В успешной компании сотрудники должны находиться на своих местах, понимать задачи и выполнять их. Сделать правильные выводы по каждому работнику сложно, поэтому требуется комплексный подход и анализ.

Для чего и когда проводится оценка персонала

Оценка персонала – это анализ работников, как профессионалов и отдельных личностей. При этом учитываются цели и задачи организации, соответствие им штатным сотрудникам. Периодическое проведение такой процедуры показывает, соответствует ли уровень заработной платы работника его вкладу в развитие организации.

Периодическая оценка персонала позволяет не допускать спад эффективности компании

Чтобы компания оставалась эффективной, не уходила в минус, необходимо создать условия, при которых каждый работник будет соответствовать занимаемой должности.

Оценка персонала и аттестация: есть ли разница

Хотя два понятия «оценка» и «аттестация» персонала часто ставят вместе или, наоборот, противопоставляют, это не совсем правильно. Процессы близки, но не взаимозаменяемы, одно дополняет другое.

Аттестация – это одна из форм оценки персонала, когда проверяют практические навыки и теоретические знания работников. Это позволяет определить соответствие персонала его должности.

Оценка – это анализ компетенций сотрудников, который позволит сделать вывод об их эффективности, принять решение о необходимости внедрения программ обучения для действующего и нового персонала.

Основное отличие аттестации от оценки в том, что она регулируется законом. Если выявится, что работник не обладает определенными знаниями, навыками, работодатель имеет право уволить его на этом основании. В то же время выводы, полученные в результате оценки персонала, не могут послужить поводом для увольнения или понижения в должности.

Для чего проводить оценку персонала

Оценка персонала полезна как сотрудникам, так и руководству. Она позволит определить компетенции специалистов, принять решение о необходимости внедрения мотивационной программы.

Преимущества для сотрудников:

• их достижения будут замечены и оценены;
• станет понятно, как повысить эффективность своей работы;
• не будет хаоса, проблем с организацией рабочего времени.

Плюсы оценки для компании:

• понятно, какие изменения в структуре необходимы, чтобы каждый сотрудник был на своем месте;
• возможность выявить слабые стороны персонала, мотивировать их, увеличить производительность труда;
• руководитель сможет контролировать эффективность использования ресурсов;
• возможность выявить недостатки мотивационной системы и усовершенствовать ее.

На основе результатов оценки персонала можно принять следующие важные решения:

1. Набрать кадры для резерва, которые в дальнейшем смогут прокачать навыки и стать руководителями.
2. Сформировать матрицу продвижения – сводку, где подробно расписаны все схожие и отличительные черты должностей.
3. Разработать систему обучения, чтобы сотрудники могли постоянно повышать квалификацию. Для этого компания может заключать договора с учебными организациями, наладить систему обмена кадрами.
4. Разработать чек-листы, которые будут актуальны для конкретной компании, и соответствовать компетенциям персонала.

Когда проводится оценка

В современных условиях руководители считают, что целесообразно проводит оценку персонала в трех случаях:

1. Планово (не чаще 1 раза в 3-5 лет).

Как правило, инициатива больше исходит от государства, регулируется законом. Для сотрудников штата проводится аттестация, тестирование, о котором предупреждают заранее. Выявляются проблемы в знаниях работников, что может послужить поводом либо для обучения, либо для увольнения, понижения в должности.

2. Разово.

Касается не всех сотрудников, а одного-двух человек. Целесообразно, когда руководство решает, увольнять (повышать) работника или нет.

3. В случае возникновения кризисной ситуации.

Проводится, когда замечено ухудшение показателей компании. Оценка может быть как групповой (всех работников), так и индивидуальной (отдельных кадров).

Зачастую именно кризис в компании побуждает проводить оценку персонала

Подводные камни при оценке персонала

Принять решение об оценке персонала недостаточно. Важно подготовиться к работе, выбрать инструменты, привлечь специалистов, изучить этапы проведения оценки и их особенности. Без подводных камней не обойтись, но если их заранее изучить, можно учесть все и не допустить ошибок.

