Практически каждый из нас жаловался или слышал жалобы на работу в режиме 24/7, отсутствие времени на отдых и личную жизнь.

Ежедневно нас ждет решение рабочих и личных вопросов. Их количество увеличивается и уже понимаешь, что вместо отпуска «море работы» или «горы семейных проблем» - жить некогда.

Даже если вы не ленитесь, все равно ничего не успеваете! Проблема не в вас, в неэффективном управлении времени. Структурировать свои задачи, правильно использовать время и научиться говорить «нет» поможет тайм-менеджмент.

Рассмотрим историю создания, принципы и задачи тайм-менеджмента, чтобы могли эффективно управлять самым дорогим ресурсом.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент (time management) – в переводе с английского – «управлять временем» - система по организации эффективной деятельности в профессиональной и личной сферах.

Проще говоря, наука рассматривает способы достижения максимальной производительности и достижения результатов, с минимальными временными затратами. Внедрение тайм-менеджмента позволяет улучшить организацию труда сотрудников, повысить их личную продуктивность, и в общем сделать трудозатраты оптимальными для всей компании.

Система тайм-менеджмент

Система «тайм-менеджмент» - научный подход к организации системы планирования временем с максимальной эффективностью. Эти навыки позволяют иметь более насыщенную жизнь, проводить меньше времени на работе, но при этом получать максимальную отдачу. Учитывая, что современный человек вынужден работать в условиях постоянного цейтнота, управление временем необходимо всем, кто стремится повысить личную эффективность.

Существует много техник и инструментов, помогающих достичь эту цель. Они направлены на умение выделять приоритеты, управлять ресурсами, делегировать, ставить задачи людям и планировать действия для их решения. Главное, для чего они используются – научить работать не больше, а продуктивнее, с минимальными временными затратами.

История появления и развития тайм-менеджмента

Управлять временем пытались еще в древние времена. Цели такого управления были разные – кто-то хотел научиться заглядывать в будущее, а кто-то заставить повернуться вспять.

Цели управления временем

Историю развития тайм-менеджмента можно разделить на 4 этапа:

1. Донаучный. В Древней Греции время разделяли на две группы – плохое и хорошее. Хорошее – время, которое тратили с пользой, плохое – «потерянное» или бесполезное время. Такую теорию выдвинул философ Сенека, труды которого уже актуализировал Бенджамин Франклин в своей «Пирамиде». «Пирамида Франклина» помогает правильно ставить и достигать долгосрочные цели.
2. Тейлоризм. Фредерик Тейлор создал свою теорию организации труда. Согласно которой любая работа может быть систематизирована, для повышения эффективности и при необходимости передаче другому человеку. Его труд не нашел популярности так как вызывал много вопросов и конкуренции среди работников промышленных производств.
3. Классический. Во второй половине ХХ века возникла необходимость повышения производительности умственного труда, который нельзя измерить. В основе подхода лежит концепция самостоятельного управления человеком своих возможностей, но без учета личных качеств и темперамента.
4. Современный. Текущий подход учитывает интересы человека, с учетом его особенностей и образа жизни. Тайм-менеджмент не рассчитан, что все, будет ему следовать «под одну гребенку». Ведь даже научный подход делает акцент на личностных качествах сотрудника в отдельности и команды в целом.

Задачи тайм-менеджмента

Время – единственный самый дорогой и невосполнимый ресурс.

Рассмотрим основные задачи тайм-менеджмента:

• снижение уровня стресса сотрудников;
• контроль промежуточных результатов выполнения задачи;
• эффективная организация рабочего времени;
• правильная расстановка приоритетов для достижения поставленных личных или командных целей;
• предотвратить потерю времени или ее полностью устранить;
• исключение ошибок в работе;
• выполнять задачи быстрее коллег с минимальными затратами времени;
• повышение личной эффективности;
• успевать больше в рабочее время;
• всегда иметь время на решение личных дел и отдых;
• профессиональное и творческое развитие личности;
• достижение максимального результата на работе;
• всегда находить время на отдых, хобби и спорт.

Задачи тайм-менеджмента

Таким образом, тайм-менеджмент обеспечивает постоянный контроль над собственной жизнью, чтобы оперативно управлять ей и не зависеть от внешних факторов.

Правила ведения тайм-менеджмента

Для успешного управления временем нужно придерживаться нескольких правил:

1. Управлять временем, которое занимает не больше 60% дня. Например, не нужно планировать 24 часа, чем больше времени распланировано, тем выше вероятность что план не будет реализован вообще. Планируйте с учетом времени на сон – (24 – 8) х 60% = 9 часов
2. Сверяйтесь с планом и анализируйте его эффективность. Здесь действует концепция Э. Деминга: Планируй – Делай-Проверяй-Изменяй. Если выявлены отклонения, при следующем планировании их необходимо учесть и так до тех пор, пока планы не станут максимально эффективными.
3. Расставляйте приоритеты.
4. Управляйте разными видами активности в течение дня – интеллектуальной, физической, оставьте время для отдыха и эмоциональной разгрузки. Кстати, ученые доказали, что лучшим способом для разгрузки является уборка – если ваш рабочий стол чистый, посмотрите, не пора ли убрать в ящиках стола.
5. Тайм-менеджмент делят на женский и мужской. Мужской позволяет реализовать себя в разных сферах, женский – саморазвитие и решение домашних вопросов.

