Среди всех техник современного тайм-менеджмента система кайдзен выделятся своим восточным подходом к планированию дел. Сегодня она приобретает все большую популярность среди жителей планеты. В чем же особенности системы кайдзен? За что ее так любят и какие преимущества она дает в сфере личностного роста и тайм-менеджмента?

Японская система кайдзен и организация времени

Кайдзен – эффективная система управления временем и ресурсами. Во многом знаменитое «японское» экономическое чудо Японии после Второй Мировой войны появилось именно благодаря этому принципу планирования дел. Кайдзен до сих пор очень популярен в среде японских предпринимателей, но система также используется в сфере личностного развития и тайм-менеджмента.

Кайдзен – система принципов и взглядов, повышающая личную эффективность

История и философия кайдзен

Япония – одна из тех стран, которые больше всего пострадали во время Второй Мировой войны, не считая Советского Союза. Крупные предприятия практически были полностью разрушены. К тому же, жилые дома, больницы, школы по всей стране нуждались в скорейшем восстановлении. Усугубили положение и две ядерные катастрофы. Японские власти стали активно думать, как можно в кратчайшие сроки восстановить почти полностью уничтоженную страну.

Весь мир с удивлением наблюдал, как Япония собственными усилиями восстанавливала свою экономику, социальные структуры и налаживала общественную жизнь. Именно в послевоенные годы все подходы и методы, используемые для «оживления» Японии, были оформлены в единую систему кайдзен.

В 1986 г. вышла знаменитая книга Маасаки Имаи «Кайдзен: ключ к успеху японский компаний» и сразу же стала мировым бестселлером. А уже в 1993 г. философия кайдзен разошлась по всему свету и до сих пор с успехом применяется в области личностного роста, тайм-менеджмента и психологии.

Философия кайдзен опирается на необходимость ежедневного кропотливого труда. Она не подразумевает быстрых скачков или решений каких-то глобальных проблем, не говорит о головокружительных результатах, не обещает быстрого успеха, а настраивает человека на тяжелую работу. Согласно кайдзен, ежедневное выполнение задач, связанных с глобальной целью, в конце концов приведет человека к желаемому результату. Сами японцы образно называют кайдзен философией трудолюбивой черепахи, которая медленно, но верно ползет к своей заветной цели.

Кайдзен подразумевает:

• Маленькие конкретные шаги и действия, которые необходимо выполнять каждый день
• Бережное отношение к ресурсам и материальной базе
• Уважение к людям
• Порядок, чистоту и соблюдение рабочих алгоритмов во всем
• Поощрение инициативы

В чем суть системы кайдзен?

Говоря простыми словами, кайдзен – это набор техник и методов, которые использовали японские руководители после Второй Мировой войны для восстановления Японии. Само слово состоит из двух японских иероглифов, которые обозначают «улучшать» и «изменять», что можно перевести как непрерывное изменение к лучшему.

Яркий пример использования принципов кайдзен является компания Toyota. На ее примере хорошо видно, что основой успешного стабильного развития является ежедневный кропотливый труд.

В современном тайм-менеджменте кайдзен подразумевает под собой грамотное планирование рабочего времени, которое обеспечивает постепенное достижение глобальных целей. Философия кайдзен отрицает «успешные» рывки, моменты озарения и гениальности, когда вдруг в человеке просыпается невиданная работоспособность, и он начинает трудиться изо всех сил, неоправданно высокую нагрузку для достижения цели в короткие сроки, выработку и нарушение оптимального сочетания периодов труда и отдыха.

Основную мысль всей философии кайдзен можно выразить фразой «двигаться медленно, но непрерывно». Но японская система управления времени имеет и другие принципы, которые затрагивают планирование, отношения с начальством и коллегами, методы решения проблем и пр.

Достижение цели возможно только благодаря упорному кропотливому труду

Основные принципы кайдзен

Для современного японца кайдзен представляет собой ряд принципов, которых следует придерживаться как дома, так и на работе. Однако система кайдзен сегодня популярна не только в Японии, но и во всем мире, потому что дает четкие и конкретные инструкции относительно планирования. А грамотное планирование, в свою очередь, является основой счастливой, насыщенной и успешной жизни.

Принцип № 1. Четко представлять портрет своих клиентов

Поскольку кайдзен – система, которая возникла в бизнес-среде послевоенной Японии, то и основные ее постулаты формулировались исключительно для предпринимателей и работников. Первый принцип означает, что следует как можно лучше узнать своего потребителя и его основные запросы.

