обладают поразительной способностью накапливаться в огромных размерах. И выполнение их займет гораздо больше времени и сил, чем своевременная работа над ними. В качестве примера легких задач можно привести следующие - проверка электронной почты, разбор корреспонденции, написание ответных писем, рассылка сообщений и пр.

Автофокус

Автором методики является Марк Форстер, которые считает, что работать эффективно можно только без принуждения. Дедлайны, по мнению автора, вызывают отвращение у большинства людей, и они воспринимают работу как навязывание со стороны, что, конечно же, вызывает отторжение. Суть метода «Автофокус» заключается в умении работать без четких сроков. Марк Форстер предлагает выписать все дела в один список. Затем медленно читать его, пока взгляд не сфокусируется на чем-то одном. Объем, важность и значимость задачи не имеет никакого значения. Важно выбрать именно то, к чему есть желание работать именно в этот момент. Если выбранное дело удалось закончить до конца, его следует вычеркнуть, если – нет, то его нужно перенести в конец списка, и вернуться к нему тогда, когда возникнет желание.

«Сделай это завтра»

Это еще одна техник от Марк Форстера, которая помогает не распыляться на разные дела, а сфокусироваться на главной задаче. Автор методики всю деятельность делит на настоящую работу и обычную занятость. Настоящая работа связана с достижениями главных целей в жизни, как правило, они реализуются в сфере бизнеса или в рамках определенной профессии. Здесь в полной мере можно проявить свои знания, навыки и проявить свой профессионализм. Настоящая работа является сложной, потому что обязывает часто выходить за рамки комфорта и искать новые пути решения задач. Очень часто она вызывает внутреннее сопротивление, поскольку заставляет все время меняться и работать над своей личностью.

Занятость, по мнению Марка Форстера, - это откладывание решения важных задач ради повседневных мелких дел, которые никак не связаны с достижением глобальной цели. Именно занятость мешает зарабатывать деньги и не дает реализоваться внутреннему потенциалу человека. Чтобы этого не произошло, Марк Форстер предлагает все время возникающие задачи, которые, как кажется многим, являются очень важными и требующим сиюминутного разрешения, откладывать на завтра. Сегодня же следует сосредоточиться на решении основных дел, запланированных на сегодня.

Человек работает продуктивно тогда, когда не испытывает давление со стороны окружающих

Деление глобальной цели на мелкие задачи

Часто случается так, что из-за сложности задачи человек вообще не приступает к ее решению. Она ему кажется непосильной и невыполнимой. Начинается все с откладывания на потом, но потом так никогда и не наступает. Время идет, а цель так и остается недостигнутой. Чтобы не пугаться трудностей, следует разложить задачу на маленькие этапы, прохождение которых не является сложным. Преодоление каждого шага вселяет в человека уверенность. Задача перестает казаться невыполнимой и начинает медленно решаться.

Например, «запуск нового проекта» звучит громко и пугающе. Сразу же представляется огромный объем работы, к которому человек не знает, с какой стороны подступиться. Но если разложить запуск на этапы, то все становится простым и понятным:

• Анализ целевой аудитории – 1 шаг
• Разработка плана мероприятий – 2 шаг
• Привлечение финансовых средств – 3 шаг
• Аренда помещения и оборудования – 4 шаг
• Анализ ожидаемой эффективности проекта – 5 шаг
• Создание финансовой отчетности – 6 шаг

Когда задача «покрывается» конкретикой, она уже не кажется такой невыполнимой и трудной.

Глобальные задачи следует делить на более мелкие

Концентрация на одной задаче в фиксированный промежуток времени

В сфере интеллектуального трудна многозадачность плохо работает. Гораздо важнее сосредоточиться на решении одной задачи. Ученые из Стендфордского университета провели исследования, в ходе которого выявили, что когда человек одновременно занимается двумя делами, например, пишет отчет и разговаривает по телефону, то продуктивность его падает: он хуже запоминает информацию, не может сосредоточиться и не доводит начатое до конца. И самое важное – ему трудно определить, какая информация действительно важная, а какая нет.

Если работать над одной задачей, то результат будет гораздо выше. Поэтому для решения каждой задачи следует выделять определенное время. Только выполнив одно дело до конца, можно приступать к решению другого.

Методы фиксированного времени

Эти техники включают методы работы по таймеру. Кому-то такой способ покажется слишком радикальным, а кого-то таймер сильно мотивирует и заставляет выдать самые высокие результаты.

