Современный тайм-менеджмент сегодня предлагает огромное количество эффективных методик по управлению временем. Однако знаменитая пирамида Б. Франклина до сих пор не теряет своей актуальности. В чем заключаются преимущества пирамиды Б. Франклина? Как распланировать свой день в соответствии с системой Франклина и повысить собственную производительность?

Система управления временем Б. Франклина

Система управления временем Б. Франклина является одной из самых старых и действенных техник тайм-менеджмента одновременно. На самом деле эта система является чем-то большим, чем просто техника управления временем. Она предполагает комплексный подход к вопросу постановки и достижения целей. Планирует не только время, но и занятость человека. Одно из преимуществ техники заключается в том, что она прорабатывает будущее человека с целью более эффективной организации настоящего момента.

Система управления временем Б. Франклина помогает шаг за шагом достичь глобальной цели

Пирамида Б. Франклина

Свою систему управления временем Франклин придумал в возрасте 20 лет и всю оставшуюся жизнь поверял ее эффективность. Он постоянно учился и много времени уделял саморазвитию и образованию. Естественно, что вопрос эффективной организации времени, всегда у него стоял на первом месте. Ответом на этот вопрос и стала его знаменитая система.

Суть техники Б. Франклина заключается в том, что наиболее важная жизненная цель разбивается на более мелкие подцели, а подцели делятся на задачи, задачи – на подзадачи. Только так, по мнению, Франклина можно добиться выдающихся результатов в жизни. Идея деления глобальной цели на более мелкие задачи выражается в его знаменитой пирамиде, состоящей из 6 этажей.

Пирамида Франклина

Первый этаж

Здесь речь идет о жизненно важных целях и задачах, которые закладывают фундамент всей будущей деятельности человека. На этом этапе важно определиться, чего же хочет на самом деле достичь человек. Примерами таких глобальных целей являются:

• Материальный достаток
• Служение людям
• Слава и высокий социальный статус
• Счастливая семья
• Познание и научная деятельность и пр.

Определение ценностных целей – ключевой момент в жизни человека. Если на этом этапе он допустит ошибку и выберет не ту цель (например, человек может выбрать материальный доход, а на самом деле он хочет служить человечеству), то в скором времени он разочаруется и все усилия будут напрасны. Цель, к тому же, может быть не одна, а несколько. Иногда выбор и поиск целей занимает достаточно много времени, потому что определиться с жизненным предназначением бывает очень сложно.

Второй этаж

Второй этаж строится, опираясь на первый, и представляет собой определение глобальной цели творческой личности. Здесь важно решить, каких конкретно результатов человек хочет добиться. Если первый этаж служит выражением жизненного смысла (зачем я живу), то второй этаж помогает осознать, как достигнуть его. Например, для хоккеиста, который выбрал для себя реализацию в спортивной сфере, высокий социальный статус и мировую славу, глобальной целью будет победа на Чемпионате мира. Тот, кто стремится иметь власть и хочет реализоваться в сфере политики, поставит себе в качестве цели победу на президентских выборах и т.д.

Третий этаж

На этом этаже пирамиды ведется активная работа по составлению генерального плана. Он должен представлять собой пошаговую инструкцию, как можно достичь глобальной цели. Хоккеист, мечтающий о всемирной славе, должен пройти все ступени спортивной карьеры – выиграть чемпионат молодежной лиги, пройти квалификационный отбор в основной состав и пр. Будущий президент должен пройти все ступени административного управления – поработать на посте мэра, губернатора, депутата, партийного руководителя и пр.

Четвертый этаж

Четвертый этаж предназначен для долгосрочного плана, который включает в себя планирование на 3-5 лет. Здесь должны быть указаны конкретные цели и сроки их достижения. Отсутствие строгих дедлайнов может привести к тому, что человек будет все время откладывать выполнение работы на потом, и в итоге так и никогда к ней не приступит. Выполнение долгосрочного плана приближает человека к реализации глобальной цели. Примером долгосрочного планирования сроком в 5 лет является учеба в престижном университете, поиск нужных социальных связей, знакомство с влиятельными людьми из сферы политики. Важно, чтобы долгосрочный план соответствовал какому-нибудь пункту генерального плана.

