Рабочие чаты уже давно стали частью повседневной жизни. Они задумывались как простой и эффективный инструмент обмена информацией в профессиональной среде. Но так ли они хороши на самом деле? Какие проблемы из-за них возникают? И как правильно общаться в чате с коллегами.

Страх и ненависть в рабочих чатах

Рабочие чаты

Общение – это взаимодействие людей. Оно может быть непосредственным, когда вы общаетесь друг с другом лично. А может быть опосредованным – в том числе, через различные технологии. Рабочий чат – это средство общения с коллегами и руководством, осуществляемое через интернет в режиме реального времени.

Может казаться, что чат – это просто способ передачи информации. На самом деле это отдельная среда, где общение имеет все те же цели: потребность во власти, внимании, признании, заботе, подчинении, получении новых знаний.

Обмен эмоциями, ощущение общности тоже стал частью общения в чатах. Вы наверняка замечали, как коллега так и тянется написать что-нибудь в чат накануне проверки или сложного дня.

Так ли полезны рабочие чаты? И почему из удобного средства общения они превращаются в источник постоянных стрессов, а по ненависти уступают только родительским чатам? В этом вопросе решили разобраться ребята из Basecamp. Фактически это те, кто первые вышли на рынок рабочих чатов, разрабатывая для них софт.

В своей статье основатель Basecamp разбирает все плюсы и минусы рабочих чатов (Signal v. Noise, 2016).

Плюсы общения в рабочих чатах

Общение в рабочем чате

Чаты играют важную роль в общении сотрудников, поэтому не стоит забывать об их полезных функциях:

• чаты позволяют быстро передать нужную информацию, причем делать это оперативно;
• общение в чате позволяет сплотиться коллективу и чувствовать сопричастность группе, это помогает реализовать потребность в принадлежности и принятии;
• общение в чате становится частью определенной культуры рабочей группы – появляются свои шутки, сленг;
• чаты помогают снять тревогу, потому что фактически становятся своеобразной группой поддержки, где люди могут поделиться тем, что их беспокоит (конечно, в рамках работы, хотя есть те, кто в рабочие чаты отправляют фото своей собаки, которая почему-то «хандрит»).

В целом, по мнению авторов статьи, на этом положительные стороны рабочих чатов заканчиваются.

Минусы общения в рабочих чатах

Минусы общения в чате

Негативное влияние рабочего чата многие недооценивают, а зря. Как оказалось, у этого, на первый взгляд, полезного средства общения есть весьма внушительные недостатки:

• Работа вас больше никогда не отпускает.

Люди злоупотребляют возможностью передавать информацию в режиме реального времени. Теперь вы можете оказаться на совещании даже в полпервого ночи. Не важно, что вы находитесь дома, ваша психика занята постоянной обработкой рабочей информации и решением проблем.

Даже если вы сознательно стараетесь этого не делать, у вас плохо получится. Это то же самое, что не думать о розовом слоне, который не только стоит где-то в квартире, но еще и шлет вам бесконечные сообщения. Если его долго игнорировать он и в личке до вас доберется.

• У вас появляется ощущение аврала.

Когда чат разрывается от сообщений, это создает впечатление срочности, вы невольно отвлекаетесь от текущих дел, хотя бы для того, чтобы убедиться в обратном. Проблема в том, что вы все равно тратите свои психологические ресурсы.

Более того, по данным исследований, чтобы вернуться к предыдущему темпу работы человеку требуется до 20 минут времени.

• Формируется страх упустить что-то важное.

Мы все немного зависимы от гаджетов, а особенно от соцсетей. Далеко не многие могут, увидев входящее сообщение, проигнорировать его и продолжать заниматься своими делами, чтобы прочитать его позже.

Причина в том, что у нас создается впечатление, что мы упустим что-то срочное, важное, выпадем их социальный жизни и все хорошее случится без нас. Либо, что все плохое случилось, а мы и не подготовились к этому – это называется страх упущенной выгоды.