• Техника Помидор

Помидором называет промежуток времени, равный 30 минутам. Из них 25 минут отводится на работу, а 5 – на отдых. Эту систему разработал студент Франческо Чирилло. Во время учебы он никак не понимал, почему он не достигает никаких результатов в учебе, если он большую часть дня посвящает обучению.

30 минут – стандартный промежуток времени. Его можно удлинять или же сокращать в зависимости от индивидуальных особенностей человека. То же самое можно делать и с отдыхом. Главное – не нарушать чередований работы и отдыха. Отдыхать нужно так, чтобы вообще не думать о работе.

• 90 на 30

Суть этого метода точно такая же, как и техники Помидор. 90 минут отводится на выполнение работы, 30 – на отдых. Точно так же работает метод 52 на 17.

Методы фиксированного времени напоминают технику строгих дедлайнов, только время тут ограничивается гораздо жестче. А промежутки отдыха, которые идут сразу же после работы, призваны разгрузить мозг человека, восстановить центральную нервную систему, сменить вид деятельности и просто отвлечься.

Методы фиксированного времени подойдут тем, кто готов четко соблюдать временные рамки и умеет быстро переключать внимание, контролировать свои мысли и быстро включаться в рабочий процесс после отдыха.

Техника 9 дел

Техника основана на способности человека расставлять приоритеты в решении задач. Суть техники заключается в том, что каждый день человек должен выполнить одну большую задачу, 5 целей поменьше и 5 мелких дел. Большая ежедневная задача, как правило, связана с глобальной целью, 3 задачи относятся к разряду профессиональной деятельности. Последнюю категорию обычно составляют домашние дела. Такой подход позволяет каждый день работать над поставленной целью и не упустить из виду большое количество мелких дел, которые всегда откладываются и накапливаются в больших количествах.

Вариантом этой техники является метод 3 дел Криса Бейли. Он предлагает каждый день решать по 3 задачи, помогающие достичь глобальной цели. Принцип направлен на достижение долгосрочных целей. Подойдет тем, кто по роду своей деятельности должен выполнять большое количество монотонной рутинной работы.

Техники фиксированного времени требуют высокой организованности от человека

Матрица Эйзенхауэра

Суть метода заключается в том, что все дела распределяются по 4 категориям. Распределенные таким образом задачи представляют собой квадрат, поделенный на 4 сектора:

• Важные и срочные дела – это то, что нужно сделать в первую очередь. Работа в этом секторе подразумевает выставление строгих дедлайнов. Невыполнение таких задач повлечет за собой негативные последствия.
• Важные и несрочные дела – это то, что необходимо запланировать. Такие дела не имеют строгих дедлайнов. Как правило, они связаны с личностным ростом и состоянием здоровья. Это могут быть занятия спортом, изучение программирования и пр.
• Неважные, но срочные дела – это то, что можно кому-то поручить. Это сектор представлен рутинными делами, которые не требуют специальных навыков и знаний. По большей части это домашняя работа, для выполнения которой можно нанять «нужных» людей. В качестве примера можно привести такой вид деятельности, как публикация постов в блог, приготовление еды, стирка одежды и пр.
• Неважные и несрочные дела – это то, что с легкостью можно и нужно удалить без особого ущерба основной цели. Такие дела не помогают в решение основных задач. Они, как правило, воруют время и делают человека малоэффективным. К этой категории относятся такие дела, как пролистывание социальных сетей, компьютерные игры, просмотр телепередач или сериалов. Лучше от таких дел отказаться и вовсе.

Матрицей Эйзенхауэра трудно пользоваться каждый день. К ней рекомендуется периодически обращаться, особенно в те моменты, когда наблюдается завал в делах и потеряны ориентиры, что нужно сделать в первую очередь, а что можно проигнорировать.

Хронометраж

Система была разработана экономистом Глебом Архангельским. В ее основе лежит понимание того, эффективно ли расходуется время или его можно где-то сократить, а часть задач вообще исключить за ненадобностью. Поэтому планирование должно проходить в три этапа:

• Фиксация. В течение 2-3 недель важно следить, сколько времени уходить на решение важных задач и наблюдать за собственной эффективностью.
• Найти важное (анализ). Здесь важно проанализировать, сколько занимает времени решение определенных задач и можно ли каким-либо путем улучшить свою эффективность или сэкономить время. Важно также понять, где время вообще уходит в пустую.
• Составление плана. На основе проведенного анализа нужно составить максимально эффективное планирование.

Каждая техника тайм-менеджмента по своей сути уникальна. Однако перед выбором какого-либо метода, нужно его «примерить», поскольку его эффективность напрямую зависит от индивидуальных особенностей человека.