Расстановка приоритетов – мощный инструмент тайм-менеджмента, позволяющий грамотно спланировать свой рабочий день, сэкономить время и ресурсы. Но очень часто человеку трудно сориентироваться в большом количестве дел и задач. Какие задачи можно считать приоритетными и каким критериям они должны соответствовать? Какие методы расстановки приоритетов являются самыми эффективными в современном тайм-менеджменте? Каких правил следует придерживаться, чтобы не попасть в «ловушку приоритетов»?

Технология выбора приоритетных целей

Расстановка приоритетов – один из самых мощных инструментов тайм-менеджмента. Умение увидеть главное и отделить от второстепенного значительно экономит время и помогает более рационально использовать ресурсы. К тому же, расстановка приоритетов позволяет найти и осознать свою настоящую цель в жизни и не откладывать ее реализацию на потом.

Расстановка приоритетов помогает сэкономить время и ресурсы

Зачем расставлять приоритеты?

Приоритетные задачи требуют больше сил, времени, повышенной концентрации внимания и сосредоточенности. Как правило, такие цели определяются интуитивно, но очень часто человек не в состоянии понять, что на самом деле важно, а что нет. В итоге тратятся энергия, ресурсы и время, а главная цель в жизни остается недостигнутой.

Расстановка приоритетов как один из действенных инструментов интернет-маркетинга не дает человеку затеряться в повседневной суете и «застрять» среди нескончаемых рутинных дел.

Кроме того, принцип расстановки приоритетов дает человеку ряд преимуществ:

• Эффективность использования сил и ресурсов. Время, силы и энергия человека не безграничны. Человек, постоянно работая, устает, периодически теряет мотивацию, а его производительность падает. В сутках у каждого из нас всего 24 часа, из них 8 часов тратится на сон. Кроме того, большинству из нас для достижения цели не хватает не только времени, но и ресурсов, инструментов или материалов. Если научиться грамотно расставлять приоритеты, то даже малое количество ресурсов можно использовать с максимальной пользой.
• Улучшение конечных результатов. Перед человеком стоят, как правило, неоднородные задачи. Одни несут позитивные изменения в жизни человека, другие могут вообще никак не влиять на жизнь человека. Например, изучение программирования гарантирует хорошую профессию и высокий заработок, а вот протирание пыли в квартире никак не повлияет на будущую жизнь. Расстановка приоритетов позволяет сосредоточиться именно на тех задачах, которые максимально положительно влияют на жизнь человека.
• Упорядочивание дел. Ежедневно современный человек сталкивается с большим количеством самых разнообразных дел. В итоге он впадает в депрессию, не знает, за что хвататься и просто «тонет» в делах и проблемах. Если правильно расставить приоритеты, то многие дела отпадут сами собой и останутся только те, которые играют важную роль в жизни человека. Человек же избавляется от напряженности и начинает более спокойно относиться к делам.
• Гармония и баланс в жизни. Расстановка приоритетов помогает человеку найти жизненно важную цель, сферу реализации своего потенциала. Ведь добиться успеха легче всего там, где чувствуешь свое призвание. Благодаря расстановке приоритетов можно сосредоточиться на том деле, которое вызывает неподдельный интерес.

Приоритетные задачи всегда требует большего количества времени и ресурсов

Критерии приоритетности

К сожалению, в мире нет единого универсального критерия приоритетности. Каждая конкретная ситуация требует индивидуального разрешения и подхода. Например, в некоторых случаях начинать работу надо с самых приятных дел, в других – с самых сложных или важных. Тем не менее в современном тайм-менеджменте выделяется несколько основополагающих критериев приоритетности.

Важность

В тайм-менеджменте важными считаются те задачи, решение которых способно менять жизнь человека к лучшему. Этот критерий считается самым главным при расстановке приоритетов. Различают также понятия важная цель и важная задача.

Важная цель – это цель, которая соотносится с главными ценностями человека. Например, цель открыть свой интернет-магазин будет очень важной для человека, который на первое место ставит материальное благополучие. Для того, кто хочет посвятить свою жизнь творчеству или духовному развитию, такая цель не будет являться важной. Однако если цель не выражает главные ценности человека, то ее достижение не принесет никакого удовлетворения человеку.

Важная задача – это такая задача, которая на шаг приближает к достижению главной жизненной цели. Она также должна соответствовать ценностям человека. В контексте предыдущей цели «открыть интернет-магазин» одной из задач может быть выбор домена и хостинга для сайта, настройка системы оплаты и пр. А вот уборка в квартире будет считаться совсем неважной целью, однако это не значит, что вообще не надо убираться.

