Тайм-менеджмент учит грамотно распоряжаться не только рабочим, но и личным временем. В этом вопросе порой бывает трудно отличить, какая задача является важной и первостепенной, а какая может и подождать. В чем заключается секрет успешного планирования? Почему так важно планировать и какие способы экономии времени существует? В чем особенность системы Лотара Зайверта?

Принципы управления личным временем

Грамотно планировать время нужно не только для решения рабочих задач или вопросов, связанных с общими целями. Планирование также должно включать и домашние дела, которые многие упускают из виду. Но тем не менее на их выполнение уходит огромная часть времени.

Умение управлять временем - ключевой навык успешных людей

Секрет эффективного управления временем

Для того, чтобы успешно сочетать рабочие и домашние дела, нужно постоянно совершенствовать свои навыки тайм-менеджмента. Секрет эффективного планирования заключается в том, что больше времени следует уделять тем делам, решение которых приносит наибольшую отдачу. Руководители или рядовые сотрудники могут работать одинаковое количество времени, но результаты у всех будут совершенно разные. Большинство людей думают, что если работать долго и без выходных, то непременно достигнут высоких результатов, и совершают большую ошибку. Нет никакой разницы между напряженностью и достижениями.

Работа без отдыха приводит к снижению мотивации, выгоранию и хронической усталости. Это своего рода плата за неправильное планирование и нерациональное использование времени. Такая работа принесет низкие результаты. Человек, который меньше тратит время на решение задач, выделив несколько минут или часов на отдых, покажет гораздо большие успехи.

Чтобы получить наибольшую отдачу от запланированных действий, важно воспитать в себе критическое отношение ко времени. Постоянно нужно себя спрашивать: «Правильно ли я распределил время? Куда уходит мое время? Почему я не успел завершить сегодня важное дело?» и пр.

Некритичный подход ко времени приводит к путанице. Многие люди вообще забывают, в чем цель выполнения того или иного рода деятельности. Дела делают в основном, потому что «так надо». Но люди, которые умеют грамотно организовать свое время, никогда не упускают конечные цели из виду и действуют осознанно.

Важность целей и приоритетов

Эффективность любой деятельности зависит от трех основополагающих составляющих:

• Цель
• Составление плана
• Конкретные действия

Цель задает направление и ритм работы. Ее необходимо выставлять на день, месяц, год.  Важный момент, которые многие упускают, заключается в том, что цель должна быть записана на бумаге. Если она просто болтается в голове, то это не цель, а пустое фантазерство.

Дальше следует составлять план на каждый день. Рекомендуется приступать к нему с вечера, чтобы с началом нового дня сразу приняться за дела. План должен включать в себя как домашние, так и рабочие дела. Такие списки избавляют от забывчивости, не загружают память и не дают отвлекаться во время важной работы.

Начинать решать дела следует с наиболее приоритетных задач, которые обладают максимальной отдачей. Согласно исследованиям, 80% времени люди тратят на незначительные дела, в то время как работа в остальные 20% правильного распределенного времени дает максимальный результат. Например, из 10 предложенных задач, решение только 2 принесет 80% долгожданного результата, остальные 8 будут малоэффективными. Важно найти эти самые две «прибыльные» задачи и сделать их приоритетными.

Как выделить приоритеты?

В этом вопросе важно научиться отличать важное от спешного. В противном случае возникнет привычка действовать по срочности. Рекомендуется проанализировать все задачи и распределить их по спискам:

• Самые важные дела, требующие немедленного выполнения.
• Неспешные дела, которые можно сделать, когда высвободится время после выполнения более важных дел.
• Задачи с низким приоритетом. И можно начать делать тогда, когда о них вспомнят.
• Неважные дела. О таких делах вообще можно позабыть, если, помимо них, и так много работы.

При этом важно правильно организовать рабочее пространство дома и в офисе. От этого во многом зависят высокие результаты собственной работоспособности. Занятия рекомендуется объединять в группы, схожие по своим задачам. Это поможет уменьшить текучку и скопление мелкой работы.