В отношении личного тайм-менеджмента этот постулат легко трансформируется для своих целей. Исходя из этого принципа важно:

• Объективно оценить себя. Проанализировать свои слабые и сильные стороны, определить, какие качества следует развить в первую очередь, а что нужно подкорректировать. Кстати, для японцев свойственно акцентировать внимание больше на свои сильные стороны, а не зацикливаться на недостатках. Они вкладывают огромные ресурсы в собственное развитие, инвестируют только в выгодные проекты и вкладываются в человеческий капитал.
• Определить жизненные приоритеты и в соответствии с ними поставить глобальные цели. Сделать это порой бывает очень трудно. Но чем раньше человек понимает, чего ему хочется достичь на самом деле, тем больше времени у него в распоряжении для достижения своих целей.
• Обозначить ближайшие конкретные цели. Кайдзен акцентирует внимание на то, что маленькие конкретные задачи – это еще один шаг на пути к достижению большой задачи. Делать такие шаги нужно каждый день. Достигается одна цель, затем другая, третья, пока человек не придет к заветному результату.

Принцип № 2. Всегда нужно избавляться от мусора

Первоначально этот принцип означал безотходное, максимально чистое производство товаров, повторную переработку сырья и идеальную чистоту на рабочем месте.

В сфере тайм-менеджмента это принцип преобразовался следующим образом:

• Чистота и порядок на рабочем месте. Бардак на рабочем месте мешает сконцентрироваться на решении задачи, а постоянные отвлечения на поиски ручки или нужной бумаги тоже не дает сосредоточиться.
• Очистить свои мысли. Чистота должна быть не только на рабочем месте. Посторонние мысли не должны отвлекать человека от дел, поэтому следует научиться держать их под контролем. Все отвлекающие факторы нужно убрать из поля зрения.
• Очистить электронное пространство. Из своего телефона следует убрать ненужные приложения, контакты, отключить уведомления, отписаться от рассылок, которые больше не интересуют или, что еще хуже, демотивируют человека.
• Очистить свое окружение. Общение с токсичными, вечно ноющими людьми забирает не только время, но и энергию. К тому же, некоторые люди склонны к манипуляциям или используют других для того, чтобы выплеснуть весь негатив. Все это плохо сказывается на состоянии нервной системы и приводит к расстройствам и заболеваниям.

Принцип 3. Отправляться на производство

Этот принцип отличает систему кайдзен от западного способа планирования. В Европе принято пути решения проблем искать «вверху», разрабатывая новые теории. В Японии решение ищут в именно в том месте, где работают – на производстве. Чтобы отыскать корень проблем, всегда нужно смотреть, что происходит среди обычных работников: устраивают ли условия труда, есть ли конфликты и пр. Устранив проблему в самом низу, весь процесс производства значительно улучшится.

В обычной жизни этот принцип помогает понять, при каких условиях можно достигнуть того, чего хочется. Что нужно и можно исправить в текущей ситуации, чтобы хотелось работать. Это может касаться изменений как во внешней обстановке, окружении, так и в собственном характере. Для этого важно просить себя:

• Что нужно сделать конкретно, чтобы мне было удобнее работать? Например, перенести подъем с 5 утра на 7 часов. За это время организм успеет более качественно отдохнуть и работать будет легче.
• Что мне купить, чтобы хотелось работать? Например, это может быть новый рабочий стол, настольная лампа, стильный органайзер и пр. Комфортная красивая среда располагает к плодотворной работе.
• Как избежать предыдущих ошибок, чтобы продолжать работать все в том же времени? Например, не вставать слишком рано, а с вечера наводить порядок на рабочем столе, чтобы вновь хотелось работать.

Принцип 4. Опираться только на факты

Ни в бизнесе, ни на производстве, ни в сфере личной эффективности не следует опираться на ощущения, предчувствия или интуицию. Здесь основное значение имеют только строгая и научная статистика. Только факты могут более полно рассказать о динамике роста или убыли, спрогнозировать будущую стратегию и обусловить более стабильное развитие.

Например, человек все время пытается справиться со своими вредными привычками – бросить курить. Ему кажется, что он уже почти бросил это вредное занятие и всего лишь позволяет себе сделать несколько затяжек в течение дня. Однако если вести «трекер» привычек и записывать ежедневно, сколько человек выкурил, то можно увидеть совсем иную динамику или вообще ее отсутствие. Голые факты беспощадны, в то время как ощущения и предчувствия очень часто обманывают человека, искажая действительность.

Поэтому любая цель и любой план должен быть записан. Также нужно вести учет достигнутых целей, решенных задач и выполненных дел, чтобы отследить динамику. В случае ее отсутствия всегда можно скорректировать рабочую стратегию и внести поправки в первоначальный план.

Только факты могут свидетельствовать о продуктивном распределении времени

Принцип 5. Вдохновлять команду

Кайдзен всегда подчеркивает важность внимательного, уважительного и заботливого отношения к человеку. На японских предприятиях или в компаниях есть «ящики предложений», где каждый работник может опустить бумагу со своим предложением по поводу того или иного вопроса. В Японии считают, что именно рядовые сотрудники лучше всего знают, как все работает на производстве.

