Сегодня для большинства людей остро стоит вопрос: «Как успевать больше, а при этом времени затрачивать меньше». Очень часто упорная, изнурительная работа в течение всего рабочего дня не приносит ожидаемого результата, и человек невольно начинает разочаровываться. Проблема кроется в неэффективном распределении времени. Как спланировать свой рабочий день более эффективно? Что такое принцип Парето и где он применяется? Как закон Парето помогает расставить приоритеты, сэкономить время и бороться с хронофагами?

Принцип Парето: как эффективно организовать свой день

Сегодня в среде деловых людей вопрос личной эффективности стоит на первом месте. Одно и то же количество времени, затрачиваемое на работу, может иметь абсолютно разную результативность. Проблема заключается в расстановке приоритетов и способности направить собственные усилия на задачи, которые принесут наибольшую результативность. Помочь людям рационально использовать свои ресурсы и время помогает закон Парето, который сегодня нашел широкое применение во многих сферах жизни.

Принцип Парето помогает человеку стать более эффективным

Немного сведений из истории

Закон Парето является одним из самых главных правил эффективности. Его суть заключается в том, что небольшие затраты времени и сил приносят наибольший результат, и наоборот, большая трудозатратность имеет наименьший эффект. Сокращенно закон Парето обозначают как 80/20. То есть 20% усилий приносят 80% результата и 80% затраченных ресурсов дают лишь 20% эффекта.

В реальной жизни соотношение результативности и использованных ресурсов может иметь немного иное значение. Но суть закона от этого не меняется. Принцип служит хорошей базой для различных техник управления временем.

Впервые закон ввел итальянский социолог Вильфредо Парето, однако широкое применение принцип приобрел только после смерти своего создателя. Парето занимался социологическими и экономическими исследованиями и заметил «странное» соотношение результатов и ресурсов в процессе их использования. Это наблюдение и легло в основу закона Парето.

Джозеф Джуран стал первым, кто использовал идею дисбаланса Парето в бизнесе, что дало ему возможность в значительной степени увеличить качество своей продукции. Но свою славу закон Парето приобрел благодаря книге Коха Ричарда «Принцип 20/80: секреты достижения больших результатов при затрате меньших усилий». Автор впервые использовал этот принцип в личных целях – для поднятия собственной эффективности, экономии времени, расстановки приоритетов.

С этих пор закон Парето стал широко применяться в области личностного роста, тайм-менеджмента, повышения личной эффективности. В частности, принцип помогает:

• Расставить грамотно приоритеты
• Избавиться от ненужных действий
• Разработать «правильный» план действий по достижению результата
• Снимает с человека завышенные требования
• Позволяет довести дело до конца
• Поддерживать мотивацию и работоспособность на высоком уровне.

Так что закон Парето представляет мощный инструмент для достижения своих целей гораздо более эффективным путем.

Как правильно использовать закон Парето

Закон Парето рекомендуется использовать для работы над большими проектами, требующими решения огромного количества задач. При такой работе человек нуждается в предельной сосредоточенности и умении выбирать в первую очередь приоритетные задачи.

Принцип Парето и ABC-анализ

Закон Парето лежит в основе АBC-анализе. Этот анализ заключается в классификации задач в зависимости от их приоритетности. Все задачи распределяются по трем группа – А, В, С, где:

• А – самые важные задачи
• В – не очень важные дела, но все же их можно считать приоритетными
• С – второстепенные задачи, которые можно делегировать или отложить на потом

Следовательно, сначала выполняются задачи из группы А, затем из двух остальных групп.

Матрица Эйзенхауэра

В знаменитой матрице Эйзенхауэра также лежит закон Парето. Согласно американской технике, все задачи делятся на:

• Важные и срочные, которые требуют немедленного разрешения
• Важные и несрочные, которые следует запланировать
• Неважные и срочные, которые можно делегировать
• Неважные и срочные, которые можно вообще не делать

Используя закон Парето, успеха достичь можно гораздо быстрее

Сфера бизнеса

Закон Парето часто применяется в маркетинге. В частности, при помощи него определяют, какие 20% товаров или услуг дадут 80% прибыли, какие 20% рекламных материалов привлекут 80% потенциальных потребителей. Закон Парето в свое время лежал в основе стратегии Стива Джобса, который сократил нерентабельную продукцию компании Apple и тем самым повысил прибыль компании.

Венчурное инвестирование

Венчурное инвестирование всегда сопровождается большими рисками, и только небольшой процент стартапов приносит большую часть прибыли. То есть инвесторы вкладывают крупные суммы в малое количество стартапов, для того чтобы покрыть возможные риски и получить максимальную прибыль.