Секрет успешного планирования заключается в правильной расстановке приоритетов

Планирование

Главный парадокс времени заключается в том, что, когда человек тратит время на планирование, он получает его еще больше. Согласно исследованиям, час плодотворной работы над созданием планирования экономит 3-4 рабочего времени. Ежедневный вечерний анализ помогает дополнительно высвободить час времени. При планировании на следующий день важно произвести анализ уходящего дня: что удалось сделать, а что нет и почему.

При планировании важно соблюдать три важных момента:

• Оценка текущей ситуации
• Постановка целей
• Планирование

Домашнюю работу следует планировать вместе с остальными членами семьи. Не стоит надеяться на то, что дети или муж начнут что-то делать сами. Большинство людей начинают действовать только тогда, когда их об этом попросят.

Секрет грамотного планирования основывается на объективной оценке использования времени на данный момент. Поэтому важно определить эффективность управления временем, чтобы сделать соответствующие поправки в свое планирование, что в идеале должно привести к росту производительности. Однако правда такова, что большинство людей так и не понимают, на что они тратят свое драгоценное время. После серьезного анализа использования своего времени человек испытывает некий шок от осознания того, как он бездарно тратит самый главный ресурс в жизни.

Чтобы определенно точно узнать, куда уходит время, рекомендуется вести журнал учета времени, не только затраченного на работу, но и на отдых. Планирование может составляться на день, неделю или месяц. Записанные задачи затем сравниваются с реальными достижениями. При таком анализе становится понятно, что некоторые встречи можно было не проводить, некоторые дела вообще не имеют отношения к главной цели, на какой-то вопрос можно было затратить гораздо меньше времени, а что-то вообще можно было поручить своему сотруднику и пр. Таким образом, выявляется целый ряд ненужных дел. В соответствии с этим строится новое планирование.

Делегирование обязанностей

Многие люди страдают от «дурной» привычки все дела взваливать на себя. К сожалению, такой подход приведет лишь к хронической усталости и разочарованию. А между тем большого успеха достигают те, кто умеет делегировать и доверять своим коллегам или сотрудникам. Делегирование, к тому же:

• Развивает инициативность среди подчиненных
• Развивает их профессиональные навыки и качества
• Повышает уровень доверия

Умение делегировать – необходимое качество для любого руководителя, поскольку в его прямые обязанности входит стимулирование и обучение своих сотрудников. Однако делегировать – не означает взвалить на подчиненных огромный объем работы и оставлять их наедине с трудными задачами. Важно удостовериться в том, что сотрудники поняли основную цель работы и не нуждаются (или нуждаются) в посторонней помощи. Процесс выполнения работы постоянно нужно контролировать, при необходимости помогать и давать советы, требовать отчет. В случае низких результатов, работу следует отправить на доработку. Точно такого же подхода следует придерживаться в решении домашних дел.

Делегирование в значительной степени снимает нагрузку с человека, делает его более продуктивным и позволяет сэкономить большое количество времени.

Чтобы все успевать, важно научиться делегировать обязанности

Важные советы для эффективного управления временем

Резюмируя все вышесказанное, можно дать несколько важных советов по управлению временем:

• На рабочем столе всегда должен быть порядок, а работать лучше всего при закрытых дверях.
• Не стоит жалеть времени на планирование. В итоге эффективный план действий сэкономит много времени на решение задач.
• Ни в коем случае нельзя игнорировать приоритетные задачи, уделяя внимание спешным делам.
• Нужно учиться доверять и поручать рутинную работу своим сотрудникам.
• Рабочий день следует начинать с самых важных задач.
• Решение каждой приоритетной задачи требует полного сосредоточения.
• Всегда нужно выполнять дела до конца.
• В приоритете всегда должна быть правильная работа, а не правильное выполнение работы, то есть важен результат независимо от того, каким путем человек к нему придет.
• Самая важная привычка для эффективного управления временем – быть кратким, пунктуальным и понятным.
• В конце каждого рабочего дня нужно проводить анализ - какие вопросы удалось решить, сколько на это ушло времени и почему.