Время, согласно теории Б. Франклина, - самый главный ресурс, которым можно управлять

Пятый этаж

Пятый этаж пирамиды содержит в себе краткосрочный план. Сроки реализации поставленных задач здесь варьируются от нескольких недель до 2-3 месяцев. Краткосрочный план призван реализовать некоторые аспекты долгосрочного планирования. При его составлении нужно всегда спрашивать себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели и месяцы для достижений той или иной долгосрочной цели?». Если долгосрочной целью является поступление в университет (из примера выше), то в краткосрочный план должные войти такие цели, как подача документов в приемную комиссию, прохождение курсов по подготовке к экзаменам и пр. К каждой краткосрочной цели нужно обязательно указывать сроки выполнения.

Шестой этаж

Шестой этаж отводится для плана на день. Составляется он на основе краткосрочного плана (пятого этажа). Маленькие важные задачи желательно решить в течение дня, а вот крупные лучше разбить на подзадачи и решать постепенно. В примере с поступлением в университет задача «подать документы в приемную комиссию» делится на подзадачи: выяснить, какие документы нужно подать и куда, отослать документы, проверить, дошли ли они по назначению. Эти все задачи невозможно сделать за один день, поэтому распределяются по разным датам. План, как правило, составляется исходя из списка различных задач, которые были назначены на этот день в течение предыдущей недели (или двух недель).

Что делать со всеми планами?

Планы не являются некоей строго установленной данностью. Их можно видоизменять, корректировать и переносить сроки. Кроме того, их нужно периодически пересматривать и напоминать себе о глобальной цели и приоритетных задачах:

• Планирование на день может меняться в течение дня несколько раз.
• Краткосрочные планы нужно пересматривать каждую неделю.
• Долгосрочные планы проверяются и корректируются (при необходимости) один раз в 4-5 месяцев (можно и чаще).
• Генеральный план рекомендуется просматривать раз в год. Тогда же следует критически посмотреть на поставленные ценностные цели и ответить себе на вопрос: «По-прежнему ли она меня привлекает или больше нет?». При необходимости план можно подкорректировать, а вот записанные жизненные ценности стоит переосмыслить.

Временем при грамотном планировании можно легко управлять

Способы управления временем в рамках одного дня

В течение одного дня планирование следует строить исходя из типа поставленных задач. Согласно системы Б. Франклина, все задачи делятся на:

• Первоочередные
• Второстепенные
• Малозначительные

Первоочередными задачами являются те вопросы, решение которых не терпит отлагательств. Их нужно решать как можно скорее. Невыполнение таких задач влечет за собой серьезные последствия и в целом оказывают негативное влияние на жизнь человека.

Второстепенные задачи тоже требуют быстрейшего разрешения, однако ничего страшного не произойдет, если их выполнение отложиться на день или два.

Малозначительными являются те задачи, которые просто надо решить. В подобных вопросах нет строгих дедлайнов.

Время распределяется в порядке приоритетов. Его основная часть приходится на решение первоочередных задач. Только после того, как все важные задачи будут выполнены следует переходить к выполнению второстепенных задач. И наконец, если остается время, то можно заняться малозначительными делами.

Например, в течение для перед человеком стоят следующие задачи:

• Закончить написание кода для программы
• Закончить писать главу из своей книги
• Поздравить друга с днем
• Забрать куртку из химчистки
• Узнать информацию в университете об апрельских курсах по программированию
• Купить стиральный порошок и туалетную бумагу
• Ответить на электронные сообщения

Если проанализировать все задачи и задуматься над их приоритетностью, то этот список будет выглядеть следующим образом:

1. Закончить написание кода для программы. Несомненно, это самая главная и важная задача на день, поскольку непосредственно связана с профессиональной деятельностью и глобальными целями.
2. Поздравить друга с днем рождения. Поскольку день рождения друга приходится именно на этот день и поздравления только сегодня будут актуальны, эта задача также становится приоритетной.
3. Узнать информацию в университете об апрельских курсах по программированию. Эта задача является второстепенной, так как ее решение не требует срочности, но решить все же ее желательно сегодня.
4. Ответить на электронные сообщения. Этот вопрос также смело можно отнести к второстепенным.
5. Закончить главу из книги. Задача тоже является второстепенной.