Быт и семья

Как показывает практика, в быту 20% бесполезных или ненужных веще занимают 80% места. Поэтому лучше от них избавиться, чтобы освободить пространство для остальных необходимых вещей и предметов. В отношениях между близкими людьми или дружбе закон Паретто помогает определить, какие 20% действий делают людей ближе друг к другу, а какие, наоборот, провоцируют ссоры, скандалы и вызывают негативные эмоции.

Личностное развитие

Увы, но закон Парето гласит, что 80% планов и желаний не суждено сбыться. Но стоит все же обратить внимание на 20% тех целей, которые способны преобразить жизнь в лучшую сторону, и сосредоточиться на их достижении. Важный фактор в этом вопросе – найти истинную цель своей жизни, отыскать в себе мотивацию и начать работать, соблюдая принцип Парето.

Когда принцип Парето не работает?

Однако принцип Парето приносит не только положительные изменения в жизнь человека, но может также стать источником негативных проявлений. Если лишить человека 80% ненужных, бесполезных вещей, дел, знакомств и связей, то его жизнь станет однобокой, однообразной, лишенной непредсказуемости и всего того, что делает ее такой яркой и насыщенной.

Социологи выделяют три негативных аспекта, связанных с законом Парето:

• В отдельных сферах выбор приоритетности задач не работает. Например, есть проекты, где каждый элемент взаимосвязан друг с другом, и нельзя определить, что один из них приоритетных, а другой – нет. Они требуют одинакового внимания, сосредоточенности и сроков выполнения.
• Если сосредотачиваться только на 20% товаров, услуг или запланированных целях, то качество любой сферы жизни или работы меняется не в лучшую сторону. Например, сосредоточенность только на 20% товара снижает весь ассортимент компании, делает его неинтересным и скучным, оставление 20% полезных связей превращает или приоритетных задач способно человека превратить в робота и пр.
• Закон всегда требует подтверждения. Важно убедиться, что в выбранной сфере деятельности действительно 20% усилий дают 80% результата. Возможно, в некоторых аспектах следует затрачивать все 100% усилий и ресурсов.

Таким образом, закон Парето не следует воспринимать однобоко и тратить свое время только на 20% полезных задач, целей, социальных связей. Суть принципа в том, чтобы человек научился эффективно управлять своим временем через выполнение 20% эффективных задач, но стремился все же к полноценной жизни. Навык увидеть самое главное и отказаться от второстепенного – сегодня один из ключевых в среде деловых успешных людей.

Человек всегда должен уметь отделить главное от второстепенного

Принцип Парето как эффективный инструмент планирования

В тайм-менеджменте эффективным считается тот план, который составлен с учетом принципа Парето. Если 20% процентов усилий приносят 80% результата, то в первую очередь сосредотачиваться следует на приоритетных задачах.

Расстановка приоритетов согласно принципа Парето

Знание сути закона Парето помогает быстрее справиться с расстановкой приоритетов. Это можно сделать несколькими способами.

Например, можно просто составить список из всех задач, самые важные из которых следует расположить вверху, и начать поочередно работать над ними.

Второй вариант просто больше уделять времени для решения приоритетных задач. Однако формула 20/80 слишком абстрактная и не учитывает всю степень важности дел. Поэтому лучше воспользоваться описанным ваше ABC-анализом. Для этого необходимо:

• Записать по порядку все задачи.
• Расположить задачи в зависимости от того, какую роль они играют для достижения цели.
• Разделить задачи на три группы – А (самые важные), В (менее важные), С (второстепенные задачи).

Далее время на решение всех задач рекомендуется распределять следующим образом:

1. 65% доступного времени выделяется на решение задач из группы А. Конечно, сразу все задачи охватить не удастся, поэтому желательно охватить 15% поставленных целей (при ежедневном планировании).
2. 20% доступного времени выделяется на 20% поставленных задач из группы В.
3. 15% доступного времени выделяется на решение 65% второстепенных задач.

Например, перед человеком стоят следующие цели:

• Составить курс по русскому языку

На эти цели следует потратить 65% времени – приблизительно 5, 5 часов

• Учить правила дорожного движения
• Позвонить брату
• Сходить за покупками

На выполнение этих задач уйдет 20% времени – 1, 5 часа

• Убраться в квартире
• Вымыть посуду
• Повесить шторы

На эти цели следует потратить не более 15% времени – примерно 1 час.

Итого выделяется 8 рабочих часов на выполнение 7 задач.                                                                                                                                                      Решение приоритетных задач всегда требует большего количества времени

Хронофаги

Хронофагами в тайм-менеджменте считается все то, что ворует время человека. Сюда относится общение в социальных сетях, дорожные пробки, сериалы и передачи, телефон, надоедливые и очень болтливые коллеги.