5 способов экономии времени

Специалисты в области тайм-менеджмента выделяют несколько важных способов экономии времени:

1. Заменить деловые встречи на звонки. Не всегда это можно сделать, но все же некоторые встречи можно легко заменить звонками. При этом высвободится время, которое затрачивается на проезд. Его можно с пользой потратить на выполнение какого-либо другого дела.
2. Свободное время тоже нужно использовать. Здесь речь идет о времени, которое человек затрачивает на то, чтобы добраться на работу или на встречу с друзьями и пр. Большинство людей во время таких поездок просто привыкли смотреть в окно. А тем временем это время можно потратить на обдумывание нового проекта или составления плана.
3. Не стоит делать лишних усилий. Большинство людей даже не подозревают сколько усилий они делают напрасно. Например, пытаются дозвониться до клиента, хотя достаточно одного звонка, чтобы понять, что он недоступен, договориться с секретарем о встрече с начальником вместо того, чтобы напрямую к нему обратиться, начинают работать над проектом, не собрав всю информацию, и его в скором времени придется переделать от начала до конца и пр. Чтобы не тратить зря времени и усилий, нужно обладать гибкостью мышления и в случае необходимости всегда использовать запасной вариант действий.
4. Никогда не нужно тратить время на ожидания, негативные мысли и домыслы. Это убивает не только наше время, но и значительно портит психику человека, расстраивает нервную систему, понижает работоспособность и просто выводит из рабочей колеи. Это время можно использовать для выполнения какой-нибудь мелкой работы – написания отчета, рассылки сообщений или же просто для отдыха, только при этом нужно выкинуть все мысли из головы.
5. Нужно учиться доверять своей интуиции. Очень часто знаменитое шестое чувство подсказывает человеку, что не стоит этим заниматься сейчас или тратить много времени на решение конкретного вопроса. Те, кто игнорирует такие внутренние подсказки, потом сокрушаются о зря потраченном времени, а еще по поводу того, что «я же знал, что так будет». Если научиться слушать свою интуицию, то это поможет сохранить массу времени. Тем более, что она помогает избегать лишней нервотрепки и ловить те редкие моменты, когда человека поджидает огромный успех.

Никогда не стоит тратить время на ожидания и негативные мысли и домыслы

Планирование по-немецки

Немецкий психолог Лотар Зайверт разработал свою систему планирования, которая, по его мнению, помогает сэкономить время и стать более эффективным. Особенно данный метод подходит женщинам, поскольку они гораздо более суетливые существа, склонные переключаться на все и сразу.

Основными положениями техники Зайверта являются:

• Каждый вечер нужно планировать дела на завтрашний день. Но планирование должно касаться примерно 60% рабочего времени. Это даст возможность успеть все сделать даже в случае непредвиденных обстоятельств (например, заболел ребенок).
• Вычислить основных транжир собственного времени и устранить их из жизни. Например, это могут быть телефонные разговоры, встречи с подружками, походы по магазинам. В первых двух случаях следует сократить время общения, а ходить в магазин следует тогда, когда там малолюдно, например, с утра (до работы).
• Передышка – прежде всего! За один час работы, когда никто не мешает и не отвлекает, можно сделать очень много работы. Но даже эти 60 минут напряженной умственной работы требуют высокой концентрации и сосредоточенности. После промежутка насыщенной работы следует дать мозгу разрядку и возможность отдохнуть. Желательно сделать перерыв, во время которого можно просто поболтать, попить чая или полежать.
• Никаких завышенных требований к себе. Некоторые люди за один день стараются объять необъятное, а потом недоумевают, что же пошло не так, почему падает работоспособность и не достигаются цели. Ставить ежедневные задачи следует в соответствии с объективными возможностями и внутренними ресурсами. Завышенные ожидания, к тому же, создают дополнительную психологическую нагрузку, которую не всегда человек способен выдержать. Неоправданно высокие ожидания способны вконец «испортить» человека, сделав его слабым, беспомощным и вечно усталым. Вместо ожиданий лучше использовать систему наград для себя даже за выполнение самых маленьких и незначительных дел. Это простимулирует человека и заставит работать еще с большим энтузиазмом.

Вопреки всеобщему мнению, главная задача тайм-менеджмента заключается не в том, чтобы наполнить день всевозможными делами с установленными сроками, а чтобы максимально разгрузить его, выкинув из графика все ненужные мелкие дела и высвободив тем самым время на отдых.