Мифы о тайм-менеджменте

Для России это понятие относительно новое, и в работе его используют далеко не все. Есть две крайности – от мнения, что он поможет добиться успеха в любой деятельности до убеждения, что он не работает совсем. Перечислим основные мифы, которые образовались вокруг тайм-менеджмента.

Мифы тайм-менеджмента

Мифы тайм-менеджмента:

1. Нет работающих инструментов, так как временем управлять нельзя.
2. Для того чтобы все успевать нужно больше работать и задерживаться при необходимости.
3. Планирование жесткое и не учитывает неожиданных встреч и заданий.
4. Тайм-менеджмент – это тотальный контроль руководителем.
5. Нужен только тем, кто постоянно нарушает сроки выполнения проектов.
6. Победить прокрастинацию нельзя.
7. Все техники универсальны и их может применять любой.
8. Западная система, абсолютно бесполезная в нашей стране.
9. Помогает решить все трудные задачи на работе.
10. Высвобождает свободное время.

Многие из мифов абсолютно противоположные, но ни один из ни является правдой.

 «Капитал» времени

Мы часто не ценим время и вспоминаем о нем, только тогда, когда его не хватает.

Проведем диагностику времени, которое есть у каждого из нас.

Алгоритм расчета «капитала» времени:

1. Напишите возраст на дату диагностики и планируемый возраст окончания активной деятельности. Например, мне 25 лет и я планирую завершить работать/путешествовать и развлекаться в 75 лет.
2. Определите разнице между временем окончания активности и возрастом. В нашем примере: 75-25 = 50 лет.
3. Определим «капитал» в днях: 50 х 365 = 18 250 дней.
4. Укажите время сна. Врачи рекомендуют спать не менее 8 часов, но кто-то спит 6 или может быть 10 часов. В нашем примере, человек следует рекомендациям и спит 8 часов.
5. Рассчитаем активное количество часов в сутках: 24 – 8 (время сна) = 16 часов.
6. Определим капитал в часах: 18 250 дней (значение в 3 строке) умножим на 16 часов (значение в строке 5) = 292 000 часов

Большой или маленький «капитал» каждый определяет сам. В зависимости от того – вы управляете временем или время управляет вами.

Получается тайм-менеджмент – это не только технология управления, но и набор инструментов по управлению личной эффективностью.

Для определения достаточности капитала используют инструмент «Пирог времени» (другое название «Колесо времени») – круг с 70 делениями.

Колесо времени

Заштрихуйте:

• количество прожитых лет;
• количество лет, затрачиваемых на сон (например, 24/8 = 0,33. Из оставшегося активного времени 40 лет х 0,33 = 13 лет).

Посмотрите сколько лет осталось для эффективной деятельности.

Мотивирующая литература про тайм-менеджмент

Книги всегда несли в себе знания. Бумажный экземпляр можно заменить на электронный, а если не любите читать - воспользуйтесь аудио версией и ознакомьтесь с содержанием в поездках на машине или во время пробежки.

Рекомендуем к прочтению:

• «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией», Франческо Чирилло
• «Прокрастинация. Первая помощь», Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург
• «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен
• «Начни с главного! 1 удивительно простой закон феноменального успеха», Гэри Келлер, Джей Папазан
• «Визуализируйте работу. Как выявить расхитителей времени и оптимизировать процессы», Доминика Деграндис
• «Самодисциплина. Развитие личности», Майкл Уилсон
• «Самодисциплина 2.0. Как не проспать свою жизнь», Владимир Якуба
• «Я ничего не успеваю! Как провести аудит своей жизни и расставить приоритеты», Ольга Баранова, Елена Погодичева
• «Фокус: Достижение приоритетных целей», Стивен Кови, Стив Джонсон
• «Как успевать все на работе и в жизни. 50 простых правил», Ирина Корчагина
• «Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного», Александр Фридман
                                                                                                                                                                              Мотивируюущая литература

Заключение

Тайм-менеджмент – это технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии с личными целями и ценностями. Тайм-менеджмент помогает не больше успевать, не экономить время, а жить интереснее, насыщеннее и продуктивнее. Это инструменты для организации профессиональной и личной жизни, которые научат понимать и ценить каждое мгновение, наслаждаться простыми вещами и не «выгорать» на работе. По мере изучения курса будет меняться не только подход к работе, но и качество жизни, появится ощущение ценности времени и удовлетворенность от того, что оно проходит плодотворно.