• У участников создается ложное впечатление единодушия.

Ощущение единодушия

В рабочем чате мы ошибочно принимаем самых активных участников за большинство. Когда 5 человек высказали мысль, а 15 промолчали, подсознательно будет казаться, что все с этой мыслью согласны.

На самом деле 5 из большинства еще не видели сообщение. 3 всегда «молчуны», из них слова не вытянешь. 2 еще не определились со своим мнением, им нужно время. 4 закатили глаза и решили, что спорить бесполезно, они все равно сделают по-своему. А 1 вообще утопил телефон в ванной. Поэтому реально договориться о чем-то в чате крайне сложно.

• Чаты приводят к искажению информации.

Короткие сообщения, опечатки, обрывки мыслей, прерываемые комментариями, отсутствие контекста, неспособность правильно передать интонацию и отделить важное от второстепенного, бесконечный поток новой информации – все это приводит к тому, что люди не понимают друг друга или понимают неправильно.

Когда вы общаетесь лично, вы получаете информацию еще и через невербальный канал. В чате такая возможность отсутствует, что повышает риск ошибок, которые приводят к нарушению эффективности работы или даже конфликтам на рабочем месте.

Принципы экологичного общения в рабочем чате

Экологичное общение в чате

Чтобы общение в рабочем чате не вызывало чувства ненависти между коллегами, а обмен информации был действительно эффективным, нужно придерживаться простых правил общения. Они основаны на принципе рациональности, культуры общения в интернете и на простом здравом смысле.

Советы по общению в рабочем чате:

• уважайте свободное время своих коллег – общение в чате вне рабочего времени позволительно только при реальной срочности, от которой зависит эффективность работы;
• избегайте переизбытка информации – общайтесь только по рабочим вопросам, не превращайте чат в личный форум;
• соблюдайте принцип «одно сообщение – одна мысль» – если вы прислали целый рассказ, то велика вероятность, что не все будут его читать, а те, кто прочтут, запомнят только начало и конец;
• не разрывайте свою мысль короткими сообщениями – она будет казаться обрывочной и трудно воспринимается;
• раз и навсегда откажитесь от аудиосообщений – через них вы экономите свое время, но тратите время своих коллег;
• всегда указывайте, на какой вопрос вы отвечаете – иначе ваша мысль будет вырвана из контекста;
• не задавайте вопросы «в никуда» – обратитесь к конкретному человеку или проведите опрос;
• не давайте односложные ответы – аргументируйте свою позицию;
• выражайтесь, избегая двусмысленность, все, что может быть непонято – будет непонято;
• не используйте сокращения, которые могут быть непонятны хотя бы одному из участников чата;
• важные сообщения всегда закрепляйте, потому что через пару дней они будут потеряны в дебрях переписки;
• поднимайте в чате только те темы, которые касаются всех или хотя бы большинства из участников – в противном случае обращайтесь в личном сообщении к коллегам;
• если вы пишите нечто важное, обязательно убедитесь, что нужный человек это прочитал, например, попросите его подтвердить, что он вас понял;
• соблюдайте стиль делового общения и не переходите на неформальное, если в реальности вы с коллегами так не общаетесь, помните, опосредованное общение расслабляет.

Постарайтесь не использовать чат для личного взаимодействия с коллегами. Даже вопросы организации праздников лучше выносить в отдельную группу. Так люди не будут вздрагивать и испытывать стресс, когда видят 15 сообщений в рабочем чате. Первая мысль будет о каком-нибудь аврале, а не о том, что между вами разгорелся спор по поводу подарка для бухгалтера.

От рабочих чатов отказаться невозможно. Они имеют много полезных функций. Главное – то, как вы их используете. Если можно что-то сказать человеку лично – сделайте это, иначе вы повысите шанс, что информация не дойдет до адресата или дойдет, но в искаженном виде.