Закон Парето гласит 80% потерянного времени приходится на 20% хронофагов. В каждом конкретном случае это соотношение может иметь различное значение. Безусловно, с хронофагами следует вести самую беспощадную войну за драгоценные минуты рабочего времени.  Но для эффективности следует избавиться от 20% самых вредных хронофагов. Для этого можно действовать по следующей схеме:

1. Составить список хронофагов. Однако очень часто трудно проследить, что именно ворует время человека в больших количествах. Для этого следует провести детальное наблюдения за тем, куда уходит время. В течение 3-7 дней нужно вести подробный список своих дел и занятий, а также всех посторонних отвлечений с указанием времени. Затем составить список хронографов.
2. Все хронофаги разложить в порядке их вредности. То есть самые вредные должны находиться вверху списка, самые неопасные внизу.
3. Из самых опасных следует выделить 20% хронофагов, которые несут наибольший вред человеку. Здесь не обязательно высчитывать до секунды затраченное время. Можно просто положиться на интуицию.

Например, самыми злостными хронофаги могут быть (время указано за неделю):

• Социальные сети – 8 ч.
• Раскачка перед работой – 5 ч.
• Перекусы – 2 ч.
• Разговоры не по делу – 1 ч.
• Чтение новостей – 45 минут
• Пасьянсы – 40 минут
• Пробки – 40 минут

Первые два пункта и будут являться 20%  тех самых вредных хронофагов, которые безжалостно воруют время.

Далее следует составить комплекс мер по борьбе с этими хронофагами. Бороться с социальными сетями можно следующим образом:

1. Выходить их аккаунта
2. Отключать уведомления
3. Заходить только в определенное время

Против «раскачки» можно использовать следующие способы:

1. Никогда не заходить в интернет перед работой
2. Поставить таймер на начало работы

Через 1-2 недели нужно проверить, насколько эффективными оказались эти меры и сколько времени удалось сохранить.

Как справиться со срочными, но не важными делами?

К этой категории относятся задачи, которые не имеют отношения к самой главной цели, однако их нужно решать вовремя. В качестве примеров таких задач можно привести приготовление пищи, оплата счетов, уборка квартиры и пр.

Здесь нужно действовать точно по такому же принципу, как и с хоронофагами:

• Составить список срочных, но не важных дел. Для большей эффективности следует провести анализ таких дел – понаблюдать за собой в течение 1-2 недели и записать, сколько времени уходит на каждую такую задачу.
• Составить список. Самые затратные дела нужно расположить вверху.
• Выделить 20% самых затратных задач.

Например, человек в течение недели потратил много времени на решение следующих задач:

• Приготовление пищи – 12 часов
• Дорога на работу и с работы – 8 часов
• Уборка в квартире – 6 часов
• Поход в магазины – 3 часа
• Проверка корреспонденции, электронной почты – 2 часа
• Уроки с ребенком – 2 часа
• Уход за внешностью, одеждой, обувью – 1, 5 часа
• Уход за цветами и животными – 40 минут.

Первые три пункта составят 30% затраченного времени на решение важных, но не срочных дел. Далее следует подумать, как можно сократить время на выполнение этих задач. В этом вопросе нет универсальных методов. Но в качестве вариантов можно предложить следующие способы:

• Автоматизация. Например, можно подключить автоматическую оплату счетов и не тратить каждый раз время на эту процедуру.
• «Купить время». Например, для уборки можно нанять домработницу, а еду заказывать в ресторане, если есть такая возможность.
• Выполнять реже. Пыль в квартире можно вытирать не каждый день, а через день или вообще несколько раз в неделю.
• Не делать вообще. Совсем необязательно отвечать на комментарии в своем блоге или просматривать все электронные письма. Также можно договориться об удаленной работе, чтобы не тратить время на дорогу и пр.

Каждая подобная задача требует индивидуального решения, которое зависит от предпочтений и ресурсов самого человека.

Расстановка приоритетов – мощный инструмент по управлению временем

Как можно еще применять принцип Парето в тайм-менеджменте?

Во всех вопросах, касающегося грамотного распределения времени, следует использовать описанный выше алгоритм расстановки приоритетов.  

Закон Парето хорошо эффективно борется с:

• Постоянными отвлечениями. Отвлекаются даже самые собранные и целеустремленные люди. Но с 20% самых вредных отвлекающих факторов может справиться каждый.
• Форс-мажорными обстоятельствами. Зачастую к форс-мажорным обстоятельствам можно заранее подготовиться и придумать запасной вариант действий.
• Рабочие операции. Львиную долю рабочих операций можно ускорить, важно только определить, что можно автоматизировать или поручить другому.
• Ошибки. Большую часть ошибок можно предусмотреть заранее и составить эффективный план борьбы с ними.
• Инструменты и материалы. Если хорошенько подумать, то доступ ко многим инструментами и материалам можно значительно упростить.

Использование принципа Парето в повседневной жизни упрощает работу человека и экономит рабочее время. Необходимо научиться самостоятельно находить дисбаланс в сферах своей жизни. Диспропорции всегда говорят о том, что в этом вопросе можно что-то улучшить или упростить.