Срочность

Срочность подразумевает ограничение выполнение задачи во времени, то есть выставлении дедлайнов. Как правило, невыполнение работы в срок приводит к потере прибыли, негативным последствиям, неприятностям на работе и пр. Этот критерий важно применять ко всем текущим делам, иначе есть риск, что большая часть из них не будет выполнена вообще. Особенно важна срочность, если речь идет о взаимодействии с окружающими людьми, клиентами, партнерами. Срочность мобилизует человека, позволяет сохранить свою репутации и не застрять среди огромного количества каждодневных дел.

Затраты

Затраты – это то количество времени, сил, энергии и ресурсов, которые тратятся на решение конкретной задачи или для достижения определенной цели. Приоритетными считаются те дела, где уровень затрат будет самым низким. Например, купить холодильник можно в двух магазинах бытовой мебели. Но один из них берет за доставку 500 рублей, а другой доставляет вообще бесплатно. Естественно, что приоритетным считается тот вариант, где холодильник доставят бесплатно.

Планируемые результаты

Планируемые результаты – это те результаты, которые человек ожидает получить. Критерий показывает, какую выгоду получит человек после завершения дела. Чтобы не разочароваться в конечном результате, всегда стоит объективно оценивать ожидаемую выгоду и не предъявлять завышенных к себе требований.

Эффективность

Эффективность определяется как отношение ожидаемого результата к затраченным средствам (ожидаемый результат следует разделить на ожидаемые затраты). Именно по эффективности следует оценивать приоритетность задачи, потому что этот критерий помогает достигать хороших результатов при минимальных затратах.

Экологичность

Еще одним важным критерием определения приоритетности задач является экологичность. Это понятие подразумевает под собой соответствие целей и задач моральным нормам и духовным ценностям общества. Неэкологичная цель отрицательно сказывается на внутреннем состоянии человека. Таким образом, чем экологичнее выбор человека, тем он будет более счастливым и удовлетворенным после ее достижения.

Приоритетные цели должны соответствовать базовым ценностям человека

Методы расстановки приоритетов

Сегодня существует огромное количество расстановки приоритетов. Однако все методики носят рекомендательный характер и будут «работать» далеко не для каждого человека. Каждый должен выбрать для себя то, что соответствует его характеру, способностям и индивидуальным особенностям.

Самая важная задача

Это одна из самых простых техник расстановки приоритетов в личном тайм-менеджменте. На данный момент следует определить самую важную задачу и начать работать над ней. После ее выполнения нужно перейти к следующей задаче и т.д. Эта техника не требует никаких списков, а выбор приоритетных задач происходит интуитивно.

Метод Шваба

Метод Шваба – это еще одна из достаточно простых техник расстановки приоритетов. От человека требуется составить список дел в порядке важности. Пронумеровать и начинать работать над каждой задачей поочередно. Рекомендуется в течение дня выполнять не более 6 приоритетных задач, хотя многие психологи и специалисты в области тайм-менеджмента говорят, что количество запланированных дел на день, не имеет никакого значения.

Метод 1-3-5

Суть методики заключается в том, что на определенный день планируется только 9 задач. Первая из которых является самой важной, три последующие – не имеющие повышенной важности, и пять остальных – второстепенные. Например, список дел, составленных согласно методу 1-3-5, будет выглядеть примерно так:

1. Закончить проект
2. Дописать отчет
3. Сходить в парикмахерскую
4. Забрать посылку
5. Позвонить маме
6. Сходить в магазин за продуктами
7. Протереть пыль в квартире
8. Отписаться от рассылок
9. Ответить на сообщение Светланы (коллеги)

Матрица «усилия – отдача» (усилие –влияние)

Техника служит для оценки эффективности запланированных дел. Для методики используются две шкалы. По первой оцениваются усилия, нужные для выполнения задач, а по другой – влияние на общие достижения. Приоритетными будут те задачи, которые позволяют добиться максимальных результатов с минимальными усилиями.

Матрица «усилия – отдача» будет выглядеть следующим образом:

Метод АБВГД

Техника позволяет определить последствия, с которыми человек столкнется при выполнении или невыполнении задач. Все задачи следует разбить на 5 групп.

• А – сюда относятся очень важные дела. Их невыполнение повлечет за собой серьезные негативные последствия.
• Б – обязательные дела. Их невыполнение также повлечет за собой отрицательные последствия, но не такие сильные, как при невыполнении дел из группы А.
• В – необязательные дела. Их невыполнение не имеет вообще никаких последствий.
• Г – дела, которые можно поручить своим сотрудникам или коллегам.
• Д – дела, которые можно вообще не делать.

Задачи в каждой группе нумеруются и выполняются по очередности, начиная с самой важной.