Далее идут малозначительные дела, которые можно сделать в освободившееся время:

6. Забрать куртку из химчистки.
7. Купить стиральный порошок и туалетную бумагу.

Если задача остается нерешенной в течение дня, ее нужно перенести на другой день. Бывают случаи, что одна и та же задача постоянно кочует по каждодневным планам. Если такое происходит, нужно задуматься, стоит ли вообще выполнять эту задачу и правильно ли определен ее приоритет.

Если человек осознанно подходит к планированию и грамотно расставляет приоритеты, то времени обычно хватает на решение всех задач и на выполнение второстепенных дел. Но если человек не организован и хватается за все, что только можно, у него возникнет стойкое ощущение того, что времени катастрофически не хватает. Поэтому всегда следует уделять особое внимание грамотной расстановке приоритетов.

В Америке продаются специальные дневники для учета времени по системе Б. Франклина

Ведение дневника

В США продаются специальные дневники, предназначенные для учета времени по системе Б. Франклина. Первые и последние страницы предусмотрены для фиксации жизненных ценностей и глобальных планов.

Далее вначале дневника несколько страниц отводится для составления списка на год ( 4 этаж – долгосрочный план).

Перед началом каждого месяца или недели выделяется страница для таблицы, отражающий план на этот период (5 этаж – краткосрочные цели).

Для каждого дня предусмотрена своя страница для планирования (6 этаж – планирование на день). Здесь представлена таблица для записи задач, причем предусмотрена отдельная шкала для определения их приоритетности. Все дела помещаются буквами:

• А – самые приоритетные дела
• В – второстепенные дела
• С – малозначительные дела

В конце дня следует просматривать таблицу вновь и отмечать выполненные или невыполненные деля. Для этого используются следующие обозначения:

• V – завершенные дела
• Х – невыполненные дела с указанием причины

Стрелка с указанием даты обозначает, что задача перенесена на другой день.

В качестве примера можно привести следующую таблицу

Чтобы пользоваться системой Франклина, всегда следует придерживаться алгоритма работы с ней:

1. Записать, чем человек занимается «вообще» в течение недели
2. Выделить жизненные ценности и глобальные цели
3. Составить пошаговый план достижения цели (глобальный план)
4. Составить краткосрочный план и ежедневно работать над планированием для каждого дня.

После заполнения пирамиды Франклина важно сравнить свой план и записями того, чем человек занят каждый день. Если совпадений практически нет, то следует серьезно пересмотреть свой образ жизни и свой рабочий график выстроить в соответствии с планированием по достижению глобальной цели. Важно заставить себя делать именно то, что в конечном итоге должно привести к ожидаемым результатам, но если все время продолжать действовать хаотично и выполнять лишь то, что нравится, цель так и не будет достигнута.

Что важно запомнить:

• Эффективное планирование – одна из составляющих будущего успеха.
• Перед поставкой цели нужно определиться с базовыми жизненными ценностями, иначе цель не будет работать.
• Генеральный план должен включать конкретные действия и четкие сроки выполнения.
• Все ежедневные дела всегда нужно согласовывать со своей пирамидой Франклина.

Многие, кто практикует систему Франклина отмечают повышение собственной работоспособности и значительную экономию времени. Но все же основное преимущество пирамиды Франклина заключается не только в том, что она помогает эффективно управлять временем, а в том, что она учить ставить цели и строить планы, которые не противоречат базовым жизненным установкам. Такой подход привносит в жизнь порядок и гармонию.