Каждый человек этот принцип может применить к себе следующим образом:

• Прислушаться к своему тело. Именно оно лучше всего знает, чего не хватает для полноценной работы, когда стоит отдохнуть и где намечаются проблемы. Сигналы тела никогда не стоит игнорировать. Если запустить проблемы в теле, то в скором времени это обернется серьезными заболеваниями.
• Научиться вдохновлять самого себя. Это может быть похвала или поощрение за проделанную работу. Даже небольшие награды «заставляют» человека более плодотворно трудиться. Рекомендуется вести дневник собственных успехов и ежедневно в нем отмечать свои победы. Источником вдохновения также служат одобрения со стороны близких людей или родственников, истории успеха выдающихся личностей и пр.

Принцип 6. Отказ от перфекционизма

Кайдзен акцентирует внимание на уже достигнутом, пусть и не идеальном результате, с которым можно работать дальше. Не следует ждать подходящих условий для получения идеальных результатов, таковые, как правило, никогда не появляются. Лучше сосредоточиться на текущей ситуации и делать хоть что-нибудь. Согласно кайдзену, перфекционизм – это вредное качество, которое на дает людям в полной мере работать и проявить себя.

Страх ошибок у перфекционистов настолько велик, что они в итоге вообще ничего не начинают делать. Для них важен идеальный 100% результат, но, увы, природа человека такова, что он не может постоянно трудиться на высоком уровне. Спады энергии и работоспособности неизбежны, и к этому нужно быть готовым. Чтобы побороть в себе перфекциониста, любая цель должна иметь:

• Результат минимум. Это должно быть то, что возможно сделать за текущий промежуток времени с учетом имеющихся ресурсов и возможностей. Этот показатель каждый человек устанавливает сам за себя.
• Результат максимум. Это 100% достижение цели.

При достижении минимального результата, человек может похвалить себя, при достижении максимального результата, он может гордиться собой. При таком подходе очень легко избежать ловушки перфекционизма и не пасть духом, если достичь ожидаемого результата не получается с первого раза.

Принцип 7. Искать корень проблем

В производстве этот принцип выражается в поиске самой сути проблемы, чтобы избежать ее повторения. То же самое касается личной сферы. Чтобы понять истинную причину, почему не удается достичь той или иной цели, нужно задать себе 5 главных «почему». Например, «У меня не получается делать пробежку каждое утро, почему?

• Я не могу встать рано утром
• Я поздно ложусь
• Я смертельно устаю
• У меня много работы каждый день
• Я живу далеко от работы, и много времени трачу на проезд».

Из этих ответов сразу ясна истинная причина – человек много работает, не высыпается и просто не имеет сил на пробежку. Чтобы решить проблему, можно перенести время пробежек на вечер или пойти работать на удаленку, или же сменить место жительства (уж совсем радикальный вариант).

Принцип 8. Постоянное развитие

Тут все просто. Человек никогда не должен останавливаться даже после достижения своих главных целей, постоянно стремиться к развитию и совершенству. Когда человек достигает своих целей он растет и профессионально, и духовно. Рост этот ни на минуту не должен прекращаться.

Кайдзен – искусство маленьких шагов, способное привести к большому результату

Принцип 5 «С»

Каждая «С» имеет свой смысл и может применяться как на производстве, так и в личной сфере.

1. Сортировка – разделение задач по блокам. Например, блок профессиональной и домашней работы, блок для самообразования и пр.
2. Систематизация – планирование с учетом приоритетности задач.
3. Содержание в чистоте.
4. Стандартизация – максимальная автоматизация процессов по возможности. Например, это может быть автоматическая оплата счетов, «автоматизированные» привычки, которые гарантируют слаженность действий.
5. Совершенствование.

Для чего еще применяется система кайдзен?

Сегодня кайдзен весьма активно используется в обыкновенной жизни. В частности, при помощи этой системы можно:

• Более эффективно формировать здоровые привычки. Например, заниматься спортом, правильно питаться и пр.
• Правильно организовывать свое рабочее время.
• Постепенно избавляться от перфекционизма.
• Больше уделять внимание своим сильным качествам, а не бороться со слабыми сторонами.
• Улучшить здоровье.

Система кайдзен во многом популярна по той причине, что не выставляет перед человеком высоких требований и не принуждает его к изнурительной работе. Здесь важно делать хоть что-нибудь в течение небольшого времени каждый день, а не мучить себя грандиозными планами и бешеным ритмом работы. Кайдзен по сути - искусство маленьких шагов, которое в конечном итоге приведет к большому результату.