• Привлечение экспертов

Некоторые компании считают, что к оценке можно привлечь коллег из этой же отрасли, однако в таком случае велик риск предвзятого отношения. Целесообразно нанять менеджера по подбору и обучению персонала.

• Взаимодействие с сотрудниками

О проведении оценки важно сообщать заранее, чтобы не ставить всех сотрудников перед фактом, не вызывать лишние волнения в коллективе. По завершении анализа – давать обратную связь, иначе смысла в нем нет.

• Выбор методики оценки

Методик достаточно много, поэтому важно изучить каждую из них и выбрать подходящую именно для конкретной компании. Не все техники подходят для всеобщего использования.

Критерии оценки

Выделяют 5 основных критериев, которые лежат в основе анализа персонала:

1. Знания и практические навыки (hard skills). Считается самым простым и понятным критерием. Проверяется с помощью экзаменов, тестов, сдачи нормативов. В ходе сотрудничества также становится понятно, справляется ли специалист с выданным объемом работы, возникают ли трудности в рабочих буднях.
2. Личностные качества работника (soft skills). Выявляет, находится ли человек на своем месте или ему не комфортно в должности. Например, экстраверту предпочтительнее давать работу с людьми, чем с бумагами в архивах. Оценка по этому критерию дает возможность понять, как сотрудник ведет себя с коллективом.
3. Оценка работников узкой специализации. Этот пункт относится к анализу руководящих должностей, менеджерам, бухгалтерам и другим узконаправленным специалистам. Методики, которые используются для них, могут не подойти другим категориям работников.
4. Результативность. Заключается в сравнении цифр в плане работы и в действительности. Если значения сильно различаются в меньшую сторону, есть недочет, который мешает выполнять задачи. Важно разобраться в этом, а не просто принять как факт. Возможно, пересмотреть план, сделать его более реальным, достижимым.
5. Вовлеченность сотрудника в жизнь компании. Этот показатель не является определяющим фактором, но некоторые руководители считают его значимым. Считается: если сотрудник лоялен, вовлечен, меньше риск, что он уволится из организации.

Сотрудники оцениваются с разных сторон: как по личным, так и профессиональным качествам, результативности

Техники и методики оценки персонала

Определено три основные методики, позволяющие провести анализ и сделать выводы о работе персонала в компании. Уже от них идут все остальные подвиды.

Качественные методы

Ориентируются на личностных качествах сотрудников, их поведении. Важны не цифры и статистика, а оценка ситуации в целом. Среди качественных методов выделяют:

• 360 градусов – оценка с разных сторон с привлечением коллег, руководства, друзей и знакомых, клиентов компании, сам человек также себя оценивает;
• систематизация произвольных характеристик – заключается в том, чтобы выделить несколько самых «ярких» удач и неудач на работе, сформировать их в систему, посмотреть каких моментов было больше;
• матрица – для этого взять конкретную должность, описать все качества, которыми должен обладать претендент на нее. Затем взять конкретного человека, который на данный момент занимает должность, и описать все его качества. Сравнить полученные результаты.
• коллективная дискуссия – общий сбор (руководитель, эксперт по персоналу и сотрудник) и обсуждение работы сотрудника.
• оценка руководителем – этот способ сложнее, поскольку предполагает анализ одним человеком, который должен быть беспристрастным и честно ответить, справляется ли сотрудник с задачами.

Количественные методы

К этому способу больше доверия, поскольку он опирается на цифры. Выделют следующие методы:

1. Ранговый. Расположение сотрудников от самого эффективного до неэффективного в течение определенного промежутка времени. Особое внимание уделить тем, кто оказался внизу списка (предложить обучение, делегировать от них часть работы).
2. Оценка баллами. В течение месяца выставлять баллы каждому, кто достиг успехов в своей сфере деятельности. Чем выше результат, тем лучше.
3. Сводная оценка баллами. Выставление баллов сотрудникам не только по рабочим моментам, но и другим критериям. По итогу их суммируют, выводят рейтинг.

Комбинированные методы

Комплексная оценка сочетает в себе два предыдущих метода, считается наиболее достоверной. Выделют следующие методы:

1. Сумма оценок. Составить список показателей, которые необходимы для «идеального» сотрудника и отдельный список с характеристиками действующего работника. Дать оценку по каждому критерию в обоих случаях, сравнить результаты.
2. Группировка. Объединение сотрудников по группам: от самых сильных, трудоспособных до менее эффективных.
3. Тестирование. Оценка по итогам выполненных работ.

Современные методы оценки персонала  

В современных условиях чаще используются методики:

• Аттестация – экзамен. Включает в себя комплексную оценку профессиональных, личных качеств, результатов работы в ближайшее время. Порядок проведения строго контролируется документами. Критерии определяются, как единый стандарт. Аттестацию не могут проходить беременные женщины, ТОП-менеджеры компании и лица, работающие менее 1 года.
• Деловые игры. Оценка компетенций происходит в игровой форме. Задается ситуация, которая была или может возникнуть у работников компании. Необходимо предложить и объяснить пути решения. Проверяется способность быстро ориентироваться, принимать важные решения, поэтому лучше моделировать сложную ситуацию.

Определить, как работники решают сложные ситуации, можно даже в формате игры

• Интервью. Основан на вопросах и ответах по работе. Как правило, нет структуры, вопросы могут оказаться неожиданными для сотрудника.
• Ассессмент-центр. Наиболее сложная углубленная методика, применимая в крупных компаниях. Состоит из трех этапов. Первый – подготовительный – заключается в определении целей оценки и разработке дальнейшего плана действий. Далее важно продумать сценарий ассессмент-центра (тренинги, критерии, игры, интервью, дискуссии), применять его на практике. Проанализировать результат, составить отчет, обсудить его с сотрудниками.

Анализ результатов

«Ключевые показатели эффективности» (обозначается KPI) – это система, применяемая для оценивания работников на способность выполнять поставленные задачи. При этом учитываются реальные достижения, дается объективная оценка.

Оценка показателей проводится по трем уровням:

• базовый – начальный уровень, считается худшим результатом;
• нормальный – пороговое значение, которое точно должно быть для поддержания стабильности;
• идеальный – это точка, куда нужно стремиться.

Необходимо проанализировать результаты оценки персонала, чтобы обозначить показатели эффективности компании и стремиться к их улучшению

Оценивание поэтапно:

1. Определяются сроки, объемы оценки – длится до 7 дней.
2. Формируются критерии оценивания – до 14 дней.
3. Составляется план оценки с указанием нюансов – до 14 дней.
4. Проводится непосредственно сам анализ – до 2 дней.

Принципы при проведении честной оценки:

1. Сообщать сотрудникам о любых результатах. Важно разбирать индивидуально положительные и отрицательные моменты, чтобы можно было их исправить.
2. Не распространять чужим людям о результатах. Они должны быть известны только руководителю, самому сотруднику и менеджеру по работе с персоналом.

Кейсы для оценки персонала в разных сферах деятельности.

Кейс-тесты в оценке персонала – методика, основанная на преодолении сотрудником спорной ситуации, которая может возникнуть в работе.

Примеры:

• Смоделированная ситуация для оценки компетенций директора магазина.

Один из работников хозяйственного магазина постоянно опаздывает, берет отгулы по неуважительным причинам. При этом именно у него продажи идут лучше остальных работников магазина, которые график и другие правила соблюдают. В коллективе часто возникают конфликты, претензии. 

Вопрос к директору: как построить беседу с успешным нарушителем? Как устранить напряженность в коллективе?

• Кейс для работника кадровой службы.

Пришла кандидат женщина 40 лет с опытом работы 20 лет, идеальным резюме с указанием всех профессиональным и личностных качеств, которые подходят данной компании. Ее речь грамотно построена, но внешний вид сомнительный: смятая одежда, неухоженные волосы, ногти, грязная обувь.

Вопрос для менеджера по персоналу: Чем может быть вызван визит на собеседование в таком виде? Какое решение (отказ/согласие) целесообразно принять в таком случае?