Например:

1. Создать блок СТА – А1
2. Адаптировать под мобильную версию – А2
3. Согласовать замечания по макету – Б1
4. Сделать ТЗ для программиста – Б2
5. Нарисовать схему работы – Г
6. Навести порядок в шкафах – Д

Метод многокритериальной оценки

Технику следует применять тогда, когда перед человеком стоит сложный выбор. Например, человек хочет купить стиральную машину, но не знает какую. В этом случае товар следует выбирать по следующим критериям:

• Цена
• Энергопотребление
• Доставка
• Загрузка

В отношении личного тайм-менеджмента метод используется следующим образом:

1. Сначала составляется список критериев
2. Каждый критерий имеет свое значение («вес»). Сумма всех критериев не должна превышать единицу.
3. Все задачи оцениваем по критериям при помощи 3-бальной шкалы (1 – плохо, 2 – хорошо, 3 отлично)
4. Оценку умножаем на вес критерия и складываем результат

Главное – правильно определить приоритеты

Расстановка целей и ценностей

Обычно основные цели и ценности человек определяет интуитивно, однако не всегда такой подход является объективным. Для того, чтобы результат был более точный, лучше использовать матрицу целей и ценностей, которая составляется на основе многокритериальной оценки, описанной выше. Только оценивать каждую цель нужно в соответствии с той или иной ценностью. Для этого можно использовать следующую шкалу:

• 0 – не влияет на ценности
• 1 – влияет слабо
• 2 – влияет сильно

Затем можно провести расчет, два каждому критерию соответствующий вес:

Семья – 0, 3, финансы – 0,2, карьера – 0,3, здоровье – 0, 2

Цель – поездка на море

1. Семья - 2 (вес)
2. Финансы - 0 (вес)
3. Карьера – 0 (вес)
4. Здоровье – 0 (вес)

Итого – 0,6

Цель – покупка мебели

1. Семья - 2
2. Финансы – 0
3. Карьера – 0
4. Здоровье – 0

Итого – 0,6

Цель – получение второго высшего образования

1. Семья – 0
2. Финансы – 1
3. Карьера – 2
4. Здоровье – 0

Итого – 0,8

Цель – стать руководителем отдела

1. Семья - 0
2. Финансы – 2
3. Карьера – 2
4. Здоровье – 0

Итого – 1

Цель – бросить курить

1. Семья – 0
2. Финансы – 0
3. Карьера – 0
4. Здоровье – 2

Итого – 0, 4

Результат рассчитывается следующим путем: оценка умножается на вес и все складывается. Например, в случае с целью «получение второго высшего образования»: 1*0,2 +2*0,3 = 0,8.

Чем выше результат, тем более приоритетная цель получается.

В зависимости от расчетов выбирается приоритетная цель и начинается работа над ней.

Как расставить приоритеты правильно

Однако в процессе расстановок приоритетов можно наткнуться на множество ошибок. Чтобы избежать этого, следует придерживаться несколько простых правил.

1. Расстановка приоритетов должна преследовать конкретную цель. Задачи сами по себе не могут быть приоритетными. Они становятся такими в контексте более глобальных целей и ценностей. Если человек так до конца и не осознает для чего он расставляет приоритеты, то все составления списков, таблиц, матриц станет пустой тратой времени.
2. Всегда нужно искать свою технику. В тайм-менеджменте не существует универсальных инструментов. Каждый метод имеет свою область использования, а также преимущества и недостатки. Метод 1-3-5 совсем не подойдет тем, кто каждый день выполняет по 40 дел. Нужно искать именно ту технику, которая будет подходить для решения собственных проблем.
3. Следует научиться разделять важные и срочные дела. Очень многие люди срочные дела ставят наравне с важными, однако они, как правило, не имеют никого отношения к достижению главной цели. Цели наподобие «купить продукты» и «написать код для программы» не могут иметь одинаковую важность. Важные цели – это такие цели, достижение которых меняет жизнь человека к лучшему.
4. Не стоит поддаваться новому впечатлению. Новые задачи, мысли и проекты очень часто кажутся более важными, чем предыдущие, а срочные – самыми важными, чем те, которые не имеют четких дедлайнов. Но такое мнение, как правило, оказывается ошибочным. К анализу каждой задачи нужно подходить максимально осознанно.
5. Всегда следует соблюдать баланс. Очень часто люди бросают все усилия для достижения одной глобальной цели. Остальные задачи просто игнорируются. Однако жизнь предназначается не только для достижения какой-то одной цели, а для множества задач. Концентрация на одной задаче делает жизнь человека однобокой и монотонной. Расстановка приоритетов должна сохранять баланс между всеми сферами жизни человека.
6. Все задачи и цели не могут быть приоритетными. Если все задачи считать одинаково важными, то расстановка приоритетов вообще теряет всякий смысл. Из общего количества дел следует выделить не более 30% приоритетных задач.

Расстановка приоритетов помогает навести порядок среди всего разнообразия дел, когда человек попросту не знает за что хвататься и как все успеть. Этот инструмент помогает повысить личную эффективность и работоспособность. Позволяет поддерживать мотивацию на